La Linea di Casa

In molti anni di lavoro con i mercati delle piccole e medie imprese ho notato che la maggior parte delle realtà IT delle PMI tende a uno di due estremi: una spesa eccessiva enorme, con il tentativo di operare come grandi aziende adottando tecnologie costose e inutili, non necessarie alla scala delle PMI, oppure va all’estremo opposto non spendendo nulla e utilizzando tecnologie del tutto inadeguate alle proprie esigenze. Naturalmente la risposta migliore sta da qualche parte nel mezzo – trovare le tecnologie giuste, gli investimenti giusti per l’azienda di cui si tratta; e alcune aziende riescono a operare in quello spazio, ma troppe vanno verso uno dei due estremi.

Uno strumento che ho imparato a usare nel corso degli anni è classificare il comportamento di un’azienda confrontandolo con il processo decisionale che adotterei in un contesto residenziale – nello specifico, la mia stessa casa. Va detto che gestisco la mia casa più come un’azienda di quanto faccia il professionista IT medio, ma credo che ciò renda comunque un’idea molto importante. In quanto professionista IT, comprendo il valore delle tecnologie che implemento, capisco dove investire tempo e impegno darà i suoi frutti e conosco i costi a lungo termine delle diverse opzioni. Quindi i punti in cui prendo decisioni a casa sono molto indicativi. La mia casa non ha il valore finanziario di un’azienda funzionante né ha le sue preoccupazioni in materia di sicurezza, né la necessità di scalare (la mia famiglia non crescerà mai come base di utenti, per quanto possa avere successo dal punto di vista finanziario), quindi, confrontando la mia casa con un’azienda, la mia casa dovrebbe, in teoria, fissare l’asticella più bassa possibile in termini di beneficio finanziario dell’investimento tecnologico. Vale a dire che la valutazione delle opzioni per un’azienda reale e funzionante dovrebbe sempre propendere per un investimento pari o maggiore in prestazioni, sicurezza, affidabilità e facilità di gestione rispetto alla mia casa. La mia casa non dovrebbe essere più “enterprise” o “business class” di una qualsiasi azienda reale.

Si potrebbe sostenere, naturalmente, che a casa prenda decisioni finanziarie sbagliate e investa eccessivamente per una miriade di ragioni e, ovviamente, tale preoccupazione ha una sua validità. Ma realisticamente esistono ampi standard sui quali i professionisti IT concordano per lo più come buone linee guida e, anche se molti non le seguono a casa, vuoi per la necessità di tagliare i costi, vuoi per l’assenza di esigenze IT a casa o, come spesso accade, per la mancanza di adesione da parte di stakeholder fondamentali (ad esempio un coniuge), la maggior parte concorda su quali abbiano senso, quando abbiano senso e perché. La linea guida generale su quale tecnologia, a quali fasce di prezzo, fissi l’asticella minima assoluta è in gran parte accettata e costituisce ciò che io chiamo la “linea di casa”. La linea al di sotto della quale un’azienda non può sostenere di comportarsi come un’azienda ma si comporta, nel migliore dei casi, come un consumatore, un hobbista o peggio. Una vera azienda non dovrebbe mai scendere al di sotto della linea di casa; farlo significherebbe che essa considera il valore del proprio investimento in tecnologia dell’informazione nell’azienda inferiore a quello che io considero il mio investimento a casa.

Questo aggiunge un’ulteriore complicazione. A casa l’implementazione delle tecnologie ha un costo ridotto. Ma in un’azienda tutto il tempo trascorso a lavorare sulla tecnologia, e a sostenere decisioni tutt’altro che ideali, è costoso. Costoso in dollari spesi direttamente, spesso perché il supporto IT viene fornito da terzi su base contrattuale, oppure costoso perché tempo e impegno vengono spesi per il supporto tecnologico di base, quando potrebbero essere impiegati altrove – il costo dell’opportunità perduta. Nessuno di questi tiene conto di aspetti come il costo dei tempi di inattività, della perdita di dati o della violazione di dati, che sono generalmente i costi più significativi che dobbiamo considerare.

Il costo del supporto IT coinvolto è un fattore significativo. Per un’azienda dovrebbe esserci una forte propensione verso tecnologie robuste e affidabili, con un costo totale di proprietà più basso o un chiaro ritorno sull’investimento. In una casa ci sono più ragioni per dedicare più tempo a mettere a punto i prodotti per farli funzionare, per lavorare con prodotti che si guastano spesso o richiedono molto supporto manuale, per usare prodotti privi di potenti opzioni di gestione remota o prodotti privi di controlli centralizzati per la gestione di utenti e sistemi.

È importante anche esaminare le spese IT di qualsiasi azienda e chiedersi se il supporto IT sia giustificato alla luce di tali investimenti. Se un’azienda non è disposta a investire nell’infrastruttura IT un importo equivalente a quello che io investirei nella stessa infrastruttura per uso domestico, perché un’azienda dovrebbe essere disposta a mantenere personale IT, a costi elevati, per gestire quell’infrastruttura? Si tratta di una strana discrepanza di spesa, ma che si presenta comunemente. Un’azienda che ha scarso bisogno di supporto IT a tempo pieno assumerà spesso prontamente un dipendente IT a tempo pieno, ma non sarà disposta a investire nell’infrastruttura tecnologica che tale dipendente è destinato a supportare. Sembra esserci una correlazione tra le aziende che spendono poco in infrastruttura e quelle che spendono troppo in supporto – tuttavia una semplice ragione potrebbe essere che il personale, in quella situazione, è il più rumoroso. Le aziende con personale e investimenti adeguati hanno poche ragioni per cui il personale si lamenti, e quelle senza personale non hanno nessuno che possa lamentarsi.

Per le aziende che operano questo genere di compromessi, salvo le più rare eccezioni, avrebbe molto più senso dal punto di vista finanziario e aziendale non disporre di supporto IT interno a tempo pieno e passare invece a un’assistenza esterna occasionale o a un contratto di servizi gestiti a una frazione del costo di una persona a tempo pieno, investendo una parte della differenza nell’infrastruttura vera e propria. Questo dovrebbe garantire molta più funzionalità IT con meno denaro e a rischio inferiore.

Trovo che la linea di casa sia uno strumento utile a tutto tondo. Solo un parametro di massima per spiegare alle persone d’affari dove ricadono le loro decisioni rispetto ad altre aziende o, in questo caso, a non-aziende. È facile dire che qualcuno “non gestisce la propria azienda come un’azienda”, ma questo aggiunge peso e chiarezza a tale concetto. Che un’azienda non investa quanto un’altra azienda più avanti nella stessa via potrebbe non avere alcuna importanza. Ma se non mette nella propria azienda quanto la persona a cui chiede consiglio mette nella propria casa, ciò tende a catturare la loro attenzione. Anche se, a questo punto, le decisioni di migliorare l’infrastruttura aziendale diventano guidate principalmente dall’emozione, l’esito può essere molto positivo.

Confrontare un’azienda con un’altra può dar luogo a semplici scuse come “loro non sono altrettanto parsimoniosi” o “quella è un’azienda più grande” o “quello è un tipo di azienda che ha bisogno di più computer.” È raramente utile per le persone d’affari o per i professionisti IT fare quel tipo di confronto. Ma confrontandosi con un singolo utente o una singola famiglia a casa, il confronto diventa molto più concreto. Proprietari e dirigenti tendono a provare un certo orgoglio per le proprie aziende, e il fatto che si percepisca ampiamente che essi attribuiscono al valore della propria azienda un valore inferiore a quello di un singolo nucleo familiare non è cosa da poco. La maggior parte dei proprietari o degli amministratori delegati si vergognerebbe se le proprie esigenze tecnologiche non superassero quelle di un singolo professionista IT, per non parlare delle proprie più tutte le esigenze dell’intera azienda che gestiscono. Poche persone vogliono pensare alla propria intera azienda come a qualcosa di inferiore al valore aziendale di un singolo individuo.

Tutto questo, naturalmente, solleva le ovvie domande su quali siano alcune delle cose che uso a casa sulla mia rete. Fornirò alcuni rapidi esempi.

Non uso apparecchiature di rete fornite dall’ISP, per molte ragioni. Uso un’unità router e firewall business class che non integra né il wireless né uno switch. Ho uno switch separato per gestire l’impianto di cablaggio fisico della casa. Uso un access point wireless dedicato e gestito. Ho fatto cablare professionalmente cavi CAT5e o CAT6 nelle pareti della casa, in modo che il wireless venga usato solo quando necessario, e non come impostazione predefinita per una rete più robusta e affidabile (la maggior parte delle stanze ha molte prese di rete per garantire flessibilità e supportare i sistemi multimediali.) Uso una soluzione antivirus gestita centralmente, monitoro la mia gestione delle patch e non opero mai con un account di livello amministratore. Ho un dispositivo NAS business class con dischi ad alta capacità e RAID per archiviare media e backup in casa. Ho un servizio di backup. Uso storage e applicazioni cloud di classe enterprise. I miei sistemi operativi sono tutti completamente aggiornati. Uso monitor grandi e di qualità moderata, con un minimo di due per ogni postazione desktop. Uso desktop per il lavoro stanziale e laptop per il lavoro in mobilità. Ho soluzioni di accesso remoto per ogni macchina, così da poter accedere a qualsiasi cosa da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Ho tutte le mie apparecchiature su UPS. Mi è persino capitato di montare a rack le apparecchiature in casa per mantenere tutto più ordinato e facile da gestire. Tutti i cavi nel sottotetto sono accuratamente fissati su ganci a J per tenerli in ordine. Ho telefonia VoIP con interni per i diversi membri della famiglia. Tutti i miei computer sono di grado commerciale, non consumer.

La mia casa è più della mia semplice rete residenziale: è un esempio di quanto sia facile e pratico realizzare bene un’infrastruttura, anche su piccola scala. Si ripaga da sola in termini di affidabilità e spesso il costo dei componenti che uso è di gran lunga inferiore a quello delle apparecchiature consumer spesso usate dalle piccole imprese, perché ricerco con maggiore attenzione ciò che acquisto invece di comprare qualsiasi cosa mi colpisca sul momento in un negozio di elettronica di consumo. Non è raro che io spenda la metà per apparecchiature di qualità rispetto a quanto molte piccole imprese spendono per apparecchiature di grado consumer.

Guardate le aziende che supportate o, anzi, persino la vostra stessa azienda. State stando davanti alla “linea di casa”? State fissando l’asticella della qualità dell’infrastruttura della vostra azienda abbastanza in alto?

Pubblicato originariamente sullo StorageCraft Blog.