Het aanschaffen van desktops en laptops

De eerste regel bij elke aankoopsituatie is uiteraard plannen. Het aanschaffen van desktops en laptops vormt hierop geen uitzondering. Een goed plan is de eerste stap naar verstandige uitgaven als het gaat om de pc-behoeften van uw mkb-onderneming. Dit plan moet, vanzelfsprekend, worden opgesteld in samenwerking met uw IT-afdeling of -manager, die niet alleen waardevolle inbreng zal hebben over functies die mogelijk nodig zijn, maar ook belangrijke informatie over de mate waarin de IT-medewerkers gereed zijn om specifieke modellen en functies te ondersteunen.

Het eerste advies dat ik doorgaans geef aan mkb-ondernemingen die nieuwe computers willen aanschaffen, is om niet dogmatisch te worden over welke leverancier ze kiezen. Er zijn veel goede leveranciers. Net als alle IT-professionals heb ik de neiging om behoorlijk bevooroordeeld te zijn ten gunste van één leverancier boven alle andere, en er zijn enkele leveranciers waar ik specifiek een hekel aan heb. Ik zal er hier geen bij naam noemen. Maar vrijwel iedereen tegen wie u spreekt op zoek naar aankoopadvies zal bijna dogmatisch fanatiek zijn over het ene merk boven het andere. In werkelijkheid maken alle serieuze spelers zeer goede apparatuur en kunt u bij elk van hen uitstekend in uw behoeften voorzien. Uw belangrijkste spelers in het desktop- en laptopsegment zijn onder meer Lenovo, Dell, Acer, Toshiba, Hewlett-Packard en Fujitsu. Apple is uiteraard ook een belangrijke leverancier, maar wordt zelden, of eigenlijk nooit, aangeschaft in concurrentie met andere leveranciers. Apple-hardware wordt aangeschaft om Mac OSX te draaien. Er wordt zelden een aankoopbeslissing genomen met betrekking tot Apple die niet simpelweg voortkomt uit de noodzaak van ondersteuning voor het besturingssysteem, dus het heeft geen zin om ze hier op te nemen.

Al deze leveranciers maken geweldige producten, dus maak u geen zorgen als uw favoriete leverancier uiteindelijk niet wordt gekozen. Er zijn andere, belangrijkere overwegingen die uw aandacht vragen. Welke leverancier in uw behoeften zal voorzien, wordt hoogstwaarschijnlijk bepaald door factoren die vaak over het hoofd worden gezien. Hier zijn enkele factoren die u in overweging moet nemen bij het kiezen van uw leverancier:

• Welke leverancier kan een “holistische” voorziening bieden voor al uw behoeften aan desktops, laptops, netbooks en servers? Werken met één enkele leverancier verdient vaak de voorkeur boven het werken met meerdere, wanneer dit te vermijden is. Hierdoor blijven Dell en Hewlett-Packard over als uw echte “uitblinkers”, simpelweg vanwege hun brede en indrukwekkende productportfolio’s.
• Van welke leverancier kunnen de producten het beste worden ondersteund door uw IT-afdeling of uw IT-dienstverlener? Als uw IT-leverancier veel expertise heeft met bepaalde merken en modellen, dan kunnen deze een voordeel bieden dat niet over het hoofd mag worden gezien, omdat uw IT-medewerkers dan al voorbereid zullen zijn op verborgen valkuilen, veelvoorkomende storingen, reparatietactieken, documentatie, stuurprogrammaproblemen, enzovoort.
• Welke modellen ondersteunen de besturingssystemen die u vandaag de dag gebruikt en alle systemen waarvan u verwacht dat u ze mogelijk zult gebruiken gedurende de levensduur van het product?
• Welke modellen hebben functies die op zichzelf belangrijk zijn voor uw bedrijf, zoals het type processor, het energieverbruik, netwerkopties of beheerfuncties zoals Intel ATM?
• Welke producten bieden de garantie waar u zich het prettigst bij voelt? Ik raad over het algemeen aan om apparaten aan te schaffen die standaard met een driejarige garantie worden geleverd, aangezien deze standaard het grootste deel van de levensduur van de hardware dekt.

Het tweede advies dat ik mkb-ondernemingen geef aan het begin van hun aankoopproces, is om er zeker van te zijn dat ze uitsluitend zakendoen met commerciële producten. Dat betekent dat ze consumentenproducten koste wat kost moeten vermijden. Er zijn veel redenen waarom apparatuur van commerciële kwaliteit belangrijk is voor uw bedrijf, en ik zal slechts enkele van de belangrijkste punten aanstippen. Ik moet erop wijzen dat ik dit advies om precies dezelfde redenen ook geef aan particulieren die computers willen aanschaffen voor thuisgebruik. Over het algemeen maken computerfabrikanten apparatuur van consumentenkwaliteit voor een minder veeleisend publiek, en u wilt uw bedrijf nooit laten draaien op iets dat is ontworpen rond een lagere mate van kritisch onderscheidingsvermogen, wanneer u de keuze heeft.

• Bedrijven zetten hun reputatie op het spel met hun commerciële producten, niet met hun consumentenproducten. Het grootste deel van de verkoop gaat naar bedrijven, en daar wordt het echte geld verdiend. Grote bedrijven wijzen geen grote orders af vanwege klachten van thuisgebruikers, en dus zijn alleen problemen met commerciële producten van invloed op de aankoopbeslissingen van bedrijven.
• Commerciële producten worden vaak in grote hoeveelheden aangeschaft door individuele inkoopmanagers die veel invloed hebben op het succes van dat specifieke model. Leveranciers hebben bij elke order veel op het spel staan en werken hard om ervoor te zorgen dat de apparatuur betrouwbaar en consistent is. Consumentenapparatuur wordt op individuele basis verkocht, en daarom hebben leveranciers geen reden om naar consistentie te streven; in plaats van systemen betrouwbaar te maken, is het voor hen eenvoudiger om ze snel te vervangen wanneer ze defect raken. Consumentenonderdelen zijn dus goedkoper en worden minder getest.
• Commerciële producten worden in minder, meer bruikbare configuraties en in grotere aantallen geproduceerd. Dit betekent dat elk model zowel door de leverancier als door hooggekwalificeerde IT-afdelingen grondig wordt onderzocht en getest. Consumentenproducten krijgen een geringere mate van interne zorgvuldigheid en worden voornamelijk aangeschaft door gemiddelde thuisgebruikers die geen gedetailleerde technische feedback van enige omvang geven aan de leverancier en aan de gemeenschap.
• Zakelijke kopers eisen dat hun systemen ter plaatse te repareren en aan te passen zijn met standaardonderdelen. Hierdoor zijn commerciële systemen vrijwel altijd uiterst eenvoudig te repareren en te upgraden. Consumentenapparatuur is vaak sterk gepatenteerd en gemaakt met niet-standaardonderdelen, waardoor reparatie- en upgradeprocessen minder betrouwbaar zijn. Dit is de laatste jaren afgenomen, maar komt nog steeds veel voor.
• Softwareleveranciers, zoals Microsoft of Red Hat, hebben er veel meer belang bij om ervoor te zorgen dat zakelijke machines goed getest en ondersteund worden vanuit het oogpunt van stuurprogramma’s. Het ondersteunen van hardware die mogelijk slechts in een relatief klein aantal consumentenmachines voorkomt, is van minder belang.
• Commerciële hardware wordt vrijwel altijd rechtstreeks door de leverancier vervaardigd, of in opdracht van die leverancier onder streng toezicht. Consumentensystemen worden vaak vervaardigd door derden, soms zonder enige bemoeienis van de leverancier, en vervolgens simpelweg voorzien van de merknaam van de leverancier en verkocht alsof de leverancier ze zelf had vervaardigd. Vaak resulteert dit erin dat systeemdocumentatie en stuurprogramma’s alleen beschikbaar zijn via websites die in Taiwan worden gehost, met weinig of geen ondersteuning in het Engels (wat belangrijk is voor mijn lezers, die SMB IT Journal alleen in het Engels ontvangen).
• Garantieondersteuning voor commerciële systemen is over het algemeen veel beter dan garantieondersteuning voor consumentensystemen. Leveranciers leveren onderdelen vaak met spoed de volgende dag en staan reparaties ter plaatse toe op verzoek van de eindgebruiker. Consumentensystemen moeten vaak teruggestuurd worden naar de leverancier en worden weken later teruggestuurd, schoongeveegd terwijl ze ter reparatie waren.
• Telefonische ondersteuning voor consumentenapparatuur verloopt doorgaans via callcenters in het buitenland, bemand door personeel dat niet voor de betreffende leverancier werkt. Commerciële telefonische ondersteuning, hoewel ook vaak uitbesteed aan het buitenland, wordt doorgaans afgehandeld door intern personeel van de leverancier met directe toegang tot interne middelen wanneer dat nodig is.
• De meeste leveranciers hebben lokale partnerbedrijven die beschikbaar zijn om uw onderneming te helpen bij het werken met, aanpassen en aanschaffen van hun commerciële apparatuur. Consumentenapparatuur is vaak alleen verkrijgbaar via internet of bij grote elektronicaketens. Het ene kanaal is ontworpen voor zakelijke gebruikers en het andere duidelijk niet. Toegang tot lokale partners kan een groot voordeel zijn wanneer u garantiereparaties nodig heeft, maar uw apparatuur niet durft op te sturen, of wanneer u een willekeurig aantal maatwerkdiensten nodig heeft.
• Commerciële hardware wordt zelden geleverd met OEM-gelicentieerde (original equipment manufacturer) versies van Microsoft Windows in “zakelijke” configuraties (d.w.z. Windows Vista Business of Windows XP Pro) die geschikt zijn voor gebruik door bedrijven, terwijl consumentenhardware vrijwel altijd wordt geleverd met “home”-edities van dezelfde besturingssystemen die niet geschikt zijn voor zakelijk gebruik. Ik heb veel bedrijven gekend die per ongeluk consumentenapparatuur aanschaften en vervolgens de volle prijs moesten betalen voor een geschikte Windows-licentie, nadat ze hadden gedacht dat ze geld bespaarden.
• Commerciële hardware is zelden meer dan vijftien procent duurder dan consumentenapparatuur en is vaak vergelijkbaar in prijs en soms zelfs goedkoper. Prijs is een vrij ondergeschikte factor wanneer andere functies naast elkaar worden vergeleken.
• Commerciële hardware is over het algemeen gebouwd op veel betere chipsets en met betrouwbaardere technologieën, terwijl consumentenapparatuur vaak wordt geleverd met “opvallende” functies die bedoeld zijn om gebruikers te verleiden die deze hardware voor amusementsdoeleinden willen gebruiken. In snelheidstests presteert commerciële apparatuur van grote leveranciers doorgaans beter dan consumentenapparatuur van dezelfde leveranciers wanneer alle andere specificaties gelijk zijn. Er zijn veel facetten aan het bouwen van computersystemen die niet “op de doos” worden vermeld, en dit is een van de gebieden waarop apparatuur van consumentenkwaliteit kan bezuinigen, omdat het aankoopproces deze zaken niet in overweging neemt.
• Commerciële producten hebben over het algemeen uitstekende online documentatie, terwijl consumentenapparatuur op dit gebied vaak vrij dramatisch tekortschiet.
• Commerciële hardware heeft vaak een veel langere garantieperiode dan consumentenapparatuur en gaat over het algemeen vele malen langer mee dan de garantieperiode zonder problemen. Het is niet ongebruikelijk dat commerciële desktops na meer dan tien jaar nog in gebruik zijn.
• Commerciële hardware maakt vaak minder lawaai dan consumentenapparatuur. Goede commerciële computers zijn vaak vrijwel geruisloos.
• Commerciële producten zien er professioneel en uniform uit wanneer buitenstaanders, of zelfs medewerkers, uw kantoor binnenkomen. Consumentenapparatuur wekt de indruk dat mensen computers van thuis hebben meegenomen om op het werk te gebruiken, en kan een slechte indruk maken op uw klanten en zelfs op uw eigen medewerkers.

Houd bij de aanschaf van uw nieuwe computers het belang van uniformiteit in gedachten. Uw IT-medewerkers, vooral als het maar één of twee personen zijn, maar ook als u een groot team heeft, zullen de gelegenheid waarderen om de hardware die ze ondersteunen te leren kennen. Dit kan veel bijdragen aan het verminderen van ondersteuningsproblemen en uitvaltijd. Het is zeer geruststellend om te weten dat wanneer een desktoptechnicus aan uw bureau verschijnt om uw computer te repareren, hij elke schroef, poort, kabel en elk onderdeel van die computer van binnen en van buiten kent en dat hij deze uit elkaar kan halen en weer in elkaar kan zetten zonder erbij na te denken.

Deze vertrouwdheid met de hardware betekent dat ook upgrades veel beter verlopen. Als elke machine uniek is in uw omgeving en u besluit alle machines te upgraden om hun geheugen (RAM) te verdubbelen, dan kunt u de ene verrassing na de andere tegemoet zien wanneer uw desktoptechnici de machines openen om te ontdekken dat ze verschillende soorten geheugen, verschillende configuraties en verschillende limieten ten opzichte van elkaar hebben. Elke machine zal op zichzelf een nieuwe verrassing zijn. Als alle machines hetzelfde waren, zouden de technici al weten dat de huidige configuratie bestond uit twee modules van elk één gigabyte en dat er twee vrije sleuven waren die in totaal nog vier gigabyte konden bevatten, maar dat de bestaande modules eerst naar de lege sleuven moesten worden verplaatst voordat het nieuwe geheugen in de momenteel gebruikte sleuven werd geplaatst. Eenvoudige upgrades die in een uniforme omgeving vrijwel vanzelfsprekend zijn, kunnen een onderhoudsnachtmerrie worden wanneer de apparatuur sterk varieert.

Een andere belangrijke overweging bij het aanschaffen van desktops en laptops is het besturingssysteem. Mkb-ondernemingen krijgen hun softwarelicenties, in tegenstelling tot grote ondernemingen die hun besturingssystemen verkrijgen via grootschalige volumelicenties bij Microsoft, over het algemeen via de OEM-versies die bij hun aankopen worden geleverd. Mkb-ondernemingen kunnen er ook voor kiezen om met een volumelicentieprogramma te werken, maar dit brengt over het algemeen extra kosten met zich mee die alleen zinvol zijn op de grote schaal van grote ondernemingen. Hierdoor moeten mkb-ondernemingen zich zeer bewust zijn van de meegeleverde softwarelicentie van de desktop en dienovereenkomstig aankopen. De kosten voor het wijzigen van het besturingssysteem op een nieuw aangeschafte computer, mocht het verkeerde besturingssysteem met het systeem zijn aangeschaft, kunnen gemakkelijk vijftig procent bedragen van de kosten van de oorspronkelijke computer. Een vrij aanzienlijke fout om te maken.

Naast het in overweging nemen van het besturingssysteem dat met de computer wordt geleverd, moeten we ook overwegen of we tijdens de levensduur van de computer van besturingssysteem zullen wisselen. Als dit het geval is, moeten we er zeker van zijn dat de computer de toekomstige wijzigingen aankan. Vaak is dit een gokspel dat niet vooraf bepaald kan worden, maar dit is niet altijd zo. Momenteel is het heel gebruikelijk om computers aan te schaffen om Windows XP te draaien, met de bedoeling om uiteindelijk, of op zijn minst potentieel, over te stappen naar Windows Vista. Veel commerciële machines worden tegenwoordig met beide besturingssystemen als optie geleverd. Het is voor een bedrijf tegenwoordig heel eenvoudig om een machine aan te schaffen die gecertificeerd is om beide besturingssystemen te draaien, zodat het bedrijf kan upgraden wanneer het daar klaar voor is, zonder nieuwe hardware te hoeven aanschaffen om het nieuwe besturingssysteem te ondersteunen. Nog beter zijn de gevallen waarin de computer met een dubbele licentie wordt geleverd en het oudere besturingssysteem kan worden gebruikt totdat het migratieproces gereed is, waarna het nieuwere besturingssysteem kan worden geïnstalleerd zonder enige aanvullende licentiekosten.

Uiteraard moeten we bij elk computeraankoopplan ook rekening houden met de basisfuncties. Voor de meeste bedrijven zijn er zeer weinig belangrijke functies voor een desktopmodel. Vrijwel elk desktopapparaat zal vanuit puur functioneel oogpunt volstaan. Af en toe zijn speciale functies zoals Intel AMT vereist, maar dit komt vrij zelden voor en minder vaak in kleinere kantoren. Laptops hebben vaak enkele aanvullende functies die van belang zijn, zoals draadloze verbindingstechnologieën, de beschikbaarheid van docking stations en poortuitbreidingen, formaat, gewicht, enzovoort.

Zorgvuldige planning voor deze functies kan een grote impact hebben op een kantooromgeving. Het aanschaffen van tien laptops met dure 802.11n-draadloze technologie kan bijvoorbeeld een geweldige manier zijn om de draadloze productiviteit te verbeteren, maar het kan allemaal waardeloos zijn als u per ongeluk één goedkope laptop koopt die alleen 802.11b heeft, waardoor uw draadloze systeem zichzelf degradeert om de kleinste gemene deler in uw omgeving te ondersteunen. Of het aanschaffen van al uw apparatuur met GigE-verbindingen, om vervolgens te ontdekken dat er geen budget is voor een GigE-switch of bekabeling.

Een andere belangrijke factor om in overweging te nemen bij het plannen van uw aankoopbeslissingen, die uitsluitend van toepassing is op desktops, is de vormfactor. De meeste grote leveranciers bieden commerciële producten in een van drie basisformaten. Het grootste formaat is de “mini-tower”, de vormfactor waarmee de meesten van ons tegenwoordig het meest vertrouwd zijn. Deze vormfactor ziet er het beste uit wanneer hij “rechtop” staat en is, zoals de naam al doet vermoeden, een kleine toren. Hij kan expansiekaarten van volledig formaat opnemen, wat een belangrijke overweging kan zijn, afhankelijk van wat uw gebruikers met hun desktopcomputers gaan doen. Mini-towers kunnen vaak twee of meer harde schijven bevatten.

De middelgrote vormfactor staat over het algemeen bekend als “small form factor”, SFF of “desktop form factor”. Dit zijn de meer traditionele computers in desktopstijl die we vooral in kantooromgevingen zien en minder vaak thuis. Deze vormfactor is ongeveer even groot als de mini-tower, maar is “dunner”, waardoor hij het beste werkt wanneer hij plat op het bureau ligt. Dit maakt hem zeer stabiel en vaak werkt hij uitstekend als standaard waarop u uw monitor kunt plaatsen. Dit formaat past ook goed onder bureaus, vooral wanneer het aan de onderkant van het bureau wordt gemonteerd. Veel SFF-modellen zijn ook ontworpen om gemakkelijk te stapelen, zodat ze op een bureau kunnen worden gestapeld wanneer dat nodig is. Ik gebruik ze zelf vaak op deze manier, aangezien ik meerdere desktops tegelijk gebruik en ze achter mijn monitorarray heb gestapeld. Small-form-factor-desktops kunnen over het algemeen alleen expansiekaarten van “halve hoogte” opnemen, wat hun opties aanzienlijk beperkt, hoewel het niet erg gebruikelijk is dat bedrijven hun desktops op deze manier moeten uitbreiden. Small-form-factor-desktops kunnen vaak maximaal twee harde schijven bevatten, hoewel het ook vrij gebruikelijk is dat er slechts één schijf in past. Veel leveranciers bieden standaards waarmee SFF-desktops op hun zijkant kunnen staan. Speciale standaards zijn nodig omdat ze over het algemeen via hun zijkanten ventileren en niet rechtstreeks op die zijkanten kunnen worden geplaatst.

De minst gebruikelijke en kleinste is de Ultra Small-desktop. De meeste commerciële leveranciers maken slechts een paar speciale modellen met grote oplagen in deze kleinste vormfactor, vanwege de hogere kosten en het gebrek aan populariteit. Om het formaat van deze apparaten klein te houden, hebben ze vaak slechts één expansiesleuf, ontberen ze veel standaardpoorten en kunnen ze vanwege problemen met warmteafvoer alleen processoren aan die trager zijn dan standaard. Het is niet ongebruikelijk dat ze minder mogelijkheden voor geheugenuitbreiding hebben dan hun grotere broers en zussen. Deze machines worden zeer vaak onder bureaus gemonteerd omdat ze zo klein zijn. Ze zijn zeer eenvoudig te beheren voor bedrijven die hun computers regelmatig moeten verplaatsen. IT-medewerkers kunnen ze gemakkelijk van bureau naar bureau dragen, en het vervoeren van meerdere exemplaren per auto is geen probleem.

Beelduitvoer is een andere belangrijke overweging bij het kiezen van desktops en laptops. Het wordt steeds gebruikelijker dat kantoormedewerkers meerdere monitoren hebben, en niet alle computers zijn hierop voorbereid. Veel commerciële machines ondersteunen standaard twee monitoren, maar veel vereisen speciale expansiekaarten om dit aan te kunnen. Het plannen om computers aan te schaffen die deze mogelijkheid van nature bieden, of het plannen om uitbreidingen toe te voegen, moet vanaf het begin van het aankoopproject in overweging worden genomen. Laptops hebben vaak de ingebouwde mogelijkheid om een monitor toe te voegen, hetzij aan de laptop zelf, hetzij in ieder geval aan een docking station. Dit kan laptopgebruikers veel productiever maken wanneer ze aan hun bureau zitten. Veel bedrijven kiezen ervoor om simpelweg high-end grafische kaarten toe te voegen aan hun desktopapparaten die meerdere monitoren ondersteunen, naast het bieden van meer GPU-kracht aan hun gebruikers. Dit kan een goede optie zijn, maar kan gemakkelijk wel vijfentwintig procent toevoegen aan de kosten van de hardware en moet daarom zorgvuldig worden overwogen. Gangbare configuraties die geschikt zijn voor zakelijke machines liggen vaak rond de tien procent van de oorspronkelijke hardwarekosten.

Zoals u kunt zien, zijn er veel factoren die in overweging moeten worden genomen bij de aanschaf van een desktop of laptop, en in deze bespreking zijn we nog niet eens begonnen met het bespreken van de factoren die iedereen onder normale omstandigheden bespreekt, zoals kosten, beschikbaarheid, prestaties, enzovoort. Het punt hier is dat zorgvuldige planning moet worden toegepast en dat dit geen puur emotionele of financiële beslissing mag zijn, maar dat de medewerkers die deze apparaten zullen ondersteunen en beheren erbij betrokken moeten worden, aangezien zij over een groot aantal belangrijke inzichten in dit proces binnen uw omgeving beschikken. Zorg ervoor dat uw IT-strateeg, of dit nu een IT-manager of uw desktopondersteuningstechnicus is, de sleutelrol in dit proces speelt.