Zou de IT abonnementslicenties moeten omarmen

Nu grote, van oudsher in dozen verkochte producten zoals Microsoft Office en Adobe’s Creative Suite overstappen op nieuwe abonnementslicentiemodellen, moeten wij, als IT, dit model onderzoeken en bepalen óf en wanneer het geschikt is voor onze bedrijven. In sommige gevallen, zoals bij MS Office, hebben wij de keuze om producten in dozen te kopen, volumelicentieovereenkomsten af te sluiten of abonnementslicenties te nemen. Dit is zeer flexibel en stelt ons in staat tal van alternatieven te overwegen. Bij Adobe daarentegen zijn de niet-abonnementsopties geschrapt, en indien wij hun productlijn willen gebruiken, is abonnementsprijsstelling onze enige optie. Naarmate wij verder gaan, zal dit steeds meer een trend worden en iets waarmee de gehele branche zal moeten worden geconfronteerd en wat zij zal moeten begrijpen. Het kan niet eenvoudig worden vermeden.

Eerst zouden wij moeten begrijpen waarom abonnementsmodellen goed zijn voor de leveranciers. Veel mensen, vooral in de IT, gaan ervan uit dat abonnementen bedoeld zijn om hogere bedragen aan klanten te onttrekken, en zeker kan elke willekeurige leverancier de prijzen verhogen in samenhang met het veranderen van modellen, maar in wezen is abonnementsprijsstelling louter een licentiebenadering en impliceert het geen kostenstijging. Het kan mogelijk zelfs een daling betekenen.

Softwareleveranciers houden om drie hoofdredenen van abonnementsprijsstelling.

De eerste is licentiebeheer. Bij traditionele softwareaankopen was het voor klanten kinderlijk eenvoudig om meerdere kopieën van software te installeren, wellicht per ongeluk, wat een verlies aan omzet veroorzaakte indien software werd gebruikt maar niet gelicentieerd. Licentiebeheer was van oudsher gecompliceerd en kostbaar voor alle betrokken partijen. De overstap naar abonnementsmodellen maakt het zeer gemakkelijk om licentievereisten helder te communiceren en om beleid af te dwingen.

Voor klanten die software aanschaffen is deze verandering feitelijk gunstig, aangezien zij de totale kosten van software verlaagt doordat zij helpt onrechtmatig gebruik van software uit te bannen. Door het piraterijpercentage te verlagen, kunnen de kosten die aan legitieme bedrijven moeten worden doorberekend, worden verlaagd. Of dit nu uitmondt in lagere kosten voor klanten of hogere marges voor leveranciers, het is een voordeel voor alle betrokken legitieme partijen.

De tweede is het uit de ondersteuning verwijderen van verouderde versies. Bij traditionele software- en ondersteuningsmodellen konden klanten vele jaren lang oude versies van software gebruiken, wat ertoe leidde dat tal van verschillende versies tegelijkertijd ondersteuning vereisten. Vaak betekende dit dat ondersteuningsteams uitgebreide training nodig hadden voor een lange staart aan klanten met verouderde versies, of dat er aparte ondersteuningsgroepen nodig waren voor verschillende softwareversies. Dit was buitengewoon kostbaar, aangezien ondersteuning een belangrijke kostenpost is bij softwareontwikkeling. Eveneens zouden ontwikkelteams gedwongen worden zich op te splitsen, waarbij de meeste middelen zich zouden richten op het ontwikkelen of repareren van de huidige softwareversie, terwijl sommige ontwikkelaars gedwongen zouden worden tijd te besteden aan het patchen en onderhouden van verouderde versies die niet langer werden verkocht. Deze kosten waren vaak enorm en betekenden dat er veel energie werd besteed aan het ondersteunen van klanten die niet in nieuwe software investeerden, ten koste van middelen voor het verbeteren van de software en de ondersteuning voor de beste klanten. De overstap naar abonnementslicenties elimineert over het algemeen de ondersteuningsbehoeften voor verouderde versies, aangezien alle klanten te allen tijde overstappen op de nieuwste versies.

Nogmaals, dit is een stap die zowel de leverancier als goede klanten in hoge mate ten goede komt. Het is slechts soms een nadeel voor klanten die erop vertrouwden “kostbaar te onderhouden” klanten te zijn die langdurig oude software gebruikten in plaats van bij te werken. Maar doorgaans hebben zelfs die klanten baat bij het niet draaien van oude software, ook al is dit niet hoe zij te werk zouden gaan indien zij volledig vrij waren in hun keuze. De voordelen voor de leverancier en voor “goede” klanten zijn zeer groot; de nadelen voor klanten die voorheen niet winstgevend waren, zijn over het algemeen zeer klein.

De derde reden, die feitelijk een combinatie van de bovenstaande is, is dat klanten die voorheen afhankelijk waren van het kopen van één enkele versie van een product en deze zeer lang te blijven gebruiken, waarschijnlijk vele jaren na het einde van de ondersteuning, in feite worden geëlimineerd. Deze klanten, die geen middel hebben om op deze traditionele wijze te kopen, gaan normaliter ofwel verloren als klant (wat geen financieel verlies is, aangezien zij niet erg winstgevend waren) ofwel converteren zij naar klanten met een hogere winstgevendheid, zij het met tegenzin. Dit maakt leveranciers zeer gelukkig – het scheiden van het kaf van het koren, bij wijze van spreken. Het loslaten van klanten die geen geld voor hen opleverden en het creëren van meer klanten die hen wél geld opleveren.

Nu wij hebben gezien waarom leveranciers dit model waarderen en waarom wij in de toekomst waarschijnlijk steeds meer ervan zullen zien, naarmate grote, toonaangevende leveranciers zowel de financiële waarde van de verandering aantonen als klanten conditioneren om in termen van abonnementslicentiemodellen te denken, zullen wij bezien waarom IT-afdelingen en bedrijven zouden moeten overwegen dit model om hun eigen redenen te omarmen.

Voor het bedrijf zelf biedt abonnementslicentiëring aanzienlijke waarde, vooral voor financiële afdelingen. Door over te stappen op abonnementslicentiëring zijn wij over het algemeen in staat over te gaan van kapitaaluitgaven (capex) naar operationele uitgaven (opex), wat doorgaans als gunstig wordt beschouwd. Maar de waarde van een abonnement is veel groter dan dat. Abonnementsprijsstelling biedt voorspelbaarheid van kosten. Een financiële afdeling kan haar kosten in de loop der tijd nauwkeurig voorspellen en wordt zelden verrast, terwijl bij de oude aanpak software grotendeels werd vergeten en vervolgens een of andere behoefte vereiste dat een oud pakket werd bijgewerkt, waarna er plotseling, mogelijk met zeer weinig waarschuwing, een zeer hoge factuur opdook (vaak gevolgd door hoge omscholingskosten vanwege de mogelijk grote kloof tussen softwareversies). Bij abonnementsprijsstelling fluctueren de kosten normaliter vloeiend mee met het aantal medewerkers. Naarmate nieuwe medewerkers worden aangenomen, kan de financiële afdeling precies voorspellen hoeveel zij zullen kosten. En wanneer medewerkers vertrekken, kunnen abonnementen worden stopgezet en kosten worden verlaagd. Alleen software die daadwerkelijk wordt gebruikt, wordt aangeschaft. De noodzaak om te veel te kopen om fluctuaties of voorspelde groei op te vangen, bestaat niet langer. Abonnementslicentiëring benut tevens de tijdwaarde van geld, waardoor bedrijven hun middelen zo lang mogelijk kunnen behouden en alleen hoeven te betalen voor wat zij gebruiken, op het moment dat zij het gebruiken.

Voor de IT zijn de voordelen nog groter. De IT zou voordeel moeten hebben van een betere relatie met de financiële afdeling en personeelszaken, aangezien de kosten en behoeften van in- of uitstromende gebruikers beter worden begrepen. Dit elimineert een deel van de wrijving tussen deze afdelingen, wat altijd gunstig is.

De IT profiteert tevens van de effectieve handhaving van best practices. Het komt vaak voor dat IT-afdelingen moeite hebben bedrijven ervan te overtuigen te investeren in nieuwere versies van software, wat vaak resulteert in ondersteuningsproblemen en onnodige complexiteit en minder dan tevreden gebruikers. Bij abonnementsprijsstelling wordt de IT voortdurend voorzien van de nieuwste software voor gebruikers, wat in vrijwel alle gevallen een enorm voordeel is, zowel voor de IT als voor de gebruikers van de software. Dit elimineert veel van de wrijving die de IT ondervindt met het bedrijf en met het management, door de noodzaak van updates te verleggen naar een externe verplichting en niet langer iets dat de IT of de gebruikers moeten aanvragen.

De IT profiteert ook van eenvoudiger licentiebeheer aan haar kant. Het is over het algemeen veel gemakkelijker om de beschikbaarheid van en behoefte aan licenties te bepalen. Audits zijn overbodig omdat het licentieproces over het algemeen wordt afgehandeld (over het algemeen; technisch vereist niets dit) via een authenticatiemechanisme bij de leverancier, wat betekent dat, tenzij specifieke moeite wordt gedaan om de licentievoorwaarden te schenden (het kraken van software of een andere extreme maatregel), licentievergissingen onwaarschijnlijk en gemakkelijk te corrigeren zijn.

De IT kan ook profiteren van een eenvoudiger vermogen om complexe licentiesituaties af te handelen, zoals het bieden van een hoger functieniveau aan de ene gebruiker en niet aan de andere. Licenties kunnen vaak op een minimumniveau worden aangeschaft en worden geüpgraded indien meer behoeften worden ontdekt. Het vermogen om eenvoudig per gebruiker en in de loop der tijd aan te passen, betekent dat de IT meer waarde kan leveren met minder moeite.

Veel van de bezwaren tegen abonnementslicentiëring betreffen feitelijk niet de abonnementslicentiëring zelf. Vaak betreft het een perceptie van hogere kosten. Dit is uiteraard moeilijk te bewijzen, aangezien elk willekeurig bedrijf ervoor kan kiezen welk bedrag dan ook in rekening te brengen voor verschillende licentieopties. Microsoft biedt voor sommige van zijn belangrijkste producten, zoals MS Office, zowel abonnements- als niet-abonnementslicentieopties aan. Dit geeft ons de kans te zien hoe zij de kostenverschillen en voordelen zien en de opties te vergelijken, zodat wij de meest kosteneffectieve optie voor ons eigen bedrijf kunnen vinden. Door beide modellen te behouden, kan Microsoft door zijn klanten worden gecontroleerd om de kosten van elk model in lijn te houden. Door echter beide aan te bieden, verliezen zij ook veel van de voordelen die zuivere abonnementsmodellen met zich meebrengen, zoals het hoeven ondersteunen van slechts één versie tegelijk.

Adobe daarentegen maakte de overstap van traditionele licentiëring naar abonnementslicentiëring in feite in één keer en lijkt te hebben besloten op hetzelfde moment zijn prijzen te verhogen. Dit is zeer misleidend, omdat Adobe feitelijk de prijs heeft verhoogd, en het niet het abonnementsmodel is dat de prijsstijging veroorzaakt. De voordelen van abonnementsprijsstelling zijn voordelen van het model. De prijsbeslissingen van elke willekeurige leverancier zijn een afzonderlijke zaak en moeten op dezelfde wijze worden geëvalueerd als elke prijsevaluatie wordt gedaan.

De andere veelgehoorde klacht die ik vele malen heb gehoord, is een onvermogen om software te “bezitten”. Dit is een natuurlijke reactie, maar een die de IT en bedrijfsonderdelen niet zouden moeten hebben. In een zakelijke omgeving is software geen eigendom van mensen en zouden wij er geen emotionele banden mee moeten hebben. Software is slechts een ander instrument om ons werk te voltooien, en wat ons het beste vermogen geeft dat te doen, tegen de beste prijs, is wat wij willen. Vanuit een puur zakelijk perspectief is het bezitten van software irrelevant. De wens om dingen te bezitten is een menselijke reactie die niet bevorderlijk is voor goed zakelijk denken. Het is tevens zeer waardevol erop te wijzen dat de IT deze mentale reactie op het bezitten van software nooit zou moeten hebben – het is het bedrijf, niet de IT-afdeling of de IT-professionals, dat de software in zijn bedrijf bezit. De IT selecteert, implementeert, configureert en beheert de software eenvoudigweg namens het bedrijf dat zij ondersteunt.

Al met al geloof ik werkelijk dat abonnementslicentiemodellen over het algemeen goed zijn voor vrijwel iedereen die erbij betrokken is. Zij komen leveranciers op zodanige wijze ten goede dat het hen in staat stelt levensvatbaarder en winstgevender te zijn, terwijl het voor IT-afdelingen gemakkelijker wordt betere waarde aan hun gebruikers te leveren, vaak terwijl daarmee tal van best practices worden gehandhaafd die bedrijven anders in de verleiding zouden komen te vermijden. De verbeterde winstgevendheid kan leveranciers er tevens toe aanzetten nichesoftwaretitels na te streven die voorheen onbetaalbaar zouden zijn geweest om te ontwikkelen en te ondersteunen. Leveranciers, de IT en eindgebruikers zijn vrijwel universele winnaars, terwijl bedrijven worden geconfronteerd met het enige werkelijke grijze gebied, waar de prijsstelling in dit model al dan niet gunstig voor hen kan zijn.

Oorspronkelijk geplaatst op de StorageCraft Blog.