De thuislijn

In de vele jaren dat ik met de markten van het midden- en kleinbedrijf heb gewerkt, is mij opgevallen dat het merendeel van de IT-afdelingen in het mkb neigt naar een van twee uitersten: enorme overbesteding in een poging te opereren als grote bedrijven door kostbare en zinloze technologieën aan te schaffen die op mkb-schaal overbodig zijn, of zij gaan naar het tegenovergestelde uiterste door niets uit te geven en technologie te gebruiken die volstrekt ontoereikend is voor hun behoeften. Uiteraard ligt het beste antwoord ergens daartussenin – het vinden van de juiste technologieën, de juiste investeringen voor het bedrijf in kwestie; en sommige bedrijven slagen erin in die ruimte te opereren, maar veel te veel gaan naar een van beide uitersten.

Een instrument dat ik in de loop der jaren heb leren gebruiken, is het classificeren van het gedrag van een bedrijf ten opzichte van de besluitvorming die ik in een residentiële omgeving zou hanteren – specifiek mijn eigen huis. Toegegeven, ik run mijn huis meer als een bedrijf dan de gemiddelde IT-professional, maar ik denk dat het toch een zeer belangrijk punt maakt. Als IT-professional begrijp ik de waarde van de technologieën die ik inzet, ik begrijp waar het investeren van tijd en moeite zal lonen, en ik begrijp de langetermijnkosten van verschillende opties. De plaatsen waar ik thuis afwegingen maak, zijn dus zeer veelzeggend. Mijn huis heeft niet de financiële waarde van een functionerend bedrijf, noch heeft het de beveiligingsoverwegingen, noch de noodzaak om te schalen (mijn gezin zal qua gebruikersaantal nooit groeien, hoe financieel succesvol het ook is), dus wanneer ik mijn huis vergelijk met een bedrijf, zou mijn huis in theorie de absoluut laagst mogelijke lat moeten leggen wat betreft het financiële voordeel van technologie-investeringen. Dat wil zeggen dat de afweging van opties voor een daadwerkelijk, functionerend bedrijf altijd zou moeten neigen naar een gelijke of grotere investering in prestaties, veiligheid, betrouwbaarheid en beheersgemak dan mijn huis. Mijn huis zou niet meer “enterprise” of “business class” moeten zijn dan welk echt bedrijf dan ook.

Men zou natuurlijk kunnen betogen dat ik in mijn huis slechte financiële beslissingen neem en er om talloze redenen te veel in investeer, en uiteraard is er iets te zeggen voor die zorg. Maar realistisch gezien bestaan er brede normen waarover IT-professionals het grotendeels eens zijn als goede richtlijnen, en hoewel velen deze thuis niet volgen, hetzij vanwege de noodzaak kosten te besparen, een gebrek aan IT-behoeften thuis of, zoals vaak het geval is, een gebrek aan instemming van cruciale belanghebbenden (bijv. een echtgenoot), zijn de meesten het erover eens welke ervan zinvol zijn, wanneer zij zinvol zijn en waarom. De algemene richtlijn omtrent welke technologie tegen welke prijspunten de absolute minimumlat legt, wordt grotendeels aanvaard en vormt wat ik de “thuislijn” noem. De lijn waaronder een bedrijf niet kan beweren dat het zich als een bedrijf gedraagt, maar zich op zijn best gedraagt als een consument, hobbyist of erger. Een echt bedrijf zou nooit onder de thuislijn mogen zakken; dat zou betekenen dat het de waarde van zijn investering in informatietechnologie in het bedrijf lager inschat dan wat ik mijn investering thuis acht te zijn.

Dit voegt een verdere complicatie toe. Thuis zijn er weinig kosten verbonden aan de implementatie van technologieën. Maar in een bedrijf is alle tijd die wordt besteed aan het werken aan technologie, en aan het ondersteunen van minder dan ideale beslissingen, kostbaar. Hetzij kostbaar in direct uitgegeven euro's, vaak omdat IT-ondersteuning door een derde partij op contractbasis wordt geleverd, hetzij kostbaar omdat tijd en moeite worden besteed aan basale technologie-ondersteuning die elders had kunnen worden ingezet – de kosten van een gemiste kans. Geen van beide houdt rekening met zaken als de kosten van downtime, gegevensverlies of een datalek, die over het algemeen de aanzienlijkere kosten zijn waarmee wij rekening moeten houden.

De kosten van de betrokken IT-ondersteuning vormen een aanzienlijke factor. Voor een bedrijf zou er een krachtige neiging moeten bestaan naar technologieën die robuust en betrouwbaar zijn, met lagere totale eigendomskosten of een duidelijk rendement op de investering. In een huis is er meer reden om meer tijd te besteden aan het bijschaven van producten om ze aan de praat te krijgen, aan het werken met producten die vaak falen of veel handmatige ondersteuning vereisen, aan het gebruiken van producten die geen krachtige opties voor beheer op afstand bieden, of aan producten die geen gecentraliseerde besturing voor gebruikers- en systeembeheer bieden.

Het is eveneens belangrijk om naar de IT-uitgaven van een bedrijf te kijken en te vragen of de IT-ondersteuning aldus gerechtvaardigd is in het licht van die investeringen. Indien een bedrijf niet bereid is een bedrag in de IT-infrastructuur te investeren dat gelijkwaardig is aan wat ik in dezelfde infrastructuur voor thuisgebruik zou investeren, waarom zou een bedrijf dan bereid zijn tegen hoge kosten een IT-medewerker in dienst te houden om die infrastructuur te onderhouden? Dit is een merkwaardige mismatch in uitgaven, maar een die veelvuldig voorkomt. Een bedrijf dat weinig behoefte heeft aan fulltime IT-ondersteuning zal vaak bereidwillig een fulltime IT-medewerker aannemen, maar niet bereid zijn te investeren in de technologische infrastructuur die die medewerker geacht wordt te ondersteunen. Er lijkt een correlatie te bestaan tussen bedrijven die te weinig aan infrastructuur uitgeven en bedrijven die te veel aan ondersteuning uitgeven – een eenvoudige verklaring hiervoor zou echter kunnen zijn dat het personeel in die situatie het luidruchtigst is. Bedrijven met toereikend personeel en toereikende investeringen hebben weinig reden voor personeel om te klagen, en bedrijven zonder personeel hebben niemand om te klagen.

Voor bedrijven die dit soort afwegingen maken, zou het, op de zeldzaamste uitzonderingen na, financieel en zakelijk veel verstandiger zijn om geen fulltime IT-ondersteuning in huis te hebben en in plaats daarvan over te stappen op incidentele externe hulp of een managed-servicesovereenkomst tegen een fractie van de kosten van een fulltime medewerker, en een deel van het verschil te investeren in de daadwerkelijke infrastructuur. Dit zou veel meer IT-functionaliteit moeten opleveren voor minder geld en tegen een lager risico.

Ik vind dat de thuislijn al met al een handig instrument is. Slechts een ruwe maatstaf om aan zakelijke mensen uit te leggen waar hun beslissingen vallen ten opzichte van andere bedrijven of, in dit geval, niet-bedrijven. Het is gemakkelijk om te zeggen dat iemand “zijn bedrijf niet als een bedrijf runt”, maar dit voegt gewicht en helderheid toe aan dat sentiment. Dat een bedrijf niet evenveel investeert als een ander bedrijf verderop in de straat, kan helemaal niet uitmaken. Maar wanneer zij niet zoveel in hun bedrijf steken als de persoon aan wie zij om advies vragen in zijn huis steekt, heeft dat de neiging hun aandacht te trekken. Zelfs wanneer de beslissingen om de bedrijfsinfrastructuur te verbeteren op dit punt voornamelijk door emotie worden gedreven, kan de uitkomst zeer positief zijn.

Het vergelijken van het ene bedrijf met het andere kan resulteren in simpele uitvluchten als “zij zijn niet zo zuinig” of “dat is een groter bedrijf” of “dat is een soort bedrijf dat meer computers nodig heeft”. Het is zelden nuttig voor zakelijke mensen of IT-mensen om dat soort vergelijking te maken. Maar wanneer men vergelijkt met een enkele gebruiker of een enkel gezin thuis, ontstaat er een veel tastbaardere vergelijking. Eigenaren en managers neigen ertoe een zekere trots te ontlenen aan hun bedrijven, en het feit dat het breed wordt waargenomen dat zij de waarde van hun eigen onderneming lager inschatten dan die van een enkel huishouden, is niet onbeduidend. De meeste eigenaren of CEO's zouden zich schamen indien hun eigen technologiebehoeften die van een individuele IT-professional niet zouden overtreffen, laat staan die van die professional plus alle behoeften van het gehele bedrijf waarover zij toezicht houden. Weinig mensen willen hun gehele onderneming beschouwen als minder dan de zakelijke waarde van een individu.

Dit alles roept uiteraard de voor de hand liggende vragen op over wat enkele van de dingen zijn die ik thuis op mijn netwerk gebruik. Ik zal enkele snelle voorbeelden geven.

Ik gebruik om vele redenen geen netwerkapparatuur die door de internetprovider wordt geleverd. Ik gebruik een router en firewall-unit van business class die geen geïntegreerde draadloze functionaliteit, noch een switch heeft. Ik beschik over een aparte switch om de fysieke bekabelingsinfrastructuur van het huis af te handelen. Ik gebruik een toegewijd, beheerd, draadloos toegangspunt. Ik heb CAT5e of CAT6 professioneel laten wegwerken in de muren van het huis, zodat draadloos alleen wordt gebruikt wanneer dat nodig is, niet als standaard, ten gunste van robuustere en betrouwbaardere netwerken (de meeste ruimten hebben meerdere netwerkaansluitingen voor flexibiliteit en ter ondersteuning van multimediasystemen). Ik gebruik een centraal beheerde antivirusoplossing, ik monitor mijn patchbeheer en ik werk nooit onder een account met beheerdersrechten. Ik beschik over een NAS-apparaat van business class met schijven met grote capaciteit en RAID voor het opslaan van media en back-ups in het huis. Ik heb een back-updienst. Ik gebruik cloudopslag en -applicaties van enterprise class. Mijn besturingssystemen zijn allemaal volledig up-to-date. Ik gebruik grote monitoren van gematigde kwaliteit en heb er minimaal twee per desktop. Ik gebruik desktops voor stationair werk en laptops voor mobiel werk. Ik beschik over oplossingen voor toegang op afstand voor elke machine, zodat ik vanaf elke plek op elk moment overal bij kan. Ik heb al mijn apparatuur op een UPS aangesloten. Het is zelfs bekend dat ik de apparatuur in het huis in een rack heb gemonteerd om alles netter en gemakkelijker te beheren te houden. Alle kabels op zolder zijn zorgvuldig opgehangen aan J-haken om ze netjes te houden. Ik heb VoIP-telefonie met toestelnummers voor verschillende gezinsleden. Al mijn computers zijn van commercial grade, niet van consumentenklasse.

Mijn huis is meer dan alleen mijn residentiële netwerk; het is een voorbeeld van hoe gemakkelijk en praktisch het is om infrastructuur goed in te richten, zelfs op kleine schaal. Het betaalt zichzelf terug in betrouwbaarheid, en vaak zijn de kosten van de componenten die ik gebruik veel lager dan die van de consumentenapparatuur die kleine bedrijven vaak gebruiken, omdat ik zorgvuldiger onderzoek wat ik aanschaf in plaats van te kopen wat mij op het moment zelf in een winkel voor consumentenelektronica aanspreekt. Het is niet ongebruikelijk dat ik half zoveel uitgeef aan kwaliteitsapparatuur als veel kleine bedrijven uitgeven aan apparatuur van consumentenklasse.

Kijk eens naar de bedrijven die u ondersteunt of zelfs naar uw eigen bedrijf. Blijft u de “thuislijn” voor? Legt u de lat voor de kwaliteit van uw bedrijfsinfrastructuur hoog genoeg?

Oorspronkelijk gepubliceerd op de StorageCraft Blog.