Compra de equipos de escritorio y portátiles

La primera regla en cualquier situación de compra es, por supuesto, planificar. La compra de equipos de escritorio y portátiles no es diferente. Un buen plan es el primer paso hacia un buen gasto cuando se trata de las necesidades de computadoras personales de su pequeña empresa. Este plan debería, evidentemente, elaborarse en conjunto con su departamento o gerente de TI, quien aportará información valiosa no solo sobre las características que puedan necesitarse, sino también información importante sobre la preparación del personal de TI para dar soporte a modelos y características específicos.

El primer consejo que generalmente doy a las pequeñas empresas que buscan comprar nuevas computadoras es que no se vuelvan fanáticas de un proveedor en particular. Hay muchos buenos proveedores. Yo, como todos los profesionales de TI, tiendo a estar bastante sesgado hacia un proveedor por encima de todos los demás y tengo algunos proveedores que me disgustan de manera específica. No mencionaré a ninguno de ellos por su nombre aquí. Pero casi cualquier persona con quien hable buscando consejo de compra será casi religiosamente fanática de una marca sobre otra. En realidad, todos los actores serios fabrican equipos muy buenos y cualquiera de ellos puede satisfacer muy bien sus necesidades. Sus actores clave en el espacio de equipos de escritorio y portátiles incluyen a Lenovo, Dell, Acer, Toshiba, Hewlett-Packard y Fujitsu. Apple, por supuesto, también es un proveedor importante, pero rara vez, o nunca, se compra en competencia con otros proveedores. El hardware de Apple se compra para ejecutar Mac OSX. Rara vez se toma una decisión de compra relacionada con Apple que no se haga simplemente por la necesidad de compatibilidad con el sistema operativo, así que no tiene sentido incluirlos aquí.

Todos estos proveedores fabrican excelentes productos, así que no se preocupe si su proveedor preferido no resulta elegido al final. Hay otras consideraciones, más importantes, que exigen su atención. La elección del proveedor que satisfará sus necesidades probablemente estará determinada por factores que a menudo se pasan por alto. A continuación, algunos factores que debería considerar al elegir su proveedor:

• ¿Qué proveedor puede ofrecer un suministro “integral” de todas sus necesidades de equipos de escritorio, portátiles, netbooks y servidores? Trabajar con un único proveedor suele ser preferible a trabajar con varios cuando se puede evitar. Esto deja a Dell y Hewlett-Packard como sus verdaderos “destacados” simplemente por sus amplios e impresionantes portafolios.
• ¿A los productos de qué proveedor puede dar mejor soporte su departamento de TI o su proveedor de servicios de TI? Si su proveedor de TI tiene gran experiencia con ciertas marcas y modelos, estos pueden presentar una ventaja que no conviene pasar por alto, porque su personal de TI ya estará preparado para los “imprevistos” ocultos, las fallas comunes, las tácticas de reparación, la documentación, los problemas de controladores, etc.
• ¿Qué modelos admiten los sistemas operativos que está utilizando hoy y cualquiera que espere que pueda utilizar durante la vida útil del producto?
• ¿Qué modelos tienen características que, por sí mismas, son importantes para su empresa, como el tipo de procesador, el consumo de energía, las opciones de red o las funciones de gestión como Intel ATM?
• ¿Qué productos ofrecen la garantía con la que se siente más cómodo? Generalmente recomiendo adquirir unidades que vengan con una garantía estándar de tres años, ya que esto cubre, de forma predeterminada, la mayor parte de la vida útil del hardware.

El segundo consejo que doy a las pequeñas empresas al comienzo de su proceso de compra es que se aseguren de tratar únicamente con productos comerciales. Eso significa evitar a toda costa los productos de gama de consumo. Hay muchas razones por las que el equipo de gama comercial es importante para su empresa y solo tocaré algunos de los puntos destacados. Debo señalar que también doy este consejo a las personas que buscan comprar computadoras para uso doméstico exactamente por las mismas razones. En general, los fabricantes de computadoras fabrican equipos de gama de consumo para un público menos exigente, y nunca conviene hacer funcionar su empresa con algo diseñado en torno a un menor grado de exigencia cuando tiene la opción.

• Las empresas ponen en juego su reputación con sus productos comerciales, no con los de consumo. La mayor parte de las ventas va a las empresas y aquí es donde está el verdadero dinero. Las grandes compañías no rechazan grandes pedidos por quejas de usuarios domésticos, por lo que solo los problemas con los productos comerciales influyen en las decisiones de compra corporativas.
• Los productos comerciales a menudo se compran en grandes cantidades a través de gerentes de compras individuales con un gran control sobre el éxito de ese modelo en particular. Los proveedores tienen mucho en juego con cada pedido y trabajan arduamente para asegurarse de que el equipo sea fiable y consistente. El equipo de consumo se vende de forma individual, por lo que los proveedores no tienen ninguna razón para buscar la consistencia y, en lugar de hacer sistemas fiables, les resulta más fácil reemplazarlos rápidamente cuando fallan. Así que las piezas de consumo son más baratas y tienen menos pruebas.
• Los productos comerciales se producen en menos configuraciones, más útiles, y en mayor cantidad. Esto significa que cada modelo recibe un alto grado de escrutinio y pruebas tanto por parte del proveedor como de departamentos de TI altamente cualificados. Los productos de consumo reciben un menor grado de diligencia interna y son comprados en su mayoría por usuarios domésticos promedio que no aportan un gran grado de retroalimentación técnica detallada al proveedor ni a la comunidad.
• Los compradores corporativos exigen que sus sistemas sean reparables y modificables en campo utilizando piezas estándar. Esto hace que los sistemas comerciales sean, casi siempre, extremadamente fáciles de reparar y actualizar. El equipo de consumo suele ser muy propietario y fabricado con piezas no estándar, lo que hace que los procesos de reparación y actualización sean menos fiables. Esto ha disminuido en los últimos años, pero sigue siendo frecuente.
• Los proveedores de software, como Microsoft o Red Hat, tienen un interés mucho mayor en asegurarse de que las máquinas corporativas estén bien probadas y soportadas desde la perspectiva de los controladores. Dar soporte a hardware que solo puede existir en relativamente pocas máquinas de consumo es de menor importancia.
• El hardware comercial casi siempre lo fabrica directamente el proveedor o bajo contrato con ese proveedor con estricta supervisión. Los sistemas de consumo a menudo los fabrican terceros, a veces sin interacción alguna del proveedor, y luego simplemente se etiquetan con la marca del proveedor y se venden como si el proveedor los hubiera fabricado él mismo. A menudo esto da como resultado documentación del sistema y controladores disponibles únicamente en sitios web alojados en Taiwán con poco o ningún soporte en inglés (lo cual es importante para mis lectores que solo reciben SMB IT Journal en inglés).
• El soporte de garantía para sistemas comerciales suele ser muy superior al soporte de garantía para sistemas de consumo. Los proveedores a menudo envían piezas al día siguiente y permiten reparaciones en campo a petición del usuario final. Los sistemas de consumo a menudo deben enviarse de vuelta al proveedor y se devuelven semanas después, habiendo sido borrados por completo mientras estaban en reparación.
• El soporte telefónico para el equipo de consumo suele implicar centros de llamadas en el extranjero con personal que no trabaja para el proveedor en cuestión. El soporte telefónico comercial, aunque a menudo también se externaliza al extranjero, suele estar a cargo del personal interno del proveedor con acceso directo a los recursos internos cuando es necesario.
• La mayoría de los proveedores tienen empresas asociadas locales disponibles para ayudar a su empresa a trabajar con su equipo comercial, modificarlo y adquirirlo. El equipo de consumo a menudo está disponible únicamente a través de la web o de grandes cadenas de electrónica de consumo. Un canal está diseñado para usuarios empresariales y otro claramente no lo está. El acceso a socios locales puede ser una gran ventaja cuando necesita reparaciones en garantía pero no se atreve a enviar su equipo lejos, o cuando necesita cualquier cantidad de servicios personalizados.
• El hardware comercial generalmente se entrega con copias de Microsoft Windows con licencia OEM (fabricante de equipo original) en configuraciones “empresariales” (es decir, Windows Vista Business o Windows XP Pro) que son apropiadas para uso empresarial, mientras que el hardware de consumo casi siempre viene con ediciones “domésticas” de los mismos sistemas operativos, que no son apropiadas para uso empresarial. He conocido a muchas empresas que compran por error equipo de consumo y luego tienen que pagar el precio completo de una licencia de Windows apropiada después de haber creído que estaban ahorrando dinero.
• El hardware comercial rara vez es más caro que el equipo de consumo en más de un quince por ciento y, a menudo, tiene un precio comparable y, en ocasiones, es menos costoso. El precio es un factor bastante secundario cuando se comparan otras características una al lado de la otra.
• El hardware comercial generalmente se construye sobre chipsets muy superiores y con tecnologías más fiables, mientras que el equipo de consumo a menudo viene con características “llamativas” diseñadas para atraer a usuarios que buscan utilizar este hardware con fines de entretenimiento. En pruebas de velocidad, el equipo comercial de los principales proveedores tiende a superar al equipo de consumo de los mismos proveedores cuando todas las demás especificaciones son iguales. Hay muchas facetas en la construcción de sistemas informáticos que no se mencionan “en la caja” y este es un punto donde el equipo de gama de consumo puede escatimar, porque el proceso de compra no toma estas cosas en consideración.
• Los productos comerciales generalmente cuentan con excelente documentación en línea, mientras que al equipo de consumo a menudo le falta bastante en esta área, de forma bastante drástica.
• El hardware comercial a menudo tiene garantía por períodos de tiempo mucho más largos que el equipo de consumo y generalmente dura muchas veces más que su período de garantía sin incidentes. No es raro que los equipos de escritorio comerciales sigan en uso después de más de diez años.
• El hardware comercial suele ser menos ruidoso que el equipo de consumo. Las buenas computadoras comerciales a menudo son casi silenciosas.
• Los productos comerciales lucen profesionales y uniformes cuando personas externas, o incluso empleados, ingresan a sus oficinas. El equipo de consumo da la impresión de que la gente ha estado trayendo computadoras de casa para usarlas en el trabajo y puede dar una mala impresión a sus clientes e incluso a sus propios empleados.

Al comprar sus nuevas computadoras, tenga en cuenta la importancia de la uniformidad. Su personal de TI, especialmente si es solo una o dos personas, pero incluso si tiene un gran equipo, agradecerá la oportunidad de llegar a conocer el hardware al que dan soporte. Esto puede contribuir en gran medida a reducir los problemas de soporte y el tiempo de inactividad. Es muy reconfortante saber que cuando un técnico de escritorio llega a su puesto para arreglar su computadora, conoce cada tornillo, puerto, cable y pieza de esa computadora por dentro y por fuera, y que puede desarmarla y volver a armarla sin pensarlo dos veces.

Esta familiaridad con el hardware también significa que las actualizaciones se gestionan mucho mejor. Si cada máquina es única en su entorno y usted decide actualizar todas las máquinas para duplicar su memoria (RAM), puede que se lleve una sorpresa tras otra a medida que sus técnicos de escritorio abran las máquinas y descubran que tienen distintos tipos de memoria, configuraciones diferentes y límites diferentes entre sí. Cada máquina será una nueva sorpresa por sí misma. Si todas las máquinas fueran iguales, los técnicos ya sabrían que la configuración actual era de dos módulos de un gigabyte cada uno y que había dos ranuras libres que podían acomodar un total de cuatro gigabytes más, pero que los módulos existentes debían trasladarse a las ranuras vacías antes de colocar la nueva memoria en las ranuras actualmente en uso. Las actualizaciones sencillas que son casi automáticas en un entorno uniforme pueden convertirse en una pesadilla de mantenimiento cuando el equipo varía drásticamente.

Otra consideración importante para la compra de equipos de escritorio y portátiles es la del sistema operativo. Las pequeñas empresas, a diferencia de las grandes corporaciones que obtienen sus sistemas operativos mediante licencias por volumen masivo con Microsoft, generalmente obtienen sus licencias de software a través de las copias OEM que se incluyen con sus compras. Las pequeñas empresas también pueden optar por trabajar con un programa de licencias por volumen, pero esto generalmente añade un costo adicional que solo tiene sentido a la gran escala de las grandes corporaciones. Por ello, las pequeñas empresas deben ser muy conscientes de la licencia de software incluida con el equipo de escritorio y comprar en consecuencia. El costo de cambiar el sistema operativo de una computadora recién comprada, en caso de que se haya adquirido el sistema operativo equivocado con el sistema, puede ascender fácilmente a un cincuenta por ciento más del costo de la computadora original. Un error bastante significativo de cometer.

Además de considerar el sistema operativo que viene con la computadora, también debemos considerar si cambiaremos de sistema operativo durante la vida útil de la computadora. Si este es el caso, debemos asegurarnos de que la computadora pueda acomodar los cambios en el futuro. A menudo esto es un juego de adivinanzas y no puede determinarse de antemano, pero no siempre es así. Actualmente es muy común comprar computadoras para ejecutar Windows XP con la intención de, eventualmente, o al menos potencialmente, migrar a Windows Vista. Muchas máquinas comerciales actuales se entregan con ambos sistemas operativos como opciones. Es muy fácil para una empresa de hoy comprar una máquina certificada para ejecutar cualquiera de los dos sistemas operativos, de modo que la empresa pueda actualizar cuando esté lista sin necesidad de comprar nuevo hardware para dar soporte al nuevo sistema operativo. Aún mejor son los casos en que la computadora viene con licencia dual y se puede utilizar el sistema operativo más antiguo hasta el momento en que el proceso de migración esté listo, y entonces se puede instalar el sistema operativo más nuevo sin ningún costo de licencia adicional.

Por supuesto, con cualquier plan de compra de computadoras también debemos considerar las características básicas. Para la mayoría de las empresas hay muy pocas características importantes en un modelo de escritorio. Casi cualquier unidad de escritorio será suficiente desde una perspectiva de características puras. Ocasionalmente se requieren características especiales como Intel AMT, pero esto es bastante poco común y menos común en oficinas más pequeñas. Los portátiles a menudo tienen algunas características adicionales de interés, como tecnologías de conexión inalámbrica, disponibilidad de estaciones de acoplamiento y extensores de puertos, tamaño, peso, etc.

La planificación cuidadosa de estas características puede tener un gran impacto en el entorno de una oficina. Por ejemplo, comprar diez portátiles con costosa tecnología inalámbrica 802.11n podría ser una excelente manera de mejorar la productividad inalámbrica, pero todo podría resultar inútil si accidentalmente compra un portátil económico que solo tenga 802.11b, haciendo que su sistema inalámbrico se degrade a sí mismo para dar soporte al mínimo común denominador de su entorno. O comprar todo su equipo con conexiones GigE solo para descubrir que no hay presupuesto para un switch o cableado GigE.

Otro factor importante a considerar al planificar sus decisiones de compra que se aplica exclusivamente a los equipos de escritorio es el factor de forma. La mayoría de los proveedores importantes ofrecen productos comerciales en uno de tres tamaños básicos. El tamaño más grande es la “minitorre”, que es el factor de forma con el que la mayoría de nosotros estamos más familiarizados hoy en día. Este factor de forma luce mejor en posición “vertical” y es, como su nombre indica, una pequeña torre. Es capaz de aceptar tarjetas de expansión de tamaño completo, lo que puede ser una consideración importante según lo que sus usuarios vayan a hacer con sus computadoras de escritorio. A menudo las minitorres pueden acomodar dos o más discos duros.

El factor de forma mediano se conoce generalmente como “factor de forma pequeño”, SFF o “factor de forma de escritorio”. Este es el estilo de computadora de escritorio más tradicional que vemos principalmente en entornos de oficina y con menos frecuencia en el hogar. Este factor de forma tiene aproximadamente el mismo tamaño que la minitorre, pero es “más delgado”, lo que hace que funcione mejor cuando se coloca horizontalmente sobre el escritorio. Esto lo hace muy estable y, a menudo, funciona muy bien como base sobre la cual colocar el monitor. Este tamaño también encaja bien debajo de los escritorios, especialmente cuando se monta en la cara inferior del escritorio. Muchos modelos SFF también están diseñados para apilarse fácilmente, de modo que puedan apilarse sobre un escritorio cuando sea necesario. A menudo los uso de esta manera yo mismo, ya que utilizo varios equipos de escritorio a la vez y los tengo apilados detrás de mi conjunto de monitores. Los equipos de escritorio de factor de forma pequeño generalmente solo pueden aceptar tarjetas de expansión de “media altura”, lo que limita significativamente sus opciones, aunque no es muy común que las empresas necesiten expandir sus equipos de escritorio de esta manera. Los equipos de escritorio de factor de forma pequeño a menudo pueden acomodar hasta dos discos duros, aunque el hecho de poder alojar un solo disco también es bastante común. Muchos proveedores ofrecen soportes que permiten que los equipos de escritorio SFF se coloquen de lado. Se necesitan soportes especiales porque generalmente ventilan por sus laterales y no pueden apoyarse directamente sobre ellos.

El menos común y más pequeño es el equipo de escritorio Ultra Pequeño. La mayoría de los proveedores comerciales solo fabrican algunos modelos especiales de gran volumen en este factor de forma más pequeño debido a su mayor costo y su falta de popularidad. A menudo, para mantener el tamaño reducido en estas unidades, tienen una sola ranura de expansión, carecen de muchos puertos estándar y solo pueden manejar procesadores más lentos que los estándar debido a problemas de disipación de calor. No es raro que tengan menos opciones de crecimiento de memoria que sus hermanos más grandes. Estas máquinas se montan muy comúnmente debajo de los escritorios, ya que son muy pequeñas. Son muy fáciles de gestionar para las empresas que regularmente necesitan trasladar sus computadoras de un lugar a otro. El personal de TI puede transportarlas fácilmente de un escritorio a otro y trasladar varias en automóvil no representa ningún problema.

La salida de pantalla es otra consideración importante al elegir equipos de escritorio y portátiles. Cada vez es más común que los trabajadores de oficina tengan múltiples monitores y no todas las computadoras están preparadas para manejar esto. Muchas máquinas comerciales admiten monitores duales de fábrica, pero muchas requieren tarjetas de expansión especiales para manejar esto. Planificar la compra de computadoras que ofrezcan esta capacidad de forma nativa o planificar añadir expansiones debería considerarse desde el inicio del proyecto de compra. Los portátiles a menudo tienen la capacidad de añadir un monitor integrada, ya sea en el portátil mismo o, al menos, en una estación de acoplamiento. Esto puede hacer que los usuarios de portátiles sean mucho más productivos cuando están sentados en sus escritorios. Muchas empresas optan simplemente por añadir tarjetas gráficas de gama alta a sus unidades de escritorio que admiten múltiples monitores además de proporcionar mayor potencia de GPU a sus usuarios. Esta puede ser una buena opción, pero puede añadir fácilmente hasta un veinticinco por ciento al costo del hardware, por lo que debería considerarse cuidadosamente. Las configuraciones comunes apropiadas para máquinas empresariales a menudo rondarán el diez por ciento del costo inicial del hardware.

Como puede ver, hay muchos factores que deberían considerarse al realizar una compra de equipos de escritorio o portátiles y, en esta discusión, ni siquiera hemos comenzado a tratar aquellos factores que todos discuten en circunstancias normales, como el costo, la disponibilidad, el rendimiento, etc. El punto aquí es que debe emplearse una planificación cuidadosa y no debería ser una decisión puramente emocional o financiera, sino que debería involucrar al personal que dará soporte y gestionará estos dispositivos, ya que tendrá una gran cantidad de información importante sobre este proceso en su entorno. Asegúrese de que su estratega de TI, ya sea un gerente de TI o su técnico de soporte de escritorio, desempeñe el papel clave en este proceso.