Acquisto di Desktop e Laptop

La prima regola per qualsiasi situazione di acquisto è, naturalmente, pianificare. L'acquisto di desktop e laptop non fa eccezione. Un buon piano è il primo passo verso una spesa oculata quando si tratta delle esigenze informatiche personali della vostra piccola impresa. Questo piano dovrebbe, abbastanza ovviamente, essere elaborato in collaborazione con il vostro reparto IT o con il responsabile, che avrà spunti preziosi non solo riguardo alle funzionalità che potrebbero essere necessarie, ma anche informazioni importanti sulla preparazione del personale IT a supportare modelli e caratteristiche specifici.

Il primo consiglio che generalmente do alle piccole imprese che intendono acquistare nuovi computer è di non diventare integralisti riguardo a quale fornitore scegliere. Esistono molti buoni fornitori. Io, come tutti i professionisti IT, tendo a essere piuttosto di parte verso un fornitore rispetto a tutti gli altri e ho alcuni fornitori che mi sono particolarmente antipatici. Non ne menzionerò nessuno per nome qui. Ma quasi chiunque a cui vi rivolgerete in cerca di consigli per gli acquisti sarà fanaticamente devoto a una marca rispetto a un'altra. In realtà, tutti i protagonisti seri realizzano apparecchiature di ottima qualità e potete soddisfare benissimo le vostre esigenze con uno qualsiasi di essi. I principali protagonisti nel settore dei desktop e dei laptop includono Lenovo, Dell, Acer, Toshiba, Hewlett-Packard e Fujitsu. Apple, naturalmente, è anch'essa un fornitore importante, ma viene raramente, se non mai, acquistata in concorrenza con altri fornitori. L'hardware Apple viene acquistato per eseguire Mac OSX. Raramente viene presa una decisione di acquisto riguardante Apple che non sia dettata semplicemente dalla necessità di supportare un sistema operativo, quindi non ha senso includerla qui.

Tutti questi fornitori realizzano ottimi prodotti, quindi non preoccupatevi se il vostro fornitore prediletto non viene scelto alla fine. Ci sono altre considerazioni, più importanti, che richiedono la vostra attenzione. La scelta del fornitore che soddisferà le vostre esigenze sarà molto probabilmente determinata da fattori che vengono spesso trascurati. Ecco alcuni fattori che dovreste considerare nella scelta del vostro fornitore:

• Quale fornitore può fornire un approvvigionamento "olistico" di tutte le vostre esigenze in fatto di desktop, laptop, netbook e server? Lavorare con un unico fornitore è spesso preferibile a lavorare con diversi, quando ciò può essere evitato. Questo lascia Dell e Hewlett-Packard come veri e propri "spicchi di eccellenza", semplicemente per via dei loro portafogli ampi e impressionanti.
• I prodotti di quale fornitore possono essere supportati meglio dal vostro reparto IT o dal vostro fornitore di servizi IT? Se il vostro fornitore IT ha grande competenza con determinate marche e modelli, questi potrebbero rappresentare un vantaggio da non trascurare, perché il vostro personale IT sarà già preparato per insidie nascoste, guasti comuni, tecniche di riparazione, documentazione, problemi di driver e così via.
• Quali modelli supportano i sistemi operativi che state utilizzando oggi e quelli che prevedete di poter utilizzare durante il ciclo di vita del prodotto?
• Quali modelli hanno caratteristiche che, di per sé, sono importanti per la vostra azienda, come il tipo di processore, il consumo energetico, le opzioni di rete o funzionalità di gestione come Intel ATM?
• Quali prodotti offrono la garanzia che vi fa sentire più tranquilli? Generalmente raccomando di acquistare unità dotate di una garanzia standard di tre anni, poiché questa copre, per impostazione predefinita, gran parte della vita dell'hardware.

Il secondo consiglio che do alle piccole imprese all'inizio del loro processo di acquisto è di assicurarsi di trattare esclusivamente con prodotti commerciali. Ciò significa evitare a ogni costo i prodotti di fascia consumer. Esistono molte ragioni per cui le apparecchiature di fascia commerciale sono importanti per la vostra azienda e mi limiterò a toccare alcuni dei punti salienti. Devo sottolineare che do questo stesso consiglio anche ai privati che intendono acquistare computer per uso domestico, esattamente per le stesse ragioni. In generale, i produttori di computer realizzano apparecchiature di fascia consumer per un pubblico meno esigente e non vorrete mai far funzionare la vostra azienda con qualcosa progettato attorno a un minor grado di esigenza, quando avete la possibilità di scegliere.

• Le aziende mettono in gioco la propria reputazione sui prodotti commerciali, non su quelli consumer. La maggior parte delle vendite va alle imprese ed è qui che ci sono i veri guadagni. Le grandi aziende non rifiutano grandi ordini a causa dei reclami degli utenti domestici, quindi solo i problemi con i prodotti commerciali influenzano le decisioni di acquisto aziendali.
• I prodotti commerciali vengono spesso acquistati in grandi quantità da singoli responsabili degli acquisti che esercitano un notevole controllo sul successo di quel particolare modello. I fornitori hanno molto in gioco con ogni ordine e si impegnano duramente per assicurarsi che l'apparecchiatura sia affidabile e coerente. Le apparecchiature consumer vengono vendute su base individuale, quindi i fornitori non hanno motivo di perseguire la coerenza e, anziché rendere i sistemi affidabili, è più facile per loro sostituirli rapidamente quando si guastano. Quindi i componenti consumer sono più economici e hanno meno test alle spalle.
• I prodotti commerciali vengono prodotti in configurazioni meno numerose, ma più utili, in quantità maggiori. Ciò significa che ogni modello è oggetto di un elevato grado di scrutinio e di test sia da parte del fornitore sia da parte di reparti IT altamente qualificati. I prodotti consumer ricevono un minor grado di diligenza interna e vengono acquistati per lo più da utenti domestici medi che non forniscono un grande grado di riscontri tecnici dettagliati al fornitore e alla comunità.
• Gli acquirenti aziendali esigono che i loro sistemi siano riparabili e modificabili sul posto utilizzando componenti standard. Questo fa sì che i sistemi commerciali siano, quasi sempre, estremamente facili da riparare e aggiornare. Le apparecchiature consumer sono spesso altamente proprietarie e realizzate con componenti non standard, il che rende i processi di riparazione e aggiornamento meno affidabili. Questo fenomeno è diminuito negli ultimi anni, ma è ancora diffuso.
• I fornitori di software, come Microsoft o Red Hat, hanno un interesse molto maggiore nel garantire che le macchine aziendali siano ben testate e supportate dal punto di vista dei driver. Supportare hardware che potrebbe esistere solo in un numero relativamente esiguo di macchine consumer è di minore importanza.
• L'hardware commerciale è quasi sempre prodotto direttamente dal fornitore o su commissione per tale fornitore con una stretta supervisione. I sistemi consumer sono spesso prodotti da terze parti, talvolta senza alcuna interazione con il fornitore, e poi semplicemente etichettati con il marchio del fornitore e venduti come se fosse stato il fornitore stesso a produrli. Spesso questo fa sì che la documentazione di sistema e i driver siano disponibili solo da siti web ospitati a Taiwan, con poco o nessun supporto in inglese (cosa importante per i miei lettori che ricevono SMB IT Journal solo in inglese).
• L'assistenza in garanzia per i sistemi commerciali è generalmente di gran lunga superiore all'assistenza in garanzia per i sistemi consumer. I fornitori spesso spediscono i componenti con consegna il giorno successivo e consentono riparazioni sul posto su richiesta dell'utente finale. I sistemi consumer spesso devono essere rispediti al fornitore e vengono restituiti settimane dopo, completamente formattati durante la riparazione.
• L'assistenza telefonica per le apparecchiature consumer di solito coinvolge call center delocalizzati che impiegano personale che non lavora per il fornitore in questione. L'assistenza telefonica commerciale, pur essendo anch'essa spesso delocalizzata, viene di solito gestita da personale interno del fornitore con accesso diretto alle risorse interne quando necessario.
• La maggior parte dei fornitori dispone di società partner locali che sono disponibili ad aiutare la vostra azienda a lavorare con le loro apparecchiature commerciali, a modificarle e ad acquisirle. Le apparecchiature consumer sono spesso disponibili solo tramite il web o presso le grandi catene di elettronica di consumo. Un canale è progettato per gli utenti aziendali e uno chiaramente non lo è. L'accesso a partner locali può rappresentare un grande vantaggio quando avete bisogno di riparazioni in garanzia ma non osate spedire via le vostre apparecchiature, oppure quando avete bisogno di un qualsiasi tipo di servizio personalizzato.
• L'hardware commerciale viene generalmente fornito con copie di Microsoft Windows con licenza OEM (original equipment manufacturer) in configurazioni "business" (ad esempio Windows Vista Business o Windows XP Pro), appropriate per l'uso aziendale, mentre l'hardware consumer è quasi sempre dotato di edizioni "home" degli stessi sistemi operativi, che non sono appropriate per l'uso aziendale. Ho conosciuto molte aziende che hanno erroneamente acquistato apparecchiature consumer per poi dover pagare il prezzo pieno per una licenza Windows appropriata, dopo aver pensato di risparmiare denaro.
• L'hardware commerciale raramente è più costoso delle apparecchiature consumer di oltre il quindici percento e spesso è di prezzo comparabile e talvolta meno costoso. Il prezzo è un fattore piuttosto nominale quando si confrontano fianco a fianco altre caratteristiche.
• L'hardware commerciale è generalmente costruito su chipset di gran lunga superiori e con tecnologie più affidabili, mentre le apparecchiature consumer sono spesso dotate di caratteristiche "appariscenti" progettate per attirare gli utenti che intendono utilizzare questo hardware a scopo di intrattenimento. Nei test di velocità, le apparecchiature commerciali dei principali fornitori tendono a superare in prestazioni le apparecchiature consumer degli stessi fornitori quando tutte le altre specifiche sono identiche. Ci sono molti aspetti della costruzione dei sistemi informatici che non vengono menzionati "sulla confezione", e questo è uno degli ambiti in cui le apparecchiature di fascia consumer possono lesinare, perché il processo di acquisto non tiene conto di questi aspetti.
• I prodotti commerciali hanno generalmente un'eccellente documentazione online, mentre le apparecchiature consumer spesso difettano in quest'area in modo piuttosto marcato.
• L'hardware commerciale è spesso coperto da garanzia per periodi di tempo molto più lunghi rispetto alle apparecchiature consumer e generalmente dura molte volte più a lungo del suo periodo di garanzia senza inconvenienti. Non è raro che i desktop commerciali siano ancora in uso dopo più di dieci anni.
• L'hardware commerciale è spesso meno rumoroso delle apparecchiature consumer. I buoni computer commerciali sono spesso quasi silenziosi.
• I prodotti commerciali appaiono professionali e uniformi quando persone esterne, o anche dipendenti, entrano nei vostri uffici. Le apparecchiature consumer danno l'impressione che le persone abbiano portato computer da casa per usarli al lavoro e possono dare una cattiva impressione ai vostri clienti e persino ai vostri stessi dipendenti.

Quando acquistate i vostri nuovi computer, tenete a mente l'importanza dell'uniformità. Il vostro personale IT, specialmente se è composto da una o due sole persone, ma anche se disponete di un personale numeroso, apprezzerà l'opportunità di conoscere a fondo l'hardware che supporta. Questo può fare molto per ridurre i problemi di assistenza e i tempi di inattività. È molto rassicurante sapere che quando un tecnico desktop arriva alla vostra scrivania per riparare il computer, conosce ogni vite, porta, cavo e componente di quel computer da cima a fondo e che può smontarlo e rimontarlo senza pensarci due volte.

Questa familiarità con l'hardware fa sì che anche gli aggiornamenti vengano gestiti molto meglio. Se ogni macchina è unica nel vostro ambiente e decidete di aggiornare tutte le macchine per raddoppiarne la memoria (RAM), potreste andare incontro a una sorpresa dopo l'altra man mano che i vostri tecnici desktop aprono le macchine e scoprono che hanno tipi di memoria diversi, configurazioni diverse e limiti diversi gli uni dagli altri. Ogni macchina sarà una nuova sorpresa a sé. Se tutte le macchine fossero identiche, i tecnici saprebbero già che la configurazione attuale è di due moduli da un gigabyte ciascuno e che ci sono due slot liberi in grado di ospitare complessivamente altri quattro gigabyte, ma che i moduli esistenti devono essere spostati negli slot vuoti prima di inserire la nuova memoria negli slot attualmente utilizzati. Semplici aggiornamenti che sono quasi scontati in un ambiente uniforme possono trasformarsi in un incubo manutentivo quando le apparecchiature variano in modo marcato.

Un'altra considerazione importante per l'acquisto di desktop e laptop è quella del sistema operativo. Le piccole imprese, a differenza delle grandi aziende che ottengono i loro sistemi operativi attraverso licenze in volume con Microsoft, ottengono generalmente le loro licenze software tramite le copie OEM incluse nei loro acquisti. Le piccole imprese possono optare anche per un programma di licenze in volume, ma ciò comporta generalmente costi aggiuntivi che hanno senso solo su larga scala, nelle grandi imprese. Per questo motivo le piccole imprese devono essere molto consapevoli della licenza software inclusa con il desktop e acquistare di conseguenza. Il costo di cambiare il sistema operativo su un computer appena acquistato, qualora venga acquistato il sistema operativo sbagliato insieme alla macchina, può facilmente ammontare a un ulteriore cinquanta percento del costo del computer originale. Un errore piuttosto significativo da commettere.

Oltre a considerare il sistema operativo fornito con il computer, dovremmo anche valutare se cambieremo sistema operativo durante la vita del computer. Se così fosse, dobbiamo assicurarci che il computer sia in grado di accogliere i cambiamenti in futuro. Spesso si tratta di un gioco di ipotesi e non può essere determinato in anticipo, ma non è sempre così. Attualmente è molto comune acquistare computer per eseguire Windows XP con l'intenzione di passare prima o poi, o almeno potenzialmente, a Windows Vista. Molte macchine commerciali oggi vengono fornite con entrambi i sistemi operativi come opzioni. Per un'azienda oggi è molto facile acquistare una macchina certificata per eseguire l'uno o l'altro sistema operativo, in modo da poter effettuare l'aggiornamento quando è pronta senza dover acquistare nuovo hardware per supportare il nuovo sistema operativo. Ancora meglio sono i casi in cui il computer viene fornito con doppia licenza e il sistema operativo più vecchio può essere utilizzato fino al momento in cui il processo di migrazione è pronto, e poi il sistema operativo più recente può essere installato senza alcun costo di licenza aggiuntivo.

Naturalmente, con qualsiasi piano di acquisto di computer dobbiamo considerare anche le funzionalità di base. Per la maggior parte delle aziende ci sono pochissime funzionalità importanti per un modello desktop. Quasi ogni unità desktop sarà sufficiente dal punto di vista delle caratteristiche pure. Occasionalmente sono richieste funzionalità speciali come Intel AMT, ma questo è piuttosto raro e meno comune negli uffici più piccoli. I laptop hanno spesso alcune funzionalità aggiuntive di interesse, come le tecnologie di connessione wireless, la disponibilità di docking station ed estensori di porte, le dimensioni, il peso e così via.

Una pianificazione attenta di queste funzionalità può avere un grande impatto su un ambiente d'ufficio. Ad esempio, acquistare dieci laptop con la costosa tecnologia wireless 802.11n potrebbe essere un ottimo modo per migliorare la produttività wireless, ma potrebbe rivelarsi del tutto inutile se acquistate per errore un laptop economico dotato solo di 802.11b, costringendo il vostro sistema wireless a degradarsi per supportare il minimo comune denominatore presente nel vostro ambiente. Oppure acquistare tutte le vostre apparecchiature con connessioni GigE per poi scoprire che non c'è budget per uno switch o un cablaggio GigE.

Un altro fattore importante da considerare nella pianificazione delle vostre decisioni di acquisto, che riguarda esclusivamente i desktop, è il fattore di forma. La maggior parte dei principali fornitori offre prodotti commerciali in una di tre dimensioni di base. La dimensione più grande è il "mini-tower", il fattore di forma con cui la maggior parte di noi ha oggi più familiarità. Questo fattore di forma appare al meglio quando è posizionato in "verticale" ed è, come suggerisce il nome, una piccola torre. È in grado di accogliere schede di espansione a piena altezza, il che può essere una considerazione importante a seconda di ciò che i vostri utenti faranno con i loro computer desktop. Spesso i mini-tower possono ospitare due o più dischi rigidi.

Il fattore di forma intermedio è generalmente noto come "small form factor", SFF o "desktop form factor". Si tratta dei computer in stile desktop più tradizionali che vediamo per lo più negli ambienti d'ufficio e meno spesso a casa. Questo fattore di forma ha all'incirca le stesse dimensioni del mini-tower, ma è più "sottile", il che lo rende più adatto a essere posizionato disteso sulla scrivania. Ciò lo rende molto stabile e spesso funziona molto bene come supporto su cui appoggiare il monitor. Questa dimensione si adatta bene anche sotto le scrivanie, specialmente quando è montata sul lato inferiore della scrivania. Molti modelli SFF sono inoltre progettati per essere facili da impilare, in modo da poter essere accatastati su una scrivania quando necessario. Io stesso li uso spesso in questo modo, dato che utilizzo diversi desktop contemporaneamente e li tengo impilati dietro la mia batteria di monitor. I desktop small form factor possono generalmente accogliere solo schede di espansione a "mezza altezza", il che ne limita le opzioni in modo significativo, sebbene non sia molto comune che le aziende abbiano bisogno di espandere i propri desktop in questo modo. I desktop small form factor possono spesso ospitare fino a due dischi rigidi, sebbene sia anche piuttosto comune poterne installare uno solo. Molti fornitori offrono supporti che consentono ai desktop SFF di stare in posizione verticale sul fianco. Sono necessari supporti speciali perché generalmente prendono aria dai lati e non possono essere appoggiati direttamente su di essi.

Il meno comune e il più piccolo è il desktop Ultra Small. La maggior parte dei fornitori commerciali realizza solo alcuni modelli speciali a grande volume in questo fattore di forma più ridotto, a causa del suo costo maggiore e della sua scarsa popolarità. Spesso, per mantenere ridotte le dimensioni di queste unità, esse dispongono di un solo slot di espansione, sono prive di molte porte standard e possono gestire solo processori più lenti dello standard a causa di problemi di dissipazione del calore. Non è raro che abbiano meno opzioni di espansione della memoria rispetto ai loro fratelli più grandi. Queste macchine vengono molto comunemente montate sotto le scrivanie, dato che sono così piccole. Sono molto facili da gestire per le aziende che hanno regolarmente bisogno di spostare i propri computer. Il personale IT può trasportarle facilmente da una scrivania all'altra e trasportarne diverse in auto non è un problema.

L'uscita video è un'altra considerazione importante nella scelta di desktop e laptop. Sta diventando sempre più comune per gli impiegati d'ufficio avere più monitor e non tutti i computer sono predisposti per gestirli. Molte macchine commerciali supportano due monitor di serie, ma molte richiedono apposite schede di espansione per gestirli. Sia che si intenda acquistare computer che offrano nativamente questa capacità, sia che si intenda aggiungere espansioni, ciò dovrebbe essere considerato fin dall'inizio del progetto di acquisto. I laptop hanno spesso la capacità di aggiungere un monitor integrata nel laptop stesso o, quanto meno, in una docking station. Questo può rendere gli utenti di laptop molto più produttivi quando sono seduti alla loro scrivania. Molte aziende scelgono semplicemente di aggiungere schede grafiche di fascia alta alle loro unità desktop che supportano più monitor, oltre a fornire ai loro utenti una maggiore potenza GPU. Questa può essere una buona opzione, ma può facilmente aggiungere fino al venticinque percento al costo dell'hardware, quindi va considerata con attenzione. Le configurazioni comuni appropriate per le macchine aziendali si aggireranno spesso intorno al dieci percento del costo iniziale dell'hardware.

Come potete vedere, sono molti i fattori da considerare quando si effettua un acquisto di desktop o laptop e in questa trattazione non abbiamo nemmeno iniziato a discutere quei fattori di cui tutti parlano in circostanze normali, come il costo, la disponibilità, le prestazioni e così via. Il punto qui è che si dovrebbe ricorrere a un'attenta pianificazione e che la decisione non dovrebbe essere puramente emotiva o finanziaria, ma dovrebbe coinvolgere il personale che supporterà e gestirà questi dispositivi, poiché avrà spunti molto importanti su questo processo nel vostro ambiente. Assicuratevi che il vostro stratega IT, che si tratti di un responsabile IT o del vostro tecnico di supporto desktop, abbia un ruolo chiave in questo processo.