¿Debería TI Adoptar las Licencias por Suscripción?

Con productos de grandes marcas tradicionalmente vendidos en caja, como Microsoft Office y la Creative Suite de Adobe, que están pasando a nuevos modelos de licencia por suscripción, nosotros, como TI, tenemos que examinar este modelo y determinar si es adecuado para nuestras empresas y cuándo lo es. En algunos casos, como con MS Office, tenemos la posibilidad de comprar productos en caja, acuerdos de licencias por volumen o licencias por suscripción. Esto es muy flexible y nos permite considerar muchas alternativas. Con Adobe, sin embargo, se han eliminado las opciones sin suscripción y, si queremos usar su gama de productos, los precios por suscripción son nuestra única opción. A medida que avancemos, esto será cada vez más una tendencia y algo a lo que todo el sector debe enfrentarse y comprender. No se puede evitar con facilidad.

Primero deberíamos entender por qué los modelos de suscripción son buenos para los proveedores. Mucha gente, especialmente en TI, da por sentado que las suscripciones están diseñadas para extraer mayores tarifas de los clientes y, ciertamente, cualquier proveedor dado puede subir los precios al cambiar de modelo, pero, en esencia, los precios por suscripción son puramente un enfoque de concesión de licencias y no implican un aumento del coste. Incluso podrían suponer, potencialmente, una reducción.

A los proveedores de software les gustan los precios por suscripción por tres razones fundamentales.

La primera es la gestión de licencias. Con las compras de software tradicionales, a los clientes les resultaba trivialmente fácil instalar varias copias, quizá de forma accidental, de un software, lo que provocaba una pérdida de ingresos si el software se utilizaba pero no se licenciaba. La gestión de licencias era tradicionalmente complicada y costosa para todas las partes implicadas. Pasar a modelos de suscripción hace que resulte muy fácil comunicar con claridad los requisitos de licencia y hacer cumplir las políticas.

Para los clientes que compran software, este cambio es en realidad beneficioso, ya que reduce el coste global del software porque ayuda a eliminar los usos ilegítimos del software. Al reducir la tasa de piratería, el coste que hay que repercutir a las empresas legítimas puede reducirse. Tanto si esto se traduce en un menor coste para los clientes como en mayores márgenes para los proveedores, es un beneficio para todas las partes legítimas implicadas.

La segunda es la eliminación de las versiones heredadas del soporte. En los modelos tradicionales de software y soporte, los clientes podían usar versiones antiguas de software durante muchos años, lo que daba lugar a muchas versiones distintas que requerían soporte de forma simultánea. A menudo esto significaba que los equipos de soporte necesitaban una formación extensa para una larga cola de clientes con versiones heredadas, o que hacían falta grupos de soporte independientes para las distintas versiones del software. Esto era extremadamente costoso, ya que el soporte es un coste clave en el desarrollo de software. Asimismo, los equipos de desarrollo se veían obligados a dividirse, con la mayoría de los recursos centrados en desarrollar o corregir la versión actual del software, mientras que algunos desarrolladores se veían obligados a dedicar tiempo a parchear y mantener versiones heredadas que ya no estaban a la venta. Estos costes solían ser enormes y significaban que se dedicaba una gran energía a dar soporte a clientes que no estaban invirtiendo en software nuevo, y se hacía a costa de los recursos para mejorar el software y el soporte para los mejores clientes. El paso a las licencias por suscripción por lo general elimina las necesidades de soporte para las versiones heredadas, ya que todos los clientes pasan a las últimas versiones en todo momento.

De nuevo, se trata de un cambio que beneficia enormemente tanto al proveedor como a los buenos clientes. Solo en ocasiones resulta negativo para los clientes que se apoyaban en ser clientes “caros de mantener” que usaban software antiguo durante mucho tiempo en lugar de actualizar. Pero, por lo general, incluso esos clientes se benefician de no usar software antiguo, aunque no sea así como operarían si se salieran con la suya. Los beneficios para el proveedor y para los “buenos” clientes son muy grandes; la penalización para los clientes que antes no eran rentables es por lo general muy pequeña.

La tercera razón, que en realidad es una combinación de las anteriores, es que los clientes que antes dependían de comprar una única versión de un producto y seguir usándola durante muchísimo tiempo, probablemente muchos años después del fin del soporte, quedan efectivamente eliminados. Estos clientes, al carecer de un medio para comprar de esa manera tradicional, normalmente o bien se pierden como clientes (lo cual no es una pérdida financiera, ya que no eran muy rentables) o bien se convierten en clientes de mayor rentabilidad, aunque sea a regañadientes. Esto hace muy felices a los proveedores: separar el grano de la paja, por así decirlo. Soltar a los clientes que no les hacían ganar dinero y crear más clientes que sí se lo hacen ganar.

Ahora que hemos visto por qué a los proveedores les gusta este modelo y por qué es probable que lo veamos cada vez más en el futuro, a medida que los grandes proveedores líderes demuestran tanto el valor financiero del cambio como condicionan a los clientes a pensar en términos de modelos de licencia por suscripción, examinaremos por qué los departamentos de TI y las empresas deberían plantearse adoptar este modelo por sus propias razones.

Para la empresa en sí, las licencias por suscripción ofrecen un valor considerable, especialmente para los departamentos financieros. Al pasar a las licencias por suscripción, por lo general podemos pasar de gastos de capital (capex) a gastos operativos (opex), lo que en general se considera favorable. Pero el valor de la suscripción es mucho mayor que eso. Los precios por suscripción aportan previsibilidad de costes. Un departamento financiero puede predecir con exactitud sus costes a lo largo del tiempo, llevándose rara vez sorpresas, mientras que en el enfoque antiguo el software quedaba en gran medida en el olvido y luego alguna necesidad exigía actualizar un paquete antiguo y, de repente, llegaba una factura muy elevada con potencialmente muy poco aviso (a menudo seguida de grandes gastos de reformación debido a la posiblemente gran diferencia entre versiones del software). Con los precios por suscripción, los costes normalmente fluctúan de forma fluida con el número de empleados. A medida que se contratan nuevos empleados, el departamento financiero puede predecir exactamente cuánto costarán. Y cuando los empleados se marchan, las suscripciones pueden cancelarse y reducirse el coste. Solo se compra el software que realmente se usa. La necesidad de comprar de más para tener en cuenta fluctuaciones o el crecimiento previsto deja de existir. Las licencias por suscripción también aprovechan el valor temporal del dinero, permitiendo a las empresas retener sus fondos durante el mayor tiempo posible, exigiéndoles pagar solo por lo que usan a medida que lo usan.

Para TI los beneficios son aún mayores. TI debería beneficiarse de tener una mejor relación con los departamentos financiero y de recursos humanos, ya que los costes y las necesidades de los usuarios que entran o salen se comprenden mejor. Esto elimina parte de la fricción entre estos departamentos, lo cual siempre es beneficioso.

TI también se beneficia de la aplicación efectiva de las buenas prácticas. Es habitual que los departamentos de TI tengan dificultades para convencer a las empresas de que inviertan en versiones más nuevas del software, lo que a menudo se traduce en problemas de soporte y una complejidad innecesaria, así como en usuarios menos satisfechos. Con los precios por suscripción, a TI se le suministra constantemente el software más reciente para los usuarios, lo cual, en casi todos los casos, supone un enorme beneficio tanto para TI como para los usuarios del software. Esto elimina gran parte de la fricción que TI experimenta con la empresa y con la dirección, al trasladar la necesidad de actualizaciones a un mandato externo y dejar de ser algo que TI o los usuarios deban solicitar.

TI se beneficia también de una gestión de licencias más fácil por su parte. Por lo general resulta mucho más sencillo determinar la disponibilidad y la necesidad de licencias. Las auditorías son innecesarias porque el proceso de concesión de licencias se gestiona por lo general (en general, aunque nada lo exige técnicamente) mediante un mecanismo de autenticación con el proveedor, lo que significa que, a menos que se haga un esfuerzo específico por infringir la licencia (crackear el software o alguna otra medida extrema), los accidentes de licencia son improbables y fáciles de corregir.

TI también puede beneficiarse de una mayor facilidad para gestionar situaciones de licencias complejas, como proporcionar un nivel de funciones superior a un usuario y no a otro. Las licencias a menudo pueden adquirirse en un nivel mínimo y ampliarse si se descubren más necesidades. La capacidad de personalizar con facilidad por usuario y a lo largo del tiempo significa que TI puede ofrecer más valor con menos esfuerzo.

Muchas de las objeciones a las licencias por suscripción no lo son en realidad a las licencias por suscripción en sí. A menudo es una percepción de un coste mayor. Esto es, por supuesto, difícil de demostrar, ya que cualquier empresa dada puede optar por cobrar lo que quiera por las distintas opciones de licencia. Microsoft ofrece opciones de licencia tanto con suscripción como sin ella para algunos de sus productos clave, como MS Office. Esto nos da la oportunidad de ver cómo perciben ellos las diferencias de coste y los beneficios, y de comparar las opciones para poder encontrar la opción más rentable para nuestra propia empresa. Al mantener ambos modelos, los clientes pueden auditar a Microsoft para mantener los costes de cada modelo en consonancia. Sin embargo, al ofrecer ambos, también pierden muchos de los beneficios que aportan los modelos de suscripción pura, como la necesidad de dar soporte a una sola versión a la vez.

Adobe, por otro lado, hizo el cambio de las licencias tradicionales a las licencias por suscripción básicamente de golpe y parece haber decidido subir sus precios al mismo tiempo. Esto es muy engañoso porque Adobe en realidad subió el precio, y no es el modelo de suscripción lo que crea el aumento de precio. Los beneficios de los precios por suscripción son beneficios del modelo. Las decisiones de precios de cualquier proveedor dado son una cuestión aparte y deben evaluarse de la misma manera en que se hace cualquier evaluación de precios.

La otra queja común que he oído muchas veces es la imposibilidad de ser “propietario” del software. Se trata de una reacción natural, pero que TI y las unidades de negocio no deberían tener. En un entorno empresarial, el software no es propiedad de las personas y no deberíamos tener vínculos emocionales con él. El software es simplemente otra herramienta para realizar nuestro trabajo y lo que queremos es aquello que nos dé la mejor capacidad de hacerlo, al mejor precio. Desde una perspectiva puramente empresarial, ser propietario del software es irrelevante. El deseo de poseer cosas es una reacción humana que no favorece un buen pensamiento empresarial. También resulta muy valioso señalar que TI nunca debería tener esta reacción mental respecto a ser propietario del software: es la empresa, no el departamento de TI ni los profesionales de TI, quien es propietaria del software en su negocio. TI simplemente selecciona, despliega, configura y gestiona el software en nombre de la empresa a la que da soporte.

En general, creo de verdad que los modelos de licencia por suscripción son buenos, en líneas generales, para casi todos los implicados. Benefician a los proveedores de tal manera que les permiten ser más viables y rentables, a la vez que facilitan a los departamentos de TI ofrecer un mejor valor a sus usuarios, a menudo aplicando muchas buenas prácticas que de otro modo las empresas se verían tentadas a evitar. La mayor rentabilidad también puede animar a los proveedores a desarrollar títulos de software de nicho que antes habría resultado inasequible crear y mantener. Los proveedores, TI y los usuarios finales son ganadores prácticamente universales, mientras que las empresas se enfrentan a la única zona gris real, donde los precios pueden resultar beneficiosos para ellas en este modelo o no.

Publicado originalmente en el Blog de StorageCraft.