为小型企业采购打印机

虽然如今有些小型企业已经设法摆脱了纸张的世界，但绝大多数中小型企业在某种程度上仍然离不开它们的打印机和传真机，无论我们大家如何努力想要远离它们。每个人都意识到了采购打印机、维护打印机、将打印机联网、储备墨水和碳粉等所带来的成本，然而我们就是无法完全将它们彻底淘汰。鉴于打印机仍然是一项业务必需品，我们就应当如实地对待它们，并为我们的业务制定一套精心规划的打印策略，无论这是针对一个只有两名用户和一台打印机的办公室，还是针对拥有数十台甚至更多打印机的多个办公室。每一家企业都将从在采购打印机之前进行规划中受益。

我一再看到小型企业所犯的最大错误之一，就是认定自己需要一台打印机，便毫无任何规划地跑到本地商店去买一台，其中甚至包括没能确定所购买的打印机是否能够满足当下的需求，更不用说是否契合一套持续运行的打印策略了。打印机如此常见，各代产品之间缺乏明显可见的新功能，成本低到一定程度，而且在消费市场上又如此唾手可得，这就误导了企业，使它们以为随便从货架上买一台打印机就能满足自己的打印需求，然而事实根本并非如此。

我们在采购打印机时首先要关注的，是为我们的打印机进行恰当的规模匹配。在购买一台打印机之前，我们需要确定它在其使用寿命期间将需要处理何种类型的打印负载。如今许多小型企业，随着纸张开始逐步淘汰，将会发现即便是一台非常小型的打印机，也能为整个办公室提供绰绰有余的处理能力。如果用户能够共用一台打印机，那么就可以通过集中打印来节省打印成本。维护一台打印机、并为这一台打印机持续储备耗材，要比为每个人桌上各放一台打印机便宜得多。

如果可靠性令人担忧，您可以在办公室里放置两台供共用的打印机，让一半员工打印到其中一台，另一半员工打印到另一台，但为每个人都授予使用两台打印机的权限，这样一来，万一其中一台发生故障，所有人仍然能够进行打印。您可以借此机会将这两台打印机放置在办公室的不同区域，以减少走到打印机前去取打印页所花费的时间。

大多数小型办公室对于大部分打印需求共用一台打印机都不成问题，并在负责人事管理之人的桌上单独放置一台打印机，以便在打印机输出的数据不能被办公室里随便什么人看到的情况下进行“私密”打印。不过这种类型的打印恰恰是公司最容易实现无纸化的领域之一，因此在您的办公室里这或许并不构成一个需要考虑的因素。

既然我们现在考虑的是共用打印机，那么我们就必须关注一点：确保我们所选择的打印机所具备的工作循环（duty cycle）能够应对整个办公室的打印需求。在许多情况下，任何一台打印机都能胜任这一任务，但对于那些一整天都要打印客户发票的办公室来说，例如，可能会想要升级到一款稍微更耐用、专为应对额外磨损而设计的机型。工作循环更大的打印机往往使用成本更低的墨水或碳粉耗材，从而降低每页打印成本，而这种成本在较小、较廉价的打印机上是最高的。对于一个打印需求非常大的办公室而言，仅仅在耗材上节省下来的成本，在尚未考虑其他因素之前，大型打印机所带来的成本节约就可能相当可观。较大的打印机通常还能容纳更多纸张，从而减少为打印机补充纸张所花费的时间，并且往往还具备其他节省成本的功能，例如双面打印和自动分页。

许多企业除了纯粹的打印之外，还需要其他附加功能，例如传真、扫描和复印。这些功能是打印机的自然延伸，可以在办公室的一体化多功能打印机机型中获得。然而，低端的一体化机型往往被大力推销给小型企业，期望这些企业会一时兴起就购买，而不去研究工作循环和耗材成本，因为这些机型往往捆绑了一个购置便宜、维护昂贵的打印部件。一般而言，打印机制造商的大笔利润来自打印机耗材，而几乎不来自打印机本身，因此在做出购买决定之前，我们必须敏锐地了解一体化机型中打印部件的各项规格。通常情况下，即便是一个相对较大的办公室，一台一体化多功能打印机也足以满足需求，而任何额外的打印需求则可以通过不含附加功能的大容量打印机来满足，通过精心规划进一步节省成本。

我们还必须考虑我们的新打印机或多功能设备将如何接入我们的网络。大多数低成本打印机使用 USB 连接，使其能够连接到单台工作站或服务器进行打印。对于大多数家庭用户和非常小型的办公室来说，这样就足够了，但较大的办公室（以及许多高级家庭用户）会发现这并不合适，因为它意味着所有打印都必须经由某个人的工作站，并且那台计算机必须与打印机相距很近。在使用打印机的任何时候，那台计算机也必须处于开机状态，而对那台计算机进行的维护也将同样影响到打印机。我知道许多小型办公室只采用这种模式，对它们而言这运作得很好，但它确实带来了原本并不必要的额外管理开销。

联网打印机长期以来一直是办公环境中的常态，相比直连打印设备，它们提供了诸多优势。联网打印机可以放置在网络上的任何位置，无论近旁是否有计算机。联网打印机可以像任何其他网络设备一样在网络上被监控和管理，从 IT 的角度来看降低了它们的管理成本。即便没有其他任何计算机处于开机状态，网络打印机也能进行打印。一些网络打印机内置了无线联网功能，赋予它们额外的灵活性。对于不具备联网功能的打印机，可以通过使用打印服务器使其变为虚拟网络打印机，例如 HP 的 DirectJet 或 NetGear PS121。打印服务器往往内置于多功能网络设备之中，例如像 Apple AirPort Extreme 这样的小型企业防火墙。如果您当初购买的打印设备并未内置这一功能，那么这类设备将允许您把任何 USB 打印机接入网络。

小型企业往往忽视的，是激光打印机与喷墨打印机等其他打印技术之间的差异。一般而言，激光打印机的购置成本更高，但其全生命周期的运营成本更低，无论是从硬件的角度，还是从打印耗材的角度来看。当部件磨损时，激光打印机更有可能被修复，而且它们的碳粉成本几乎总是显著低于喷墨打印机的墨水成本，并且需要更换的频率要低得多，从而也让打印机减少了人工方面的负担。

激光打印机的输出几乎总是更加赏心悦目，看上去也更专业。要掩盖使用喷墨打印机这一事实是很困难的，即便读者没有直接注意到打印质量，他们在潜意识里也往往会感觉到打印的过程不够专业。对于您办公室里大部分的打印来说，这或许无关紧要，但考虑到从长远来看激光打印通常更为便宜，那么没有什么理由不顺便获得尽可能美观的打印效果。

喷墨、气泡喷墨以及其他非激光技术，一般只有在需要照片打印时才会被认真纳入考虑，而这在商业环境中是非常罕见的。高质量的彩色打印需要额外的打印机管理，以及非常昂贵的纸张和墨水耗材。对于大多数企业而言，如果确实需要这种类型的打印，那么它将是在传统单色激光打印之外的附加需求，而非取代后者。彩色激光是用于演示图形的另一种可考虑选择，但通常并不适合照片打印。彩色激光会增加额外的成本，而对于大多数企业所需要进行的打印类型而言，这种成本很少是合理的。

因此，总而言之，在为小型企业做出打印机购买决定时，我们必须慎重地考量我们的打印机策略。我们必须衡量我们环境的规模，把我们的网络设计纳入考虑，恰当地确定我们打印机的规模，不仅要考虑打印机本身的成本，还要考虑打印机耗材的成本，并考虑最终打印件将以何种方式被使用。一张简单的电子表格就可以用来对打印量、打印机成本以及耗材成本做出一些非常有用且能说明问题的计算。进行这些计算所需的全部信息，都应当能够从打印机厂商的网站上获取。请将您的打印机视为一项投资，并据此进行研究，而且一如既往地，请在任何 IT 采购决策中把您的 IT 部门 – 无论是内部的还是外包的 – 当作一项资源来加以利用：理解这些产品在技术上的差异，并为您提供必要的信息以辨别不同的机型、厂商和技术，正是他们的职责所在。