Compra de impresoras para la pequeña empresa

Si bien algunas pequeñas empresas hoy en día han logrado independizarse del mundo del papel, la gran mayoría de las pequeñas y medianas empresas siguen atadas, en cierta medida, a sus impresoras y faxes por mucho que todos intentemos alejarnos de ellos. Todos reconocen el costo de adquirir impresoras, mantenerlas, conectarlas en red, abastecerse de tinta y tóner, etc., y, sin embargo, no logramos del todo prescindir de ellas por completo. Dado que las impresoras siguen siendo una necesidad empresarial, deberíamos tratarlas como tal y diseñar una estrategia de impresión bien planificada para nuestra empresa, ya sea para una oficina con dos usuarios y una sola impresora o para varias oficinas con decenas de impresoras o más. Toda empresa se beneficiará de planificar antes de comprar sus impresoras.

Uno de los mayores errores que he visto suceder una y otra vez es el de las pequeñas empresas que deciden que necesitan una impresora y salen corriendo a comprar una en la tienda local sin ninguna planificación, incluido el no determinar si la impresora que se está comprando siquiera satisfará la necesidad inmediata, mucho menos si encajará en una estrategia de impresión continua. Las impresoras son tan comunes, carecen de características nuevas significativamente visibles entre generaciones, tienen un costo lo suficientemente bajo y están tan fácilmente disponibles en el mercado de consumo que esto resulta engañoso para las empresas, haciéndoles pensar que comprar cualquier impresora de estante satisfará sus necesidades de impresión, pero simplemente no es así.

Nuestra primera preocupación en la compra de impresoras es dimensionar adecuadamente nuestras impresoras. Antes de comprar una impresora necesitamos decidir qué tipo de carga de impresión deberá manejar a lo largo de su vida útil. Muchas pequeñas empresas hoy en día, a medida que el papel comienza a eliminarse gradualmente, descubrirán que incluso una impresora muy pequeña proporcionará más que suficiente capacidad para toda una oficina. Si los usuarios pueden compartir una sola impresora, entonces se pueden ahorrar costos de impresión mediante la impresión centralizada. Es mucho más económico mantener una sola impresora y mantenerse abastecido de suministros para una impresora que para una impresora en el escritorio individual de cada persona.

Si la fiabilidad es motivo de preocupación, podría colocar dos impresoras en la oficina para compartir y hacer que la mitad del personal imprima en una impresora y la otra mitad en la otra, pero dar permiso a todos para ambas impresoras de modo que, si una llegara a fallar, todos siguieran pudiendo imprimir. Podría aprovechar la oportunidad para colocar las impresoras en diferentes áreas de la oficina para reducir el tiempo caminando hacia la impresora a recoger las páginas impresas.

La mayoría de las oficinas pequeñas no tienen problema en compartir una sola impresora para la mayoría de las necesidades de impresión, con una única impresora aparte en el escritorio de quien se encargue de la gestión de personal, para permitir la impresión “privada” en aquellos momentos en que los datos que salen de la impresora no pueden ser vistos por cualquiera en la oficina. Aunque este tipo de impresión es una de las áreas donde la empresa puede pasarse al modo sin papel con mayor facilidad, por lo que esto puede no ser un factor en su oficina.

Ahora que estamos considerando impresoras compartidas, debemos preocuparnos de asegurarnos de que la impresora o impresoras que estamos seleccionando tengan un ciclo de trabajo capaz de manejar las necesidades de impresión de toda la oficina. En muchos casos cualquier impresora estará a la altura de esta tarea, pero las oficinas que imprimen facturas de clientes a lo largo del día, por ejemplo, quizá quieran dar el salto a un modelo ligeramente más resistente diseñado para el desgaste adicional. Las impresoras con mayor ciclo de trabajo a menudo utilizan suministros de tinta o tóner de menor costo que reducen el costo de impresión por página, que es más alto con impresoras más pequeñas y de menor costo. Para una oficina con necesidades de impresión muy intensas, el ahorro de costos de las impresoras grandes puede ser significativo solo por el ahorro en suministros, antes incluso de considerar otros factores. Las impresoras más grandes generalmente también contendrán más papel, reduciendo el tiempo dedicado a reabastecer la impresora, y a menudo tendrán otras características de ahorro de costos como la impresión a doble cara y la intercalación automática.

Muchas empresas también necesitan funciones adicionales además de la pura impresión, como envío de faxes, escaneo y copiado. Estas funciones son extensiones naturales de la impresora y están disponibles en los modelos de impresoras multifunción todo en uno para oficina. Sin embargo, a menudo los modelos todo en uno de gama baja se comercializan intensamente hacia las pequeñas empresas con la esperanza de que estas empresas compren por impulso sin investigar los ciclos de trabajo y los costos de suministros, ya que estos modelos a menudo incluyen un elemento de impresión barato de adquirir y caro de mantener integrado en la unidad. En general, los fabricantes de impresoras ganan su gran dinero con los suministros de impresoras y casi nada con las impresoras en sí, por lo que debemos ser sumamente conscientes de las especificaciones de la parte de impresión de la unidad todo en uno antes de realizar una compra. A menudo una sola impresora multifunción todo en uno será suficiente incluso para una oficina relativamente grande, y cualquier necesidad de impresión adicional podría satisfacerse con impresoras de alto volumen que no incluyan funciones adicionales, ahorrando costos adicionales mediante una planificación cuidadosa.

También debemos considerar cómo se conectará a nuestra red nuestra nueva impresora o dispositivo multifunción. La mayoría de las impresoras de bajo costo utilizan conexiones USB que les permiten conectarse a una sola estación de trabajo o servidor para imprimir. Esto está bien para la mayoría de los usuarios domésticos y oficinas muy pequeñas, pero las oficinas más grandes (y muchos usuarios domésticos avanzados) encuentran esto inadecuado, ya que significa que toda la impresión debe pasar por la estación de trabajo de alguien y que la computadora debe estar en estrecha proximidad a la impresora. La computadora también debe estar encendida cada vez que se utilice la impresora y el mantenimiento de la computadora afectará también a la impresora. Conozco muchas oficinas pequeñas que solo utilizan este modelo y para ellas funciona bien, pero sí causa una sobrecarga de gestión adicional que no es necesaria.

Las impresoras en red han sido durante mucho tiempo la norma en el entorno de oficina y ofrecen muchas ventajas sobre los dispositivos de impresión de conexión directa. Las impresoras en red pueden ubicarse en cualquier lugar de la red, haya o no una computadora a la mano. Las impresoras en red pueden monitorearse y gestionarse en la red igual que cualquier otro dispositivo de red, lo que reduce sus costos de gestión desde una perspectiva de TI. Las impresoras en red pueden imprimir incluso si no hay ninguna otra computadora encendida. Algunas impresoras en red tienen redes inalámbricas integradas, lo que les da flexibilidad adicional. Las impresoras sin capacidad de red pueden convertirse en impresoras de red virtuales mediante el uso de un servidor de impresión como el DirectJet de HP o el NetGear PS121. Los servidores de impresión a menudo están integrados en dispositivos de red multifunción como los firewalls para pequeñas empresas, como el Apple AirPort Extreme. Este tipo de dispositivos le permitirá conectar cualquier impresora USB a la red si no compró esta funcionalidad integrada en su dispositivo de impresión.

A menudo las pequeñas empresas pasan por alto las diferencias entre las tecnologías de impresión láser y otras, como la de inyección de tinta. Generalmente, las impresoras láser cuestan más en su compra, pero tienen menores costos operativos a lo largo de su vida útil, tanto desde una perspectiva de hardware como desde la perspectiva de los suministros de impresión. Es más probable que las impresoras láser puedan repararse cuando las piezas se desgastan y sus costos de tóner son casi siempre significativamente menores que el costo de la tinta de las impresoras de inyección y necesitan cambiarse con mucha menor frecuencia, haciendo que las impresoras representen también menos carga manual.

La salida de una impresora láser casi siempre es más agradable también y luce más profesional. Es difícil ocultar el uso de una impresora de inyección de tinta e, incluso si el lector no nota directamente la calidad de la impresión, a nivel subconsciente a menudo registrará que el proceso de impresión fue menos que profesional. Esto puede no importar para la mayor parte de la impresión de su oficina, pero teniendo en cuenta que la impresión láser es generalmente más económica a la larga, hay pocas razones para no obtener también las mejores impresiones posibles.

Las tecnologías de inyección de tinta, de chorro de burbujas y otras tecnologías no láser generalmente entran en consideración seria solo cuando se requiere impresión de fotografías, lo cual es muy raro en un entorno empresarial. La impresión a color de alta calidad requiere gestión adicional de la impresora y suministros de papel y tinta muy costosos. Para la mayoría de las empresas, si se necesita este tipo de impresión, se necesitaría además de la tradicional impresión láser monocromática, no en lugar de ella. La impresión láser a color es otra consideración para los gráficos de presentación, pero generalmente no es adecuada para la impresión fotográfica. La impresión láser a color añade un costo adicional que rara vez se justifica para el tipo de impresión que la mayoría de las empresas necesitan realizar.

Así que, en conclusión, al tomar una decisión de compra de impresoras para la pequeña empresa debemos considerar cuidadosamente nuestra estrategia de impresión. Debemos dimensionar nuestro entorno, tomar en consideración el diseño de nuestra red, escalar nuestra impresora o impresoras de forma apropiada, considerar el costo no solo de la impresora sino también de los suministros de la impresora y considerar la manera en que se utilizarán las impresiones finales. Una simple hoja de cálculo puede usarse para realizar algunos cálculos muy útiles y reveladores sobre el volumen de impresión, el costo de la impresora y el costo de los suministros. Toda la información necesaria para hacer estos cálculos debería estar disponible en los sitios web de los proveedores de impresoras. Considere su impresora como una inversión e investigue en consecuencia y, como siempre, utilice su departamento de TI, ya sea interno o externalizado, como recurso en cualquier decisión de compra de TI: es su trabajo comprender las diferencias técnicas en estos productos y proporcionarle la información necesaria para discernir entre diferentes modelos, proveedores y tecnologías.