Hemmalinjen

Under många år av arbete med marknaderna för små och medelstora företag har jag lagt märke till att majoriteten av IT-avdelningar inom SMB tenderar mot en av två ytterligheter: massiv överspendering i ett försök att verka som stora företag genom att anamma kostsamma och meningslösa teknologier som är onödiga i SMB-skala eller så går de till den motsatta ytterligheten och spenderar ingenting och kör teknik som är fullständigt otillräcklig för deras behov. Det bästa svaret ligger förstås någonstans däremellan – att finna rätt teknologier, rätt investeringar för den aktuella verksamheten; och vissa företag lyckas arbeta i det utrymmet, men alldeles för många går till en av de två ytterligheterna.

Ett verktyg som jag har lärt mig att använda under årens lopp är att klassificera en verksamhets beteende mot det beslutsfattande jag skulle tillämpa i en privat miljö – närmare bestämt mitt eget hem. Visst, jag driver mitt hem mer som en verksamhet än vad den genomsnittliga IT-professionella gör, men jag tror att det ändå gör en mycket viktig poäng. Som IT-professionell förstår jag värdet av de teknologier jag distribuerar, jag förstår var investerad tid och möda kommer att löna sig, och jag förstår de långsiktiga kostnaderna för olika alternativ. Så var jag gör avvägningar i hemmet är mycket talande. Mitt hem har inte det finansiella värdet hos en fungerande verksamhet, och det har inte heller säkerhetsbekymren, eller behovet av att skala (min familj kommer aldrig att växa i användarantal, hur finansiellt framgångsrik den än blir), så när jag jämför mitt hem med en verksamhet bör mitt hem i teorin sätta den absolut lägsta möjliga ribban vad gäller den finansiella nyttan av teknikinvesteringar. Det vill säga att avvägningen av alternativ för en faktisk, fungerande verksamhet alltid bör luta mot lika stor eller större investering i prestanda, säkerhet, tillförlitlighet och enkel hantering än mitt hem. Mitt hem bör inte vara mer “enterprise” eller “business class” än någon verklig verksamhet.

Man skulle förstås kunna hävda att jag fattar dåliga finansiella beslut i mitt hem och överinvesterar där av otaliga skäl, och visst finns det fog för den oron. Men realistiskt sett finns det breda riktlinjer som IT-professionella i stort sett är överens om utgör goda riktmärken, och även om många inte följer dessa i hemmet – antingen genom ett behov av att skära ner kostnader, en brist på IT-behov i hemmet eller, som ofta är fallet, en brist på uppslutning från kritiska intressenter (t.ex. en make eller maka) – är de flesta överens om vilka som är vettiga, när de är vettiga och varför. Den allmänna riktlinjen för vilken teknik vid vilka prisnivåer som sätter den absoluta miniminivån är i stort sett accepterad och utgör det jag kallar “hemmalinjen.” Linjen, under vilken en verksamhet inte kan hävda att den agerar som en verksamhet utan i bästa fall agerar som en konsument, hobbyist eller värre. En verklig verksamhet bör aldrig falla under hemmalinjen; att göra så skulle innebära att de anser att värdet av sin teknikinvestering i verksamheten är lägre än vad jag anser att min investering i hemmet är.

Detta tillför ytterligare en komplikation. I hemmet finns det liten kostnad för implementeringen av teknologier. Men i en verksamhet är all tid som läggs på att arbeta med teknik, och på att stötta mindre än ideala beslut, kostsam. Antingen kostsam i direkta kronor, ofta eftersom IT-support tillhandahålls av en tredje part på kontraktsbasis, eller kostsam eftersom tid och möda läggs på grundläggande teknisk support som skulle kunna användas någon annanstans – kostnaden för förlorad möjlighet. Inget av detta tar hänsyn till sådant som kostnaden för driftstopp, dataförlust eller dataintrång, vilka i allmänhet är de mer betydande kostnader som vi måste beakta.

Kostnaden för den IT-support som krävs är en betydande faktor. För en verksamhet bör det finnas en stark dragning mot teknologier som är robusta och tillförlitliga med en lägre total ägandekostnad eller en tydlig avkastning på investeringen. I ett hem finns det större skäl att lägga mer tid på att finjustera produkter för att få dem att fungera, att arbeta med produkter som fallerar ofta eller kräver mycket manuell support, att använda produkter som saknar kraftfulla alternativ för fjärrhantering eller produkter som saknar centraliserade kontroller för användar- och systemhantering.

Det är också viktigt att titta på IT-utgifterna i varje verksamhet och fråga sig om IT-supporten verkligen är motiverad i ljuset av dessa investeringar. Om en verksamhet är ovillig att investera i IT-infrastrukturen ett belopp motsvarande det jag skulle investera i samma infrastruktur för hemmabruk, varför skulle en verksamhet då vara villig att upprätthålla en IT-personal, till stor kostnad, för att underhålla den infrastrukturen? Detta är en märklig obalans i utgifter men en som vanligen uppstår. En verksamhet som har litet behov av heltidsanställd IT-support anställer ofta gärna en heltidsanställd IT-medarbetare men är ovillig att investera i den tekniska infrastruktur som nämnda medarbetare är tänkt att stötta. Det tycks finnas ett samband mellan verksamheter som underspenderar på infrastruktur och de som överspenderar på support – men en enkel förklaring till det skulle kunna vara att personal i den situationen är de som hörs mest. Verksamheter med tillräcklig personal och investering har liten anledning för personalen att klaga, och de utan personal har ingen som kan klaga.

För verksamheter som gör den här typen av avvägningar skulle det, med endast de sällsyntaste undantag, vara långt vettigare finansiellt och affärsmässigt att inte ha heltidsanställd IT-support internt och i stället övergå till tillfällig extern hjälp eller ett avtal om managerade tjänster till en bråkdel av kostnaden för en heltidsanställd person, och investera en del av mellanskillnaden i den faktiska infrastrukturen. Detta bör ge långt mer IT-funktionalitet för mindre pengar och till lägre risk.

Jag tycker att hemmalinjen är ett genomgående praktiskt verktyg. Bara ett ungefärligt mått för att förklara för affärsmänniskor var deras beslut faller i förhållande till andra verksamheter eller, i detta fall, icke-verksamheter. Det är lätt att säga att någon “inte driver sin verksamhet som en verksamhet”, men detta ger tyngd och tydlighet åt den känslan. Att en verksamhet inte investerar lika mycket som en annan verksamhet längre ner på gatan spelar kanske ingen roll alls. Men om de inte satsar lika mycket på sin verksamhet som den person de ber om råd satsar på sitt hem, har det en tendens att fånga deras uppmärksamhet. Även om besluten att förbättra verksamhetens infrastruktur vid det här laget blir främst drivna av känslor, kan utfallet bli mycket positivt.

Att jämföra en verksamhet med en annan kan resultera i enkla ursäkter som “de är inte lika sparsamma” eller “det är en större verksamhet” eller “det är en sorts verksamhet som behöver fler datorer.” Det är sällan användbart för affärsmänniskor eller IT-folk att göra den typen av jämförelse. Men vid jämförelse med en enskild användare eller en enskild familj i hemmet finns en mycket mer påtaglig jämförelse. Ägare och chefer tenderar att ta en viss stolthet i sina verksamheter, och att det blir allmänt synligt att de ser sitt eget företags värde som lägre än värdet hos ett enskilt hushåll är inte trivialt. De flesta ägare eller VD:ar skulle skämmas om deras egna tekniska behov inte översteg dem hos en enskild IT-professionell, för att inte tala om dennes plus alla behov hos hela den verksamhet som de leder. Få människor vill tänka på hela sitt företag som något mindre än affärsvärdet hos en enskild individ.

Allt detta väcker förstås den uppenbara frågan om vad det är för saker jag använder hemma i mitt nätverk? Jag ska ge några snabba exempel.

Jag använder inte nätverksutrustning som tillhandahålls av internetleverantören, av många skäl. Jag använder en router- och brandväggsenhet i business class som varken har integrerat trådlöst eller en switch. Jag har en separat switch för att hantera husets fysiska kablage. Jag använder en dedikerad, managerad trådlös accesspunkt. Jag har CAT5e eller CAT6 professionellt draget i husets väggar så att trådlöst endast används när det behövs, inte som standard för ett mer robust och tillförlitligt nätverk (de flesta rum har många nätverksuttag för flexibilitet och för att stödja multimediasystem). Jag använder en centralt managerad antiviruslösning, jag övervakar min patchhantering och jag kör aldrig under ett konto på administratörsnivå. Jag har en NAS-enhet i business class med diskar med stor kapacitet och RAID för att lagra media och säkerhetskopior i huset. Jag har en backuptjänst. Jag använder molnlagring och molnapplikationer i enterprise-klass. Mina operativsystem är samtliga fullständigt uppdaterade. Jag använder stora bildskärmar av måttlig kvalitet och har minst två per skrivbord. Jag använder stationära datorer för stationärt arbete och bärbara datorer för mobilt arbete. Jag har fjärråtkomstlösningar för varje maskin så att jag kan komma åt vad som helst varifrån som helst när som helst. Jag har all min utrustning på UPS. Jag har till och med varit känd för att rackmontera utrustningen i huset för att hålla saker prydligare och enklare att hantera. Alla kablar på vinden är omsorgsfullt upphängda på J-krokar för att hållas prydliga. Jag har VoIP-telefoni med anknytningar för olika familjemedlemmar. Alla mina datorer är av kommersiell kvalitet, inte konsumentkvalitet.

Mitt hem är mer än bara mitt privata nätverk, det är ett exempel på hur enkelt och praktiskt det är att göra infrastruktur väl, även i liten skala. Det betalar för sig självt i tillförlitlighet, och ofta är kostnaden för de komponenter jag använder långt lägre än för den konsumentutrustning som ofta används av små företag, eftersom jag undersöker mer noggrant vad jag köper i stället för att köpa vad som än faller mig in för stunden i en konsumentelektronikbutik. Det är inte ovanligt att jag betalar hälften så mycket för kvalitetsutrustning som många små företag betalar för utrustning av konsumentkvalitet.

Titta på de verksamheter du stödjer, eller rentav din egen verksamhet. Håller du dig ovanför “hemmalinjen?” Sätter du ribban för kvaliteten på din verksamhets infrastruktur tillräckligt högt?

Ursprungligen publicerad på StorageCraft-bloggen.