Köpa skrivare till småföretag

Även om en del småföretag idag har lyckats avvänja sig från pappersvärlden är de allra flesta små och medelstora företag fortfarande, i någon utsträckning, bundna till sina skrivare och faxar oavsett hur hårt vi alla försöker att gå bort från dem. Alla inser kostnaden för att anskaffa skrivare, underhålla dem, nätverksansluta dem, hålla lager av bläck och toner osv. och ändå lyckas vi bara inte riktigt göra oss av med dem helt och hållet. Eftersom skrivare förblir en affärsmässig nödvändighet bör vi behandla dem som sådana och utforma en välplanerad utskriftsstrategi för vår verksamhet, oavsett om det gäller ett kontor med två användare och en enda skrivare eller flera kontor med dussintals skrivare eller fler. Varje verksamhet kommer att ha nytta av att planera innan de köper sina skrivare.

Ett av de största misstagen som jag har sett hända gång på gång är att småföretag bestämmer sig för att de behöver en skrivare och rusar iväg för att köpa en i den lokala butiken utan någon som helst planering, inklusive att de underlåter att avgöra om skrivaren som köps ens kommer att tillgodose det omedelbara behovet, för att inte tala om att passa in i en fortlöpande utskriftsstrategi. Skrivare är så vanliga, saknar nämnvärt synliga nya funktioner mellan generationer, är tillräckligt låga i kostnad och så lättillgängliga på konsumentmarknaden att det vilseleder företag och får dem att tro att vilken skrivare som helst som köps från hyllan kommer att tillgodose deras utskriftsbehov, men så är helt enkelt inte fallet.

Vårt första bekymmer vid skrivarinköp är att dimensionera våra skrivare på rätt sätt. Innan vi köper en skrivare måste vi bestämma vilken typ av utskriftsbelastning den kommer att behöva hantera under sin livstid. Många småföretag idag kommer, allteftersom papper börjar fasas ut, att finna att även en mycket liten skrivare ger mer än tillräcklig kapacitet för ett helt kontor. Om användare kan dela en enda skrivare kan utskriftskostnader sparas genom centraliserad utskrift. Det är långt billigare att underhålla en enda skrivare och att hålla lager av förbrukningsmaterial för en skrivare än för en skrivare på vars och ens enskilda skrivbord.

Om tillförlitlighet är ett bekymmer skulle du kunna placera två skrivare på kontoret som ska delas och låta hälften av personalen skriva ut till den ena skrivaren och den andra hälften till den andra, men ge alla behörighet till båda skrivarna så att alla, om en skulle gå sönder, förblir kapabla att skriva ut. Du skulle kunna ta tillfället i akt att placera skrivarna i olika delar av kontoret för att minska tiden det tar att gå till skrivaren för att hämta utskrivna sidor.

De flesta små kontor har inga problem med att dela en enda skrivare för de flesta utskriftsbehov, med en enda separat skrivare på skrivbordet hos den som sköter personaladministrationen för att möjliggöra “privat” utskrift för tillfällen då de data som kommer ut ur skrivaren inte får ses av vem som helst på kontoret. Den här typen av utskrift är dock ett av de områden där företaget enklast kan bli papperslöst och därför kanske detta inte är en faktor på ditt kontor.

Nu när vi överväger delade skrivare måste vi bekymra oss om att säkerställa att de skrivare som vi väljer har en driftcykel som klarar av utskriftsbehoven för hela kontoret. I många fall kommer vilken skrivare som helst att räcka för denna uppgift, men kontor som till exempel skriver ut kundfakturor under hela dagen kanske vill kliva upp till en något mer tålig modell utformad för det extra slitaget. Skrivare med större driftcykel använder ofta bläck- eller tonerförbrukningsmaterial till lägre kostnad som minskar utskriftskostnaden per sida som är högst med mindre skrivare till lägre kostnad. För ett kontor med mycket stora utskriftsbehov kan kostnadsbesparingarna med stora skrivare vara betydande bara i besparingen från förbrukningsmaterialet innan andra faktorer ens beaktas. Större skrivare rymmer generellt också mer papper, vilket minskar tiden som läggs på att fylla på skrivaren, och har ofta andra kostnadsbesparande funktioner såsom dubbelsidig utskrift och automatisk sortering.

Många företag behöver också ytterligare funktioner utöver ren utskrift, såsom faxning, skanning och kopiering. Dessa funktioner är naturliga utvidgningar av skrivaren och finns tillgängliga i kontorsmodeller av multifunktionsskrivare av allt-i-ett-typ. Ofta marknadsförs dock billiga allt-i-ett-modeller hårt mot småföretag i hopp om att dessa företag ska köpa på en impuls utan att undersöka driftcykler och kostnader för förbrukningsmaterial, eftersom dessa modeller ofta inkluderar ett utskriftselement som är billigt att anskaffa men dyrt att underhålla, paketerat med enheten. Generellt sett tjänar skrivartillverkare sina stora pengar på skrivarförbrukningsmaterial och nästan ingenting på själva skrivarna, så vi måste vara mycket medvetna om specifikationerna för skrivardelen av allt-i-ett-enheten innan vi gör ett köp. Ofta räcker en enda multifunktionsskrivare av allt-i-ett-typ till och med för ett relativt stort kontor, och eventuella ytterligare utskriftsbehov skulle kunna tillgodoses med högvolymsskrivare som inte har ytterligare funktioner inkluderade i sig, vilket sparar ytterligare kostnader genom noggrann planering.

Vi måste också överväga hur vår nya skrivare eller multifunktionsenhet ska ansluta till vårt nätverk. De flesta lågprisskrivare använder USB-anslutningar för att låta dem ansluta till en enda arbetsstation eller server för utskrift. Detta är bra för de flesta hemmaanvändare och mycket små kontor, men större kontor (och många avancerade hemmaanvändare) finner detta olämpligt eftersom det innebär att all utskrift måste gå genom någons arbetsstation och att datorn måste vara i nära anslutning till skrivaren. Datorn måste också vara på närhelst skrivaren används, och underhåll på datorn kommer även att påverka skrivaren. Jag känner till många små kontor som bara använder denna modell och för dem fungerar det utmärkt, men det orsakar ytterligare administrativ omkostnad som inte är nödvändig.

Nätverksanslutna skrivare har länge varit normen i kontorsmiljön och de erbjuder många fördelar jämfört med direktanslutna utskriftsenheter. Nätverksanslutna skrivare kan placeras var som helst i nätverket, oavsett om det finns en dator nära till hands eller inte. Nätverksanslutna skrivare kan övervakas och hanteras i nätverket precis som vilken annan nätverksenhet som helst, vilket gör deras hanteringskostnader lägre ur ett IT-perspektiv. Nätverksskrivare kan skriva ut även om ingen annan dator är påslagen. Vissa nätverksskrivare har trådlöst nätverk inbyggt, vilket ger dem ytterligare flexibilitet. Skrivare som inte är nätverksaktiverade kan göras till virtuella nätverksskrivare med hjälp av en utskriftsserver som HP:s DirectJet eller NetGear PS121. Utskriftsservrar är ofta inbyggda i nätverksapparater med flera funktioner, såsom brandväggar för småföretag som Apple AirPort Extreme. Dessa typer av enheter låter dig ansluta vilken USB-skrivare som helst till nätverket om du inte köpte denna funktionalitet inbyggd i din utskriftsenhet.

Ofta förbiset av småföretag är skillnaderna mellan laser och annan skrivarteknik såsom bläckstråle. Generellt kostar laserskrivare mer att köpa men har lägre driftskostnader under livstiden, både ur ett hårdvaruperspektiv och ur ett perspektiv för förbrukningsmaterial. Laserskrivare är mer benägna att kunna lagas när delar slits ut, och deras tonerkostnader är nästan alltid betydligt lägre än kostnaden för bläck till bläckstråleskrivare och behöver bytas ut långt mindre ofta, vilket också gör skrivare till mindre av en manuell börda.

Utskriften från en laserskrivare är dessutom nästan alltid mer tilltalande och ser mer professionell ut. Det är svårt att dölja användningen av en bläckstråleskrivare och även om läsaren inte direkt lägger märke till utskriftskvaliteten kommer de undermedvetet ofta att registrera att utskriftsprocessen var mindre än professionell. Detta kanske inte spelar någon roll för det mesta av din kontorsutskrift, men med tanke på att laserutskrift generellt är billigare i längden finns det föga anledning att inte också få bästa möjliga utseende på utskrifterna.

Bläckstråle, bubbelstråle och annan icke-laserteknik kommer generellt på allvar i fråga endast när fotoutskrift krävs, vilket är mycket sällsynt i en affärsmiljö. Färgutskrift av hög kvalitet kräver ytterligare skrivarhantering och mycket dyrt papper och bläckförbrukningsmaterial. För de flesta företag, om denna typ av utskrift behövs, skulle den behövas utöver, inte i stället för, traditionell monokromatisk laserutskrift. Färglaser är ett annat övervägande för presentationsgrafik men är generellt inte lämplig för fotografisk utskrift. Färglaser medför ytterligare kostnader som sällan är motiverade för den typ av utskrift som de flesta företag behöver göra.

Sammanfattningsvis måste vi alltså noggrant överväga vår skrivarstrategi när vi fattar ett köpbeslut om skrivare för småföretag. Vi måste dimensionera vår miljö, ta hänsyn till vår nätverksdesign, skala våra skrivare på lämpligt sätt, överväga kostnaden inte bara för skrivaren utan också för skrivarförbrukningsmaterialet och överväga på vilket sätt de slutliga utskrifterna kommer att användas. Ett enkelt kalkylblad kan användas för att göra några mycket användbara och avslöjande beräkningar om utskriftsvolym, skrivarkostnad och kostnaden för förbrukningsmaterial. All information som behövs för att göra dessa beräkningar bör finnas tillgänglig från skrivarleverantörernas webbplatser. Betrakta din skrivare som en investering och undersök därefter och, som alltid, använd din IT-avdelning, vare sig den är intern eller utlokaliserad, som en resurs vid varje IT-inköpsbeslut – det är deras jobb att förstå de tekniska skillnaderna i dessa produkter och att förse dig med den nödvändiga informationen för att kunna skilja mellan olika modeller, leverantörer och tekniker.