Drucker für kleine Unternehmen anschaffen

Zwar haben sich einige kleine Unternehmen heute von der Welt des Papiers entwöhnen können, doch die überwiegende Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen ist noch immer in gewissem Maße an ihre Drucker und Faxgeräte gebunden, so sehr wir uns alle auch bemühen, von ihnen abzurücken. Jeder kennt die Kosten für die Anschaffung von Druckern, deren Wartung, deren Vernetzung, die Bevorratung mit Tinte und Toner usw. – und dennoch gelingt es uns einfach nicht ganz, sie vollständig abzuschaffen. Da Drucker eine geschäftliche Notwendigkeit bleiben, sollten wir sie auch als solche behandeln und eine gut durchdachte Druckstrategie für unser Unternehmen erarbeiten, sei es für ein Büro mit zwei Nutzern und einem einzigen Drucker oder für mehrere Büros mit Dutzenden von Druckern oder mehr. Jedes Unternehmen wird davon profitieren, vor der Anschaffung seiner Drucker zu planen.

Einer der größten Fehler, den ich immer wieder erlebt habe, besteht darin, dass kleine Unternehmen entscheiden, einen Drucker zu benötigen, und ohne jegliche Planung losziehen, um einen im örtlichen Geschäft zu kaufen – wobei sie unter anderem versäumen festzustellen, ob der angeschaffte Drucker überhaupt den unmittelbaren Bedarf decken wird, geschweige denn in eine fortlaufende Druckstrategie passt. Drucker sind so verbreitet, weisen zwischen den Generationen kaum sichtbare neue Funktionen auf, sind günstig genug und auf dem Verbrauchermarkt so leicht erhältlich, dass dies Unternehmen in die Irre führt und sie glauben lässt, der Kauf irgendeines Druckers aus dem Regal werde ihren Druckbedarf decken – doch das ist schlichtweg nicht der Fall.

Unser erstes Anliegen bei der Druckeranschaffung besteht in der angemessenen Dimensionierung unserer Drucker. Bevor wir einen Drucker kaufen, müssen wir entscheiden, welche Art von Drucklast er über seine Lebensdauer hinweg bewältigen muss. Viele kleine Unternehmen werden heute, da Papier allmählich ausläuft, feststellen, dass selbst ein sehr kleiner Drucker mehr als genug Kapazität für ein ganzes Büro bietet. Wenn sich Nutzer einen einzigen Drucker teilen können, lassen sich durch zentralisiertes Drucken Druckkosten einsparen. Es ist weitaus günstiger, einen einzigen Drucker zu warten und für einen Drucker mit Verbrauchsmaterialien bevorratet zu bleiben, als für je einen Drucker auf dem Schreibtisch jedes Einzelnen.

Falls die Zuverlässigkeit ein Anliegen ist, könnten Sie zwei Drucker zur gemeinsamen Nutzung im Büro aufstellen und die Hälfte der Mitarbeiter auf dem einen Drucker und die andere Hälfte auf dem anderen drucken lassen, jedoch allen Zugriff auf beide Drucker gewähren, sodass bei einem Ausfall des einen alle weiterhin drucken könnten. Sie könnten die Gelegenheit nutzen, die Drucker in unterschiedlichen Bereichen des Büros aufzustellen, um die Zeit zu verkürzen, die man zum Drucker geht, um gedruckte Seiten abzuholen.

Die meisten kleinen Büros haben kein Problem damit, sich für den Großteil des Druckbedarfs einen einzigen Drucker zu teilen, mit einem einzigen, separaten Drucker auf dem Schreibtisch derjenigen Person, die die Personalverwaltung übernimmt, um „vertrauliches“ Drucken für jene Fälle zu ermöglichen, in denen die aus dem Drucker kommenden Daten nicht von jedermann im Büro gesehen werden dürfen. Allerdings ist diese Art des Druckens einer der Bereiche, in denen das Unternehmen am leichtesten papierlos werden kann, sodass dies in Ihrem Büro möglicherweise kein Faktor ist.

Da wir nun gemeinsam genutzte Drucker in Betracht ziehen, müssen wir uns darum kümmern, sicherzustellen, dass der bzw. die Drucker, die wir auswählen, über eine Auslastung verfügen, die den Druckbedarf des gesamten Büros bewältigen kann. In vielen Fällen wird jeder Drucker dieser Aufgabe gewachsen sein, doch Büros, die beispielsweise den ganzen Tag über Kundenrechnungen drucken, möchten möglicherweise auf ein etwas robusteres Modell umsteigen, das für den zusätzlichen Verschleiß ausgelegt ist. Drucker mit höherer Auslastung verwenden oft kostengünstigere Tinten- oder Tonervorräte, die die Druckkosten pro Seite senken, die bei kleineren, kostengünstigeren Druckern am höchsten sind. Für ein Büro mit sehr hohem Druckbedarf können die Kosteneinsparungen großer Drucker allein bei den Einsparungen durch die Verbrauchsmaterialien erheblich sein, noch bevor andere Faktoren berücksichtigt werden. Größere Drucker fassen im Allgemeinen auch mehr Papier, was die für das Nachfüllen des Druckers aufgewendete Zeit verringert, und verfügen oft über weitere kostensparende Funktionen wie beidseitiges Drucken und automatische Sortierung.

Viele Unternehmen benötigen zusätzlich zum reinen Drucken auch weitere Funktionen wie Faxen, Scannen und Kopieren. Diese Funktionen sind natürliche Erweiterungen des Druckers und in Multifunktionsdrucker-Modellen (All-in-One) für das Büro verfügbar. Häufig werden jedoch All-in-One-Modelle der unteren Preisklasse stark an kleine Unternehmen vermarktet, in der Hoffnung, dass diese Unternehmen aus einer Laune heraus kaufen, ohne Auslastung und Verbrauchsmaterialkosten zu recherchieren, da diese Modelle oft ein in der Anschaffung günstiges, in der Wartung teures Druckelement enthalten, das mit dem Gerät gebündelt ist. Im Allgemeinen verdienen Druckerhersteller ihr großes Geld mit Druckerverbrauchsmaterialien und so gut wie nichts mit den Druckern selbst, weshalb wir uns vor einem Kauf der Spezifikationen des Druckerteils des All-in-One-Geräts sehr genau bewusst sein müssen. Häufig genügt ein einziger All-in-One-Multifunktionsdrucker selbst für ein relativ großes Büro, und jeder zusätzliche Druckbedarf könnte mit Hochvolumendruckern gedeckt werden, die keine zusätzlichen Funktionen enthalten, wodurch sich durch sorgfältige Planung weitere Kosten einsparen lassen.

Wir müssen außerdem berücksichtigen, wie unser neuer Drucker oder unser neues Multifunktionsgerät mit unserem Netzwerk verbunden wird. Die meisten kostengünstigen Drucker verwenden USB-Verbindungen, um sich zum Drucken mit einem einzelnen Arbeitsplatzrechner oder Server zu verbinden. Für die meisten Privatnutzer und sehr kleine Büros ist dies in Ordnung, doch größere Büros (und viele fortgeschrittene Privatnutzer) finden dies ungeeignet, da es bedeutet, dass das gesamte Drucken über den Arbeitsplatzrechner einer Person laufen muss und dass sich der Computer in unmittelbarer Nähe des Druckers befinden muss. Der Computer muss zudem jederzeit eingeschaltet sein, wenn der Drucker verwendet wird, und Wartungsarbeiten am Computer wirken sich auch auf den Drucker aus. Mir sind viele kleine Büros bekannt, die ausschließlich dieses Modell verwenden, und für sie funktioniert es gut, doch es verursacht zusätzlichen Verwaltungsaufwand, der nicht notwendig ist.

Netzwerkdrucker sind in der Büroumgebung seit Langem die Norm, und sie bieten viele Vorteile gegenüber direkt angeschlossenen Druckgeräten. Netzwerkdrucker können sich an einer beliebigen Stelle im Netzwerk befinden, unabhängig davon, ob ein Computer in der Nähe ist oder nicht. Netzwerkdrucker können im Netzwerk wie jedes andere Netzwerkgerät überwacht und verwaltet werden, was ihre Verwaltungskosten aus IT-Sicht senkt. Netzwerkdrucker können drucken, selbst wenn kein anderer Computer eingeschaltet ist. Einige Netzwerkdrucker verfügen über integriertes WLAN, was ihnen zusätzliche Flexibilität verleiht. Nicht netzwerkfähige Drucker können durch den Einsatz eines Printservers wie HPs DirectJet oder dem NetGear PS121 in virtuelle Netzwerkdrucker verwandelt werden. Printserver sind oft in Multifunktions-Netzwerkgeräte integriert, etwa in Firewalls für kleine Unternehmen wie das Apple AirPort Extreme. Mit dieser Art von Geräten können Sie jeden USB-Drucker mit dem Netzwerk verbinden, falls Sie diese Funktionalität nicht bereits in Ihr Druckgerät integriert gekauft haben.

Von kleinen Unternehmen häufig übersehen werden die Unterschiede zwischen Laser- und anderen Druckertechnologien wie Tintenstrahl. Im Allgemeinen sind Laserdrucker in der Anschaffung teurer, weisen aber sowohl aus Hardware- als auch aus Verbrauchsmaterialsicht geringere Betriebskosten über die Lebensdauer auf. Laserdrucker lassen sich mit höherer Wahrscheinlichkeit reparieren, wenn Teile verschleißen, und ihre Tonerkosten sind fast immer deutlich niedriger als die Kosten für Tinte bei Tintenstrahldruckern und müssen weitaus seltener ausgetauscht werden, wodurch Drucker auch weniger zur manuellen Belastung werden.

Auch die Ausgabe eines Laserdruckers ist fast immer ansprechender und wirkt professioneller. Es ist schwierig, den Einsatz eines Tintenstrahldruckers zu verbergen, und selbst wenn der Leser die Druckqualität nicht unmittelbar bemerkt, registriert er unterbewusst oft, dass der Druckvorgang weniger als professionell war. Für den Großteil Ihres Bürodrucks mag dies keine Rolle spielen, doch in Anbetracht dessen, dass Laserdruck auf lange Sicht im Allgemeinen günstiger ist, gibt es kaum einen Grund, nicht zugleich die bestmöglich aussehenden Ausdrucke zu erhalten.

Tintenstrahl, Bubblejet und andere Nicht-Laser-Technologien kommen im Allgemeinen nur dann ernsthaft in Betracht, wenn Fotodruck erforderlich ist, was in einer Geschäftsumgebung sehr selten vorkommt. Hochwertiger Farbdruck erfordert zusätzliche Druckerverwaltung sowie sehr teure Papier- und Tintenvorräte. Für die meisten Unternehmen wäre diese Art des Druckens, falls sie benötigt wird, zusätzlich zum herkömmlichen monochromen Laserdruck erforderlich und nicht an dessen Stelle. Farblaser ist eine weitere Überlegung für Präsentationsgrafiken, eignet sich aber im Allgemeinen nicht für den Fotodruck. Farblaser verursacht zusätzliche Kosten, die für die Art des Druckens, die die meisten Unternehmen benötigen, selten gerechtfertigt sind.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass wir bei einer Druckerkaufentscheidung für ein kleines Unternehmen unsere Druckerstrategie sorgfältig abwägen müssen. Wir müssen unsere Umgebung dimensionieren, unser Netzwerkdesign berücksichtigen, unsere Drucker angemessen skalieren, nicht nur die Kosten des Druckers, sondern auch die der Druckerverbrauchsmaterialien berücksichtigen und die Art und Weise bedenken, in der die fertigen Ausdrucke verwendet werden. Mit einer einfachen Tabellenkalkulation lassen sich einige sehr nützliche und aufschlussreiche Berechnungen zu Druckvolumen, Druckerkosten und den Kosten der Verbrauchsmaterialien durchführen. Alle für diese Berechnungen erforderlichen Informationen sollten auf den Websites der Druckeranbieter verfügbar sein. Betrachten Sie Ihren Drucker als Investition und recherchieren Sie entsprechend, und nutzen Sie wie immer Ihre IT-Abteilung, ob intern oder ausgelagert, als Ressource bei jeder IT-Kaufentscheidung – es ist ihre Aufgabe, die technischen Unterschiede dieser Produkte zu verstehen und Ihnen die notwendigen Informationen bereitzustellen, um zwischen verschiedenen Modellen, Anbietern und Technologien zu unterscheiden.