L'achat d'imprimantes pour la petite entreprise

Si certaines petites entreprises sont aujourd'hui parvenues à se sevrer du monde du papier, la grande majorité des petites et moyennes entreprises restent liées, dans une certaine mesure, à leurs imprimantes et télécopieurs, quels que soient nos efforts à tous pour nous en éloigner. Chacun reconnaît le coût de l'acquisition des imprimantes, de leur maintenance, de leur mise en réseau, de l'approvisionnement en encre et en toner, etc., et pourtant nous ne parvenons tout simplement pas à nous en débarrasser complètement. Étant donné que les imprimantes demeurent une nécessité pour l'entreprise, nous devrions les traiter comme telles et concevoir une stratégie d'impression bien planifiée pour notre entreprise, qu'il s'agisse d'un bureau de deux utilisateurs avec une seule imprimante ou de plusieurs bureaux comptant des dizaines d'imprimantes ou davantage. Toute entreprise gagnera à planifier avant d'acheter ses imprimantes.

L'une des plus grandes erreurs que j'ai vu se produire à maintes reprises est celle de petites entreprises qui décident qu'elles ont besoin d'une imprimante et se précipitent pour en acheter une au magasin du coin sans la moindre planification, allant jusqu'à ne pas déterminer si l'imprimante achetée répondra ne serait-ce qu'au besoin immédiat, et encore moins si elle s'intégrera dans une stratégie d'impression durable. Les imprimantes sont si courantes, présentent si peu de nouvelles fonctionnalités notables d'une génération à l'autre, sont à un coût suffisamment bas et sont si facilement disponibles sur le marché grand public que cela induit les entreprises en erreur en leur faisant croire que l'achat de n'importe quelle imprimante en rayon répondra à leurs besoins d'impression, mais ce n'est tout simplement pas le cas.

Notre première préoccupation lors de l'achat d'imprimantes est de dimensionner nos imprimantes de manière appropriée. Avant d'acheter une imprimante, nous devons déterminer le type de charge d'impression qu'elle aura à supporter au cours de sa durée de vie. De nombreuses petites entreprises, à mesure que le papier commence à disparaître, constateront qu'une imprimante même très petite offrira une capacité largement suffisante pour tout un bureau. Si les utilisateurs peuvent partager une seule imprimante, des économies sur les coûts d'impression peuvent être réalisées grâce à une impression centralisée. Il est bien moins coûteux d'entretenir une seule imprimante et de rester approvisionné en consommables pour une seule imprimante que pour une imprimante sur le bureau individuel de chacun.

Si la fiabilité est une préoccupation, vous pourriez placer deux imprimantes dans le bureau pour les partager et faire imprimer la moitié du personnel sur une imprimante et l'autre moitié sur l'autre, tout en autorisant tout le monde à utiliser les deux imprimantes, de sorte que, si l'une devait tomber en panne, chacun resterait en mesure d'imprimer. Vous pourriez en profiter pour placer les imprimantes dans différentes zones du bureau afin de réduire le temps passé à marcher jusqu'à l'imprimante pour récupérer les pages imprimées.

La plupart des petits bureaux n'ont aucun problème à partager une seule imprimante pour la plupart des besoins d'impression, avec une seule imprimante distincte sur le bureau de la personne chargée de la gestion du personnel afin de permettre une impression « privée » lorsque les données sortant de l'imprimante ne peuvent être vues par n'importe qui dans le bureau. Cela dit, ce type d'impression est l'un des domaines où l'entreprise peut le plus facilement passer au sans-papier, de sorte que cela peut ne pas être un facteur dans votre bureau.

Maintenant que nous envisageons des imprimantes partagées, nous devons nous préoccuper de nous assurer que la ou les imprimantes que nous sélectionnons disposent d'un cycle d'utilisation capable de gérer les besoins d'impression de l'ensemble du bureau. Dans de nombreux cas, n'importe quelle imprimante sera à la hauteur de cette tâche, mais les bureaux qui impriment des factures clients tout au long de la journée, par exemple, pourraient vouloir passer à un modèle légèrement plus robuste, conçu pour l'usure supplémentaire. Les imprimantes à cycle d'utilisation plus élevé utilisent souvent des consommables d'encre ou de toner à moindre coût qui réduisent le coût d'impression par page, lequel est le plus élevé avec les imprimantes plus petites et moins onéreuses. Pour un bureau ayant de très importants besoins d'impression, les économies réalisées avec les grosses imprimantes peuvent être considérables, rien que sur le coût des consommables, avant même de considérer d'autres facteurs. Les imprimantes plus grandes contiennent aussi généralement plus de papier, ce qui réduit le temps consacré au réapprovisionnement de l'imprimante, et offrent souvent d'autres fonctionnalités génératrices d'économies telles que l'impression recto verso et l'assemblage automatique.

De nombreuses entreprises ont également besoin de fonctions supplémentaires en plus de la simple impression, telles que la télécopie, la numérisation et la copie. Ces fonctions sont des extensions naturelles de l'imprimante et sont disponibles dans les modèles d'imprimantes multifonctions tout-en-un de bureau. Souvent, cependant, les modèles tout-en-un d'entrée de gamme sont fortement commercialisés auprès des petites entreprises dans l'espoir que celles-ci achètent sur un coup de tête sans se renseigner sur les cycles d'utilisation et les coûts des consommables, car ces modèles incluent souvent un élément d'impression bon marché à l'achat mais coûteux à entretenir, fourni avec l'appareil. En général, les fabricants d'imprimantes réalisent leurs gros bénéfices sur les consommables d'imprimante et presque rien sur les imprimantes elles-mêmes, c'est pourquoi nous devons être parfaitement conscients des spécifications de la partie imprimante de l'unité tout-en-un avant de procéder à un achat. Souvent, une seule imprimante multifonction tout-en-un suffira même pour un bureau relativement grand, et tout besoin d'impression supplémentaire pourrait être satisfait par des imprimantes à fort volume ne comportant pas de fonctions supplémentaires, ce qui permet de réaliser des économies additionnelles grâce à une planification minutieuse.

Nous devons également déterminer comment notre nouvelle imprimante ou notre nouveau périphérique multifonction se connectera à notre réseau. La plupart des imprimantes bon marché utilisent des connexions USB pour leur permettre de se connecter à un seul poste de travail ou serveur pour l'impression. Cela convient à la plupart des particuliers et aux très petits bureaux, mais les bureaux plus grands (et de nombreux particuliers avertis) trouvent cela inadapté, car cela signifie que toute l'impression doit transiter par le poste de travail de quelqu'un et que l'ordinateur doit se trouver à proximité immédiate de l'imprimante. L'ordinateur doit également être allumé chaque fois que l'imprimante est utilisée, et la maintenance de l'ordinateur aura également un impact sur l'imprimante. Je connais de nombreux petits bureaux qui n'utilisent que ce modèle et, pour eux, cela fonctionne bien, mais cela engendre une charge de gestion supplémentaire qui n'est pas nécessaire.

Les imprimantes en réseau sont depuis longtemps la norme dans l'environnement de bureau et elles offrent de nombreux avantages par rapport aux périphériques d'impression à connexion directe. Les imprimantes en réseau peuvent être situées n'importe où sur le réseau, qu'il y ait ou non un ordinateur à proximité. Les imprimantes en réseau peuvent être surveillées et gérées sur le réseau comme n'importe quel autre périphérique réseau, ce qui réduit leurs coûts de gestion du point de vue informatique. Les imprimantes réseau peuvent imprimer même si aucun autre ordinateur n'est allumé. Certaines imprimantes réseau disposent d'une connectivité sans fil intégrée, ce qui leur confère une flexibilité supplémentaire. Les imprimantes non compatibles avec le réseau peuvent être transformées en imprimantes réseau virtuelles grâce à l'utilisation d'un serveur d'impression tel que le DirectJet de HP ou le NetGear PS121. Les serveurs d'impression sont souvent intégrés à des appareils réseau multifonctions tels que les pare-feu pour petites entreprises comme l'Apple AirPort Extreme. Ces types d'appareils vous permettront de connecter n'importe quelle imprimante USB au réseau si vous n'avez pas acheté cette fonctionnalité intégrée à votre périphérique d'impression.

Souvent négligées par les petites entreprises, les différences entre la technologie laser et les autres technologies d'impression telles que le jet d'encre. Généralement, les imprimantes laser coûtent plus cher à l'achat mais présentent des coûts d'exploitation moindres sur toute leur durée de vie, tant du point de vue matériel que du point de vue des consommables d'impression. Les imprimantes laser ont plus de chances de pouvoir être réparées lorsque les pièces s'usent, et le coût de leur toner est presque toujours nettement inférieur au coût de l'encre pour les jets d'encre et doit être renouvelé bien moins fréquemment, ce qui fait également des imprimantes une charge manuelle moindre.

Le rendu d'une imprimante laser est aussi presque toujours plus agréable et a un aspect plus professionnel. Il est difficile de masquer l'utilisation d'une imprimante à jet d'encre et, même si le lecteur ne remarque pas directement la qualité de l'impression, il enregistrera souvent inconsciemment que le procédé d'impression était peu professionnel. Cela peut ne pas avoir d'importance pour la plupart de vos impressions de bureau, mais étant donné que l'impression laser est généralement moins chère à long terme, il y a peu de raisons de ne pas obtenir également les plus belles impressions possible.

Le jet d'encre, le jet à bulles et les autres technologies non laser n'entrent généralement sérieusement en ligne de compte que lorsque l'impression de photos est requise, ce qui est très rare dans un environnement professionnel. L'impression couleur de haute qualité nécessite une gestion d'imprimante supplémentaire ainsi que des consommables de papier et d'encre très coûteux. Pour la plupart des entreprises, si ce type d'impression est nécessaire, il le serait en complément, et non en remplacement, de l'impression laser monochrome traditionnelle. Le laser couleur est une autre possibilité pour les graphiques de présentation, mais il ne convient généralement pas à l'impression photographique. Le laser couleur ajoute un coût supplémentaire rarement justifié pour le type d'impression dont la plupart des entreprises ont besoin.

En conclusion, donc, lorsque nous prenons une décision d'achat d'imprimante pour une petite entreprise, nous devons examiner soigneusement notre stratégie d'impression. Nous devons dimensionner notre environnement, prendre en compte la conception de notre réseau, dimensionner nos imprimantes de manière appropriée, considérer le coût non seulement de l'imprimante mais aussi des consommables, et réfléchir à la manière dont les impressions finales seront utilisées. Un simple tableur peut être utilisé pour effectuer des calculs très utiles et révélateurs concernant le volume d'impression, le coût de l'imprimante et le coût des consommables. Toutes les informations nécessaires à ces calculs devraient être disponibles sur les sites web des fournisseurs d'imprimantes. Considérez votre imprimante comme un investissement et renseignez-vous en conséquence et, comme toujours, faites de votre service informatique, qu'il soit interne ou externalisé, une ressource pour toute décision d'achat informatique – c'est son métier de comprendre les différences techniques entre ces produits et de vous fournir les informations nécessaires pour discerner entre différents modèles, fournisseurs et technologies.