Bör IT omfamna prenumerationslicensiering

I takt med att stora namnkunniga produkter som traditionellt sålts i förpackning, såsom Microsoft Office och Adobes Creative Suite, övergår till nya modeller för prenumerationslicensiering måste vi inom IT undersöka denna modell och avgöra om och när den är rätt för våra verksamheter. I vissa fall, som med MS Office, har vi möjlighet att köpa förpackade produkter, volymlicensavtal eller prenumerationslicenser. Detta är mycket flexibelt och låter oss överväga många alternativ. Med Adobe har dock alternativen utan prenumeration slopats, och om vi vill använda deras produktsortiment är prenumerationsprissättning vårt enda alternativ. När vi blickar framåt kommer detta att bli en allt vanligare trend och något som hela branschen måste möta och förstå. Det går inte att undvika på något enkelt sätt.

Först bör vi förstå varför prenumerationsmodeller är bra för leverantörerna. Många, särskilt inom IT, antar att prenumerationer är utformade för att utvinna högre avgifter från kunderna, och visst kan en given leverantör höja priserna i samband med att modellen ändras, men i grunden är prenumerationsprissättning rent en licensieringsansats och innebär inte en ökad kostnad. Den kan potentiellt till och med innebära en sänkning.

Mjukvaruleverantörer gillar prenumerationsprissättning av tre viktiga skäl.

Det första är licenshantering. Med traditionella mjukvaruköp var det trivialt enkelt för kunder att installera flera kopior, kanske oavsiktligt, av mjukvara, vilket orsakade förlorade intäkter om mjukvaran användes men inte var licensierad. Licenshantering var traditionellt komplicerad och kostsam för alla inblandade parter. Övergången till prenumerationsmodeller gör det mycket enkelt att tydligt kommunicera licenskrav och att upprätthålla riktlinjer.

För kunder som köper mjukvara är denna förändring faktiskt fördelaktig eftersom den sänker den totala kostnaden för mjukvara, då den bidrar till att eliminera olovlig användning av mjukvara. Genom att sänka piratkopieringsgraden kan den kostnad som behöver föras vidare till legitima verksamheter sänkas. Oavsett om detta omvandlas till lägre kostnad för kunderna eller högre marginaler för leverantörerna är det en fördel för alla legitima parter som är inblandade.

Det andra är att eliminera äldre versioner från support. I traditionella modeller för mjukvara och support kunde kunder använda gamla versioner av mjukvara i många år, vilket resulterade i att många olika versioner krävde support samtidigt. Ofta innebar detta att supportteam behövde omfattande utbildning för en lång svans av äldre kunder, eller att separata supportgrupper behövdes för olika mjukvaruversioner. Detta var ytterst kostsamt eftersom support är en central kostnad i mjukvaruutveckling. På samma sätt tvingades utvecklingsteam att splittras, där merparten av resurserna fokuserade på att utveckla eller åtgärda den aktuella mjukvaruversionen medan vissa utvecklare tvingades lägga tid på att patcha och underhålla äldre versioner som inte längre såldes. Dessa kostnader var ofta enorma och innebar att stor energi lades på att supporta kunder som inte investerade i ny mjukvara, och det skedde på bekostnad av resurser för att förbättra mjukvaran och supporten för de bästa kunderna. Övergången till prenumerationslicensiering eliminerar i allmänhet supportbehovet för äldre versioner eftersom alla kunder hela tiden flyttar till de senaste versionerna.

Återigen är detta ett steg som i hög grad gynnar både leverantören och goda kunder. Det är endast ibland en nackdel för kunder som förlitade sig på att vara “dyra att underhålla”-kunder som använde gammal mjukvara under lång tid i stället för att uppdatera. Men vanligtvis gynnas även dessa kunder av att inte köra gammal mjukvara, även om det inte är så de skulle agera om de fick välja fritt. Fördelarna för leverantören och för de “goda” kunderna är mycket stora, medan nackdelen för de kunder som tidigare inte var lönsamma i allmänhet är mycket liten.

Det tredje skälet, som egentligen är en kombination av de ovanstående, är att kunder som tidigare förlitade sig på att köpa en enda version av en produkt och fortsätta använda den under mycket lång tid, sannolikt många år efter att supporten upphört, i praktiken elimineras. Dessa kunder, som saknar ett sätt att köpa på detta traditionella vis, går normalt antingen förlorade som kunder (vilket inte är en finansiell förlust eftersom de inte var särskilt lönsamma) eller så konverterar de till mer lönsamma kunder, om än motvilligt. Detta gör leverantörerna mycket nöjda – man skiljer agnarna från vetet, så att säga. Man gör sig av med kunder som inte tjänade dem pengar och skapar fler kunder som tjänar dem pengar.

Nu när vi har sett varför leverantörer gillar denna modell, och varför vi sannolikt kommer att se mer och mer av den i framtiden när stora ledande leverantörer både demonstrerar förändringens finansiella värde och vänjer kunderna vid att tänka i termer av prenumerationslicensmodeller, ska vi titta på varför IT-avdelningar och verksamheter bör överväga att omfamna denna modell av sina egna skäl.

För verksamheten själv erbjuder prenumerationslicensiering ett betydande värde, särskilt för ekonomiavdelningar. Genom att gå över till prenumerationslicensiering kan vi i allmänhet flytta från kapitalkostnader (capex) till driftskostnader (opex), vilket i allmänhet ses som fördelaktigt. Men värdet av prenumeration är långt större än så. Prenumerationsprissättning ger förutsägbarhet i kostnaderna. En ekonomiavdelning kan exakt förutsäga sina kostnader över tid och blir sällan överraskad, medan mjukvara i det gamla tillvägagångssättet till stor del glömdes bort tills något behov krävde att ett gammalt paket uppdaterades och plötsligt en mycket stor faktura var att vänta med potentiellt mycket kort varsel (ofta följt av stora omskolningskostnader på grund av det möjligen stora glappet mellan mjukvaruversioner). Med prenumerationsprissättning fluktuerar kostnaderna normalt smidigt med antalet anställda. När nya medarbetare anställs kan ekonomiavdelningen förutsäga exakt hur mycket de kommer att kosta. Och när medarbetare slutar kan prenumerationer avslutas och kostnaden minskas. Endast mjukvara som faktiskt används köps in. Behovet av att överköpa för att ta höjd för fluktuationer eller förutspådd tillväxt finns inte längre. Prenumerationslicensiering drar också nytta av pengars tidsvärde och låter verksamheter behålla sina medel så länge som möjligt, så att de bara behöver betala för det de använder allteftersom de använder det.

För IT är fördelarna ännu större. IT bör gynnas av att ha en bättre relation med ekonomi och HR eftersom kostnaderna och behoven för inkommande eller avgående användare blir bättre förstådda. Detta eliminerar en del av friktionen mellan dessa avdelningar, vilket alltid är fördelaktigt.

IT gynnas också av det effektiva upprätthållandet av bästa praxis. Det är vanligt att IT-avdelningar kämpar med att övertyga verksamheter om att investera i nyare versioner av mjukvara, vilket ofta resulterar i supportproblem, onödig komplexitet och mindre nöjda användare. Med prenumerationsprissättning förses IT ständigt med den senaste mjukvaran åt användarna, vilket i nästan alla fall är en enorm fördel både för IT och för mjukvarans användare. Detta eliminerar mycket av den friktion som IT upplever gentemot verksamheten och ledningen genom att flytta behovet av uppdateringar till ett externt mandat och inte längre något som IT eller användarna måste begära.

IT gynnas också av enklare licenshantering på sin sida. Det är i allmänhet långt enklare att fastställa licenstillgång och licensbehov. Revisioner är onödiga eftersom licensieringsprocessen i allmänhet hanteras (i allmänhet; inget tekniskt kräver detta) via en autentiseringsmekanism med leverantören, vilket innebär att om man inte gör en särskild ansträngning för att bryta mot licensieringen (knäcka mjukvara eller någon annan extrem åtgärd) är licensieringsmissöden osannolika och lätta att korrigera.

IT kan också gynnas av en enklare förmåga att hantera komplexa licenssituationer, såsom att tillhandahålla en högre funktionsnivå för en användare och inte för en annan. Licenser kan ofta köpas på en miniminivå och uppgraderas om större behov upptäcks. Förmågan att enkelt anpassa per användare och över tid innebär att IT kan leverera mer värde med mindre ansträngning.

Många av invändningarna mot prenumerationslicensiering rör i själva verket inte prenumerationslicensieringen i sig. Ofta är det en uppfattning om högre kostnad. Detta är förstås svårt att bevisa eftersom ett givet företag kan välja att ta ut vad som helst för olika licensalternativ. Microsoft erbjuder både licensalternativ med och utan prenumeration för några av sina centrala produkter, såsom MS Office. Detta ger oss en chans att se hur de ser på kostnadsskillnaderna och fördelarna och att jämföra alternativen så att vi kan finna det mest kostnadseffektiva alternativet för vår egen verksamhet. Genom att behålla båda modellerna kan Microsoft granskas av sina kunder för att hålla kostnaderna för varje modell i linje. Men genom att erbjuda båda förlorar de också många av de fördelar som rena prenumerationsmodeller medför, såsom att endast behöva supporta en enda version i taget.

Adobe, å andra sidan, gjorde övergången från traditionell licensiering till prenumerationslicensiering i princip på en gång och tycks ha beslutat att höja sina priser samtidigt. Detta är mycket vilseledande eftersom Adobe faktiskt höjde priset, och det är inte prenumerationsmodellen som skapar prishöjningen. Fördelarna med prenumerationsprissättning är fördelar med modellen. En given leverantörs prissättningsbeslut är en separat sak och måste utvärderas på samma sätt som vilken prissättningsutvärdering som helst görs.

Det andra vanliga klagomålet som jag har hört många gånger är en oförmåga att “äga” mjukvara. Detta är en naturlig reaktion men en som IT och verksamhetsenheter inte bör ha. I ett affärssammanhang ägs mjukvara inte av människor, och vi bör inte ha några känslomässiga band till den. Mjukvara är bara ytterligare ett verktyg för att utföra vårt arbete, och vad som än ger oss den bästa förmågan att göra det, till bästa pris, är vad vi vill ha. Ur ett rent affärsmässigt perspektiv är ägandet av mjukvara irrelevant. Önskan att äga saker är en mänsklig reaktion som inte främjar gott affärstänkande. Det är också mycket värt att påpeka att IT aldrig bör ha denna mentala reaktion på att äga mjukvara – det är verksamheten, inte IT-avdelningen eller IT-professionerna, som äger mjukvaran i sin verksamhet. IT väljer helt enkelt, distribuerar, konfigurerar och hanterar mjukvaran på uppdrag av den verksamhet som den stödjer.

Sammantaget tror jag verkligen att modeller för prenumerationslicensiering är bra, generellt sett, för nästan alla inblandade. De gynnar leverantörer på ett sätt som gör det möjligt för dem att vara mer livskraftiga och lönsamma, samtidigt som de gör det enklare för IT-avdelningar att leverera bättre värde till sina användare, ofta samtidigt som de upprätthåller många bästa praxis som verksamheter annars skulle vara frestade att undvika. Den förbättrade lönsamheten kan också uppmuntra leverantörer att satsa på nischade mjukvarutitlar som tidigare hade varit för dyra att skapa och supporta. Leverantörer, IT och slutanvändare är nästintill universella vinnare, medan verksamheter står inför det enda verkliga gråzonsområdet där prissättningen kan vara fördelaktig för dem i denna modell eller inte.

Ursprungligen publicerad på StorageCraft-bloggen.