Blijf bij IT, word niet zomaar een andere afdeling

Ik zie dit zeer regelmatig; het lijkt een enorme verleiding voor IT-afdelingen te zijn om de grenzen van IT te overschrijden en de rollen en verantwoordelijkheden van andere bedrijfsafdelingen op zich te willen nemen. In het MKB is dit wellicht veel vaker het geval, omdat er geen duidelijke scheidslijn is tussen IT en andere afdelingen, functierollen vaak gedeeld worden, er geen goede beleidslijnen en procedures zijn, er geen mensen zijn die die andere taken uitvoeren, enzovoort. En er is altijd de mogelijkheid dat deze domeinoverschrijdende verantwoordelijkheden daadwerkelijk aan IT zijn toegewezen. Maar in negen van de tien gevallen is dat niet zo.

Ik geloof dat dit gedrag voortkomt uit een aantal zaken:

1. Mensen werken doorgaans in de IT omdat ze “slimmer” of in elk geval “meer geïnteresseerd” zijn in de meeste dingen dan de gemiddelde persoon, dus wij dragen vaak veel algemene kennis met ons mee waardoor we als een competent lid van elke afdeling kunnen functioneren (IT kan in geval van nood het werk van HR doen; is het omgekeerde gewoonlijk waar?)
2. IT krijgt doorgaans al het werk toegeschoven dat andere afdelingen niet willen doen en waar ze onderuit kunnen komen door het over te dragen (kunnen jullie dit voor ons printen? kun je mijn magnetron repareren? de stop is doorgeslagen! heb je enige ervaring met sprinklers?) Zo komen we in deze mindset terecht door het gedrag van andere afdelingen jegens ons.
3. We hebben een breed inzicht in de organisatie als geheel, meer dan vrijwel elke andere afdeling.
4. We zijn doorgaans gepassioneerd over dingen op de “juiste manier” doen – wat vaak gebaseerd is op technische uitmuntendheid of gangbare praktijk in de branche, maar mogelijk geen rekening houdt met de specifieke zakelijke behoeften of unieke factoren.

Bij elkaar zorgen deze, en andere, factoren ervoor dat we ons met alles en iedereen in en rond de bedrijven die we bedienen willen bemoeien. Vragen over betrokkenheid bij de activiteiten van andere afdelingen komen regelmatig op. Om aan te tonen hoe scheef onze gedachten over dit gedrag doorgaans zijn – we zien IT-mensen aan IT-mensen vragen wat hun verantwoordelijkheid is, in plaats van met het management van hun eigen bedrijf te praten, dat degene is die die beslissing daadwerkelijk neemt. Dit gaat niet over best practices, het gaat erom de regels van je eigen bedrijf te volgen.

Enkele voorbeelden van situaties waarin IT-mensen graag instappen en proberen andere afdelingen te zijn:

• “Mensen zitten op het werk op Facebook, ik moet ze tegenhouden.” – Echt? Is dit een zakelijke beslissing, of neemt IT gewoon HR- of beveiligingsbeslissingen voor die afdelingen? Dat IT dit als onderwerp aankaart is prima, maar de behoefte voelen om beslissingen over persoonlijke werkgewoonten af te dwingen kan beter worden overgelaten aan de bedrijfseigenaar, manager of aangewezen afdeling zoals HR, juridische zaken of beveiliging.
• Eindgebruikers bespioneren, wachtwoorden onderscheppen, enzovoort – Heeft de juridische afdeling je gevraagd dit te doen? Zo niet, neem dan geen juridische en beveiligingsverantwoordelijkheden op je, vooral niet die in jouw rechtsgebied boetes of zelfs gevangenisstraf met zich kunnen meebrengen! We lopen het risico de rollen om te draaien, van het verdenken van iemand anders naar het zelf de schuldigen zijn.
• Het bedrijf onder druk zetten over brandgevaar, veiligheidskwesties (die niet de jouwe zijn), enzovoort – Zie je iets, zeg er iets van. Geweldig. Wees zelf niet de oorzaak van slecht gedrag. Maar als het bedrijf zich, eenmaal gemeld, niet om deze zaken bekommert, voel dan niet dat dit de taak van IT is, tenzij het een juridische kwestie betreft die je aan de politie moet overdragen. De conciërge voelt dit niet zo, HR voelt dit niet zo, IT zou dat ook niet moeten doen. Als het bedrijf besluit zich er niet om te bekommeren, zou jij dat ook niet moeten doen. (Het voorbeeld was AJ die het had over het aan elkaar koppelen van stekkerdozen.)
• Het bedrijf mag niet plat liggen! – IT is hier dol op. Dit kan zijn dat wij aandringen op clusters met hoge beschikbaarheid of gewoon op overgedimensioneerde servers of wie weet wat. De realiteit is dat dit voor 100% een financiële beslissing is die de teams van administratie, financiën en de CFO zouden moeten nemen. IT heeft geen idee hoeveel het bedrijf wel of niet plat kan liggen – wij weten alleen hoeveel het kost om hoeveel risico te beperken. Wij leveren gegevens aan de financiële mensen, die terugkomen met de risico-batenafweging. IT zou op geen enkele schaal financiële beslissingen moeten nemen.

Ik zou eindeloos kunnen doorgaan. HR, financiën, beveiliging, facilitair beheer, juridische zaken – we willen ons met al deze functierollen bemoeien. Maar is het onze verantwoordelijkheid om dat te doen? Misschien in jouw geval wel, maar normaal gesproken niet. We nemen persoonlijke en professionele risico's op ons om onze ideeën en meningen op te dringen aan bedrijven die vaak niet geïnteresseerd zijn in onze inbreng (op die gebieden).

Doe een stap terug en kijk naar je relatie met het bedrijf. Doe je suggesties en neem je beslissingen die aansluiten bij je rol binnen het bedrijf en bij de unieke behoeften van het bedrijf? Houd perspectief. Het is zo gemakkelijk om verstrikt te raken in IT die dingen op de “juiste” manier doet, dat we vergeten dat het bedrijf onze opvattingen over wat goed en fout voor hen is misschien niet deelt – en we zitten niet in de IT om de IT zelf, maar met als doel het bedrijf te ondersteunen.

[Overgenomen uit een bericht in Spiceworks, 8 januari 2013]