Inköp av stationära och bärbara datorer

Den första regeln för varje inköpssituation är förstås att planera. Inköp av stationära och bärbara datorer är inget undantag. En bra plan är det första steget mot kloka utgifter när det gäller ditt småföretags behov av persondatorer. Denna plan bör, ganska uppenbart, utformas tillsammans med din IT-avdelning eller IT-chef som inte bara kommer att ha värdefulla synpunkter på funktioner som kan behövas utan också viktig information om IT-personalens beredskap att stödja specifika modeller och funktioner.

Det första rådet som jag i allmänhet ger till småföretag som vill köpa nya datorer är att inte bli religiös kring vilken leverantör man ska välja. Det finns många bra leverantörer. Jag, liksom alla IT-proffs, tenderar att vara ganska partisk till förmån för en leverantör framför alla andra och har ett fåtal leverantörer som jag specifikt ogillar. Jag ska inte nämna någon av dem vid namn här. Men de allra flesta du talar med när du söker inköpsråd kommer att vara närmast religiöst hängivna ett varumärke framför ett annat. I verkligheten tillverkar alla de seriösa aktörerna mycket bra utrustning och du kan få dina behov tillgodosedda mycket väl av vilken som helst av dem. Dina viktigaste aktörer inom området stationära och bärbara datorer inkluderar Lenovo, Dell, Acer, Toshiba, Hewlett-Packard och Fujitsu. Apple är förstås också en viktig leverantör men köps sällan, om någonsin, i konkurrens med andra leverantörer. Apples hårdvara köps in för att köra Mac OSX. Det fattas sällan ett köpbeslut som involverar Apple som inte fattas enbart utifrån nödvändigheten av operativsystemsstöd, så det finns ingen anledning att inkludera dem här.

Alla dessa leverantörer tillverkar utmärkta produkter, så oroa dig inte om din favoritleverantör inte blir vald i slutändan. Det finns andra, viktigare överväganden som kräver din uppmärksamhet. Valet av leverantör som ska tillgodose dina behov kommer sannolikt att avgöras av faktorer som ofta förbises. Här är några faktorer som du bör överväga när du väljer leverantör:

• Vilken leverantör kan tillhandahålla en “holistisk” försörjning av alla dina behov av stationära datorer, bärbara datorer, netbooks och servrar? Att arbeta med en enda leverantör är ofta att föredra framför att arbeta med flera när det kan undvikas. Detta gör Dell och Hewlett-Packard till dina verkliga “utmärkare” helt enkelt på grund av deras breda och imponerande produktportföljer.
• Vilken leverantörs produkter kan bäst stödjas av din IT-avdelning eller din IT-tjänsteleverantör? Om din IT-leverantör har stor expertis kring vissa fabrikat och modeller kan dessa innebära en fördel som inte bör förbises, eftersom din IT-personal redan kommer att vara förberedd på dolda “fallgropar”, vanliga fel, reparationstaktik, dokumentation, drivrutinsproblem osv.
• Vilka modeller stöder operativsystem som du använder idag och eventuella som du förväntar dig att du kanske kommer att använda under produktens livslängd?
• Vilka modeller har funktioner som i sig själva är viktiga för din verksamhet, såsom typ av processor, strömförbrukning, nätverksalternativ eller hanteringsfunktioner som Intel ATM?
• Vilka produkter ger den garanti som gör dig mest bekväm? Jag rekommenderar i allmänhet att skaffa enheter som levereras med en standardgaranti på tre år eftersom denna som standard täcker större delen av hårdvarans livslängd.

Det andra rådet som jag ger till småföretag i början av deras inköpsprocess är att se till att enbart befatta sig med kommersiella produkter. Det innebär att till varje pris undvika produkter av konsumentklass. Det finns många skäl till varför utrustning av kommersiell klass är viktig för din verksamhet och jag ska bara beröra några av de viktigaste punkterna. Jag bör påpeka att jag även ger detta råd till privatpersoner som vill köpa datorer för hemmabruk av exakt samma skäl. Generellt sett tillverkar datortillverkare utrustning av konsumentklass för en mindre kräsen publik och du vill aldrig driva din verksamhet på något som är utformat utifrån en lägre grad av kräsenhet när du har möjlighet att göra annorlunda.

• Företag sätter sitt rykte på spel för sina kommersiella produkter, inte sina konsumentprodukter. Huvuddelen av försäljningen går till företag och det är här de verkliga pengarna finns. Stora företag tackar inte nej till stora beställningar på grund av klagomål från hemmaanvändare, och därför är det bara problem med kommersiella produkter som påverkar företagens köpbeslut.
• Kommersiella produkter köps ofta in i stora kvantiteter till enskilda inköpschefer med stort inflytande över just den modellens framgång. Leverantörer har mycket på spel med varje beställning och arbetar hårt för att se till att utrustningen är tillförlitlig och konsekvent. Konsumentutrustning säljs på individuell basis och därför har leverantörer ingen anledning att eftersträva konsekvens, och i stället för att göra systemen tillförlitliga är det enklare för dem att snabbt byta ut dem när de går sönder. Så konsumentdelar är billigare och har mindre testning.
• Kommersiella produkter tillverkas i färre, mer användbara konfigurationer i större kvantitet. Detta innebär att varje modell granskas och testas i hög grad både av leverantören och av högkvalificerade IT-avdelningar. Konsumentprodukter får en lägre grad av intern noggrannhet och köps mestadels av genomsnittliga hemmaanvändare som inte ger någon större grad av detaljerad teknisk återkoppling till leverantören och till gemenskapen.
• Företagsköpare kräver att deras system ska kunna repareras och modifieras på plats med hjälp av standarddelar. Detta gör att kommersiella system nästan alltid är extremt enkla att reparera och uppgradera. Konsumentutrustning är ofta starkt proprietär och tillverkad med icke-standardiserade delar, vilket gör reparations- och uppgraderingsprocesserna mindre tillförlitliga. Detta har minskat under senare år men är fortfarande utbrett.
• Programvaruleverantörer, som Microsoft eller Red Hat, har ett mycket större intresse av att se till att företagsmaskiner är väl testade och stödda ur ett drivrutinsperspektiv. Att stödja hårdvara som kanske bara finns i relativt få konsumentmaskiner är av mindre betydelse.
• Kommersiell hårdvara tillverkas nästan alltid direkt av leverantören eller på uppdrag av den leverantören under noggrann övervakning. Konsumentsystem tillverkas ofta av tredje part, ibland utan någon leverantörsinteraktion, och förses sedan helt enkelt med leverantörens varumärke och säljs som om leverantören hade tillverkat det själv. Ofta resulterar detta i systemdokumentation och drivrutiner som endast finns tillgängliga från webbplatser i Taiwan med liten eller ingen support på engelska (vilket är viktigt för mina läsare som bara får SMB IT Journal på engelska.)
• Garantisupport för kommersiella system är generellt sett vida överlägsen garantisupporten för konsumentsystem. Leverantörer skickar ofta delar med expressleverans över natten och tillåter reparationer på plats på slutanvändarens begäran. Konsumentsystem måste ofta skickas tillbaka till leverantören och skickas tillbaka veckor senare efter att ha blivit rensade rena under tiden de varit inne för reparation.
• Telefonsupport för konsumentutrustning involverar vanligtvis utlokaliserade callcenter med personal som inte arbetar för leverantören i fråga. Kommersiell telefonsupport, även om den fortfarande ofta är utlokaliserad, hanteras vanligtvis av leverantörens egen personal med direkt tillgång till interna resurser vid behov.
• De flesta leverantörer har lokala partnerföretag som finns tillgängliga för att hjälpa din verksamhet att arbeta med, modifiera och anskaffa deras kommersiella utrustning. Konsumentutrustning finns ofta tillgänglig endast via webben eller från stora kedjor för hemelektronik. Den ena kanalen är utformad för företagsanvändare och den andra är det uppenbart inte. Tillgång till lokala partner kan vara en stor fördel när du behöver garantireparationer men inte vågar skicka iväg din utrustning eller när du behöver olika typer av specialanpassade tjänster.
• Kommersiell hårdvara levereras generellt med OEM-licensierade (original equipment manufacturer) exemplar av Microsoft Windows i “business”-konfigurationer (dvs. Windows Vista Business eller Windows XP Pro) som är lämpliga för företag att använda, medan konsumenthårdvara nästan alltid kommer med “home”-utgåvor av samma operativsystem som inte är lämpliga för affärsbruk. Jag har vetat om många företag som av misstag köpt konsumentutrustning och sedan tvingats betala fullt pris för en lämplig Windows-licens efter att ha trott att de sparade pengar.
• Kommersiell hårdvara är sällan dyrare än konsumentutrustning med mer än femton procent och är ofta jämförbar i pris och ibland billigare. Pris är en ganska marginell faktor när andra funktioner jämförs sida vid sida.
• Kommersiell hårdvara är generellt byggd på vida överlägsna kretsuppsättningar och med mer tillförlitlig teknik, medan konsumentutrustning ofta kommer med “flashiga” funktioner utformade för att locka användare som vill använda denna hårdvara för underhållningsändamål. I hastighetstester tenderar kommersiell utrustning från stora leverantörer att prestera bättre än konsumentutrustning från samma leverantörer när alla andra specifikationer är desamma. Det finns många aspekter av att bygga datorsystem som inte nämns “på kartongen” och detta är ett område där utrustning av konsumentklass kan snåla eftersom inköpsprocessen inte tar dessa saker i beaktande.
• Kommersiella produkter har generellt utmärkt onlinedokumentation medan konsumentutrustning ofta brister ganska dramatiskt på detta område.
• Kommersiell hårdvara har ofta garantier under betydligt längre tidsperioder än vad konsumentutrustning har och håller generellt många gånger längre än sin garantiperiod utan problem. Det är inte ovanligt att kommersiella stationära datorer fortfarande är i bruk efter mer än tio år.
• Kommersiell hårdvara är ofta mindre bullrig än konsumentutrustning. Bra kommersiella datorer är ofta nästan ljudlösa.
• Kommersiella produkter ser professionella och enhetliga ut när utomstående, eller till och med anställda, kommer in på dina kontor. Konsumentutrustning ger intrycket att folk har tagit med sig datorer hemifrån för att använda på jobbet och kan ge ett dåligt intryck på dina kunder och till och med på dina egna anställda.

När du köper dina nya datorer, ha vikten av enhetlighet i åtanke. Din IT-personal, särskilt om det bara är en eller två personer, men även om du har en stor personalstyrka, kommer att uppskatta möjligheten att lära känna den hårdvara som de stödjer. Detta kan göra mycket för att minska supportproblem och driftstopp. Det är mycket tryggt att veta att när en skrivbordstekniker anländer till ditt skrivbord för att laga din dator så känner de varje skruv, port, kabel och del av den datorn utan och innan och att de kan ta isär den och sätta ihop den igen utan att tveka.

Denna förtrogenhet med hårdvaran innebär att uppgraderingar också hanteras mycket bättre. Om varje maskin är unik i din miljö och du bestämmer dig för att uppgradera alla maskiner till att dubbla sitt minne (RAM) kan du få den ena överraskningen efter den andra när dina skrivbordstekniker öppnar maskinerna och upptäcker att de har olika typer av minne, olika konfigurationer och olika gränser jämfört med varandra. Varje maskin blir en ny överraskning för sig. Om alla maskiner vore likadana skulle teknikerna redan veta att den aktuella konfigurationen var två minnesstickor på en gigabyte vardera och att det fanns två lediga platser som kunde rymma totalt fyra gigabyte till, men att de befintliga stickorna måste flyttas till de tomma platserna innan det nya minnet sattes in i de för närvarande använda platserna. Enkla uppgraderingar som nästan är självklara i en enhetlig miljö kan bli en underhållsmardröm när utrustningen varierar dramatiskt.

Ett annat viktigt övervägande vid inköp av stationära och bärbara datorer är operativsystemet. Småföretag, till skillnad från storföretag som får sina operativsystem genom volymlicenser i stora mängder med Microsoft, får generellt sina programvarulicenser genom de OEM-exemplar som ingår i deras inköp. Småföretag kan också välja att arbeta med ett volymlicensieringsprogram men detta innebär generellt en extra kostnad som bara är vettig i storföretagens stora skala. På grund av detta måste småföretag vara mycket medvetna om den medföljande programvarulicensen för den stationära datorn och köpa därefter. Kostnaden för att byta operativsystem på en nyinköpt dator om fel operativsystem köpts in med systemet kan enkelt uppgå till femtio procent av den ursprungliga datorns kostnad. Ett ganska betydande misstag att göra.

Utöver att överväga det operativsystem som levereras med datorn bör vi också överväga om vi kommer att byta operativsystem under datorns livslängd. Om så är fallet måste vi se till att datorn kan hantera förändringarna i framtiden. Ofta är detta en gissningslek och kan inte avgöras på förhand, men så är inte alltid fallet. För närvarande är det mycket vanligt att köpa datorer för att köra Windows XP med avsikten att så småningom, eller åtminstone potentiellt, gå över till Windows Vista. Många kommersiella maskiner levereras idag med båda operativsystemen som alternativ. Det är mycket enkelt för ett företag idag att köpa en maskin som är certifierad att köra endera operativsystemet så att företaget kan uppgradera när de är redo utan att behöva köpa ny hårdvara för att stödja det nya operativsystemet. Ännu bättre är fall där datorn levereras med dubbla licenser och det äldre operativsystemet kan användas tills migreringsprocessen är redo, varefter det nyare operativsystemet kan installeras utan några ytterligare licenskostnader.

Med vilken datorinköpsplan som helst måste vi förstås också överväga grundläggande funktioner. För de flesta företag finns det väldigt få viktiga funktioner för en stationär modell. Nästan vilken stationär enhet som helst kommer att räcka ur ett rent funktionsperspektiv. Ibland krävs specialfunktioner som Intel AMT men detta är ganska ovanligt och mindre vanligt på mindre kontor. Bärbara datorer har ofta ett par ytterligare funktioner av intresse, såsom trådlös anslutningsteknik, tillgänglighet till dockningsstationer och portförlängare, storlek, vikt osv.

Noggrann planering av dessa funktioner kan ha stor inverkan på en kontorsmiljö. Att till exempel köpa tio bärbara datorer med dyr 802.11n-trådlösteknik kan vara ett utmärkt sätt att förbättra den trådlösa produktiviteten, men det kan bli helt värdelöst om du av misstag köper en billig bärbar dator som bara har 802.11b, vilket gör att ditt trådlösa system degraderar sig självt för att stödja den minsta gemensamma nämnaren i din miljö. Eller att köpa all din utrustning med GigE-anslutningar bara för att upptäcka att det inte finns någon budget för en GigE-switch eller kablage.

En annan viktig faktor att överväga vid planeringen av dina köpbeslut som uteslutande gäller stationära datorer är formfaktor. De flesta stora leverantörer tillhandahåller kommersiella produkter i en av tre grundläggande storlekar. Den största storleken är “mini-tornet” som är den formfaktor som de flesta av oss är mest bekanta med idag. Denna formfaktor ser bäst ut när den står “upprätt” och är, som det låter, ett litet torn. Den kan ta emot expansionskort i full storlek, vilket kan vara ett viktigt övervägande beroende på vad dina användare kommer att göra med sina stationära datorer. Ofta kan mini-torn rymma två eller fler hårddiskar.

Den medelstora formfaktorn är generellt känd som “small form factor”, SFF eller “desktop-formfaktor”. Detta är de mer traditionella datorerna i skrivbordsstil som vi mestadels ser i kontorsmiljöer och mer sällan hemma. Denna formfaktor är ungefär lika stor som mini-tornet men är “tunnare” vilket gör att den fungerar bäst liggande på skrivbordet. Detta gör den mycket stabil och ofta fungerar den mycket bra som ett ställ att placera din skärm på. Denna storlek får också bra plats under skrivbord, särskilt när den monteras på undersidan av skrivbordet. Många SFF-modeller är också utformade för att vara enkla att stapla så att de kan staplas på ett skrivbord vid behov. Jag använder ofta dem på detta sätt själv eftersom jag använder flera stationära datorer åt gången och har dem staplade bakom min skärmuppställning. Stationära datorer i small form factor kan generellt bara ta emot expansionskort i “halv höjd” vilket begränsar deras alternativ avsevärt, även om det inte är särskilt vanligt att företag behöver bygga ut sina stationära datorer på detta sätt. Stationära datorer i small form factor kan ofta rymma upp till två hårddiskar, även om det också är ganska vanligt att de bara får plats med en enda disk. Många leverantörer tillhandahåller ställ som gör att SFF-stationära datorer kan stå på högkant. Speciella ställ behövs eftersom de generellt har ventilation från sidorna och inte kan placeras direkt på dem.

Den minst vanliga och minsta är den ultrasmå stationära datorn. De flesta kommersiella leverantörer tillverkar endast ett fåtal speciella högvolymsmodeller i denna minsta formfaktor på grund av dess ökade kostnad och bristande popularitet. Ofta har dessa enheter, för att hålla storleken liten, bara en enda expansionsplats, saknar många standardportar och kan endast hantera processorer som är långsammare än standard på grund av problem med värmeavledning. Det är inte ovanligt att de har färre alternativ för minnesutökning än sina större syskon. Dessa maskiner monteras mycket ofta under skrivbord eftersom de är så små. De är mycket enkla att hantera för företag som regelbundet behöver flytta sina datorer omkring. IT-personal kan enkelt bära dem från skrivbord till skrivbord och att transportera flera med bil är inget problem.

Bildskärmsutgång är ett annat viktigt övervägande vid val av stationära och bärbara datorer. Det blir allt vanligare att kontorsarbetare har flera skärmar och inte alla datorer är förberedda för att hantera detta. Många kommersiella maskiner stöder dubbla skärmar direkt ur lådan men många kräver speciella expansionskort för att hantera detta. Att planera att köpa datorer som tillhandahåller denna kapacitet inbyggt eller att planera att lägga till expansioner bör övervägas redan från inköpsprojektets början. Bärbara datorer har ofta möjlighet att lägga till en skärm inbyggd antingen i själva den bärbara datorn eller åtminstone i en dockningsstation. Detta kan göra användare av bärbara datorer betydligt mer produktiva när de sitter vid sina skrivbord. Många företag väljer att helt enkelt lägga till avancerade grafikkort till sina stationära enheter som stöder flera skärmar utöver att ge ökad GPU-kraft till sina användare. Detta kan vara ett bra alternativ men kan enkelt lägga till så mycket som tjugofem procent till hårdvarukostnaden och bör därför övervägas noggrant. Vanliga konfigurationer som är lämpliga för företagsmaskiner ligger ofta på omkring tio procent av den initiala hårdvarukostnaden.

Som du kan se finns det många faktorer som bör övervägas när man gör ett inköp av en stationär eller bärbar dator, och i denna diskussion har vi inte ens börjat diskutera de faktorer som alla diskuterar under normala omständigheter, såsom kostnad, tillgänglighet, prestanda osv. Poängen här är att noggrann planering bör tillämpas och att det inte bör vara ett rent känslomässigt eller ekonomiskt beslut, utan bör involvera den personal som kommer att stödja och hantera dessa enheter eftersom de kommer att ha en stor mängd viktig insikt i denna process i din miljö. Se till att låta din IT-strateg, oavsett om det är en IT-chef eller din skrivbordssupporttekniker, spela huvudrollen i denna process.