Acquistare Stampanti per la Piccola Impresa

Sebbene oggi alcune piccole imprese siano riuscite a svezzarsi dal mondo della carta, la stragrande maggioranza delle piccole e medie imprese è ancora legata, in qualche misura, alle proprie stampanti e ai propri fax, per quanto tutti ci sforziamo di allontanarcene. Tutti riconoscono il costo di acquistare le stampanti, di manutenerle, di metterle in rete, di tenere a magazzino inchiostro e toner e così via, eppure non riusciamo proprio a farne del tutto a meno. Dato che le stampanti rimangono una necessità aziendale, dovremmo trattarle come tali ed elaborare una strategia di stampa ben pianificata per la nostra azienda, che si tratti di un ufficio con due utenti e una sola stampante o di diversi uffici con decine di stampanti o più. Ogni azienda trarrà beneficio dalla pianificazione prima di acquistare le proprie stampanti.

Uno dei più grandi errori che ho visto accadere più e più volte è quello delle piccole imprese che decidono di aver bisogno di una stampante e corrono ad acquistarne una presso il negozio locale senza alcuna pianificazione, omettendo persino di stabilire se la stampante che stanno acquistando soddisferà anche solo l'esigenza immediata, per non parlare dell'inserirsi in una strategia di stampa duratura. Le stampanti sono così comuni, presentano poche funzionalità nuove visibili da una generazione all'altra, hanno un costo abbastanza basso e sono così facilmente reperibili nel mercato consumer da trarre in inganno le aziende, facendo loro credere che acquistare una qualsiasi stampante a scaffale soddisferà le loro esigenze di stampa, ma semplicemente non è così.

La nostra prima preoccupazione nell'acquisto di stampanti è dimensionarle in modo appropriato. Prima di acquistare una stampante dobbiamo decidere quale tipo di carico di stampa dovrà gestire nel corso della sua vita. Molte piccole imprese oggi, man mano che la carta comincia a essere eliminata gradualmente, scopriranno che persino una stampante molto piccola fornirà una capacità più che sufficiente per un intero ufficio. Se gli utenti possono condividere una sola stampante, è possibile risparmiare sui costi di stampa attraverso la stampa centralizzata. È molto più economico manutenere una sola stampante e tenere a magazzino i materiali di consumo per una sola stampante anziché per una stampante sulla scrivania individuale di ciascuno.

Se l'affidabilità è motivo di preoccupazione, potreste collocare due stampanti nell'ufficio da condividere e far stampare metà del personale su una stampante e l'altra metà sull'altra, ma autorizzare tutti a usare entrambe le stampanti in modo che, se una dovesse guastarsi, tutti rimangano in grado di stampare. Potreste cogliere l'occasione per collocare le stampanti in aree diverse dell'ufficio, così da ridurre il tempo impiegato a camminare fino alla stampante per ritirare le pagine stampate.

La maggior parte dei piccoli uffici non ha problemi a condividere una sola stampante per gran parte delle esigenze di stampa, con una singola stampante separata sulla scrivania di chi si occupa della gestione del personale, in modo da consentire la stampa "privata" nei casi in cui i dati che escono dalla stampante non possono essere visti da chiunque in ufficio. Tuttavia, questo tipo di stampa è uno degli ambiti in cui l'azienda può passare al senza carta con maggiore facilità, quindi questo potrebbe non essere un fattore rilevante nel vostro ufficio.

Ora che stiamo considerando stampanti condivise, dobbiamo preoccuparci di assicurarci che la stampante (o le stampanti) che stiamo selezionando abbia un ciclo di lavoro in grado di gestire le esigenze di stampa dell'intero ufficio. In molti casi qualsiasi stampante sarà all'altezza di questo compito, ma gli uffici che stampano fatture per i clienti durante tutta la giornata, ad esempio, potrebbero voler passare a un modello leggermente più robusto, progettato per l'usura supplementare. Le stampanti con ciclo di lavoro più elevato utilizzano spesso materiali di consumo, inchiostro o toner, a costo inferiore, che riducono il costo di stampa per pagina, che è più elevato con le stampanti più piccole e meno costose. Per un ufficio con esigenze di stampa molto intense, il risparmio sui costi delle grandi stampanti può essere significativo già solo per il risparmio sui materiali di consumo, ancor prima di considerare altri fattori. Le stampanti più grandi conterranno generalmente anche più carta, riducendo il tempo speso a rifornire la stampante, e avranno spesso altre funzionalità che fanno risparmiare sui costi, come la stampa fronte-retro e la fascicolazione automatica.

Molte aziende hanno anche bisogno di funzioni aggiuntive oltre alla pura stampa, come l'invio di fax, la scansione e la copia. Queste funzioni sono estensioni naturali della stampante e sono disponibili nei modelli di stampanti multifunzione all-in-one da ufficio. Spesso, però, i modelli all-in-one di fascia bassa vengono commercializzati in modo aggressivo presso le piccole imprese, nella speranza che queste acquistino d'impulso senza informarsi sui cicli di lavoro e sui costi dei materiali di consumo, dato che questi modelli includono spesso un elemento di stampa economico da acquistare ma costoso da manutenere, abbinato all'unità. In generale, i produttori di stampanti realizzano i loro grandi guadagni sui materiali di consumo delle stampanti e quasi nulla sulle stampanti stesse, quindi dobbiamo essere acutamente consapevoli delle specifiche della parte di stampa dell'unità all-in-one prima di effettuare un acquisto. Spesso una sola stampante multifunzione all-in-one sarà sufficiente anche per un ufficio relativamente grande, e qualsiasi esigenza di stampa aggiuntiva potrebbe essere soddisfatta con stampanti ad alto volume prive delle funzioni aggiuntive integrate, risparmiando ulteriori costi attraverso un'attenta pianificazione.

Dobbiamo inoltre considerare come la nostra nuova stampante o dispositivo multifunzione si collegherà alla nostra rete. La maggior parte delle stampanti a basso costo utilizza connessioni USB per consentire il collegamento a una singola postazione di lavoro o a un server per la stampa. Questo va bene per la maggior parte degli utenti domestici e per gli uffici molto piccoli, ma gli uffici più grandi (e molti utenti domestici avanzati) lo trovano inadatto, poiché significa che tutta la stampa deve passare attraverso la postazione di lavoro di qualcuno e che il computer deve trovarsi nelle immediate vicinanze della stampante. Il computer deve inoltre essere acceso ogni volta che la stampante viene utilizzata, e la manutenzione del computer avrà ripercussioni anche sulla stampante. Conosco molti piccoli uffici che utilizzano solo questo modello e per loro funziona bene, ma esso comporta un sovraccarico di gestione aggiuntivo che non è necessario.

Le stampanti di rete sono da tempo la norma negli ambienti d'ufficio e offrono molti vantaggi rispetto ai dispositivi di stampa a collegamento diretto. Le stampanti di rete possono essere collocate in qualsiasi punto della rete, indipendentemente dal fatto che ci sia un computer nelle vicinanze. Le stampanti di rete possono essere monitorate e gestite sulla rete proprio come qualsiasi altro dispositivo di rete, rendendo più bassi i loro costi di gestione dal punto di vista IT. Le stampanti di rete possono stampare anche se nessun altro computer è acceso. Alcune stampanti di rete hanno la connettività wireless integrata, conferendo loro ulteriore flessibilità. Le stampanti non predisposte per la rete possono essere trasformate in stampanti di rete virtuali mediante l'uso di un print server come il DirectJet di HP o il NetGear PS121. I print server sono spesso integrati in apparati di rete multifunzione come i firewall per piccole imprese, tipo l'Apple AirPort Extreme. Questi tipi di dispositivi vi consentiranno di collegare qualsiasi stampante USB alla rete nel caso in cui non abbiate acquistato questa funzionalità già integrata nel vostro dispositivo di stampa.

Spesso trascurate dalle piccole imprese sono le differenze tra la tecnologia laser e altre tecnologie di stampa, come quella a getto d'inchiostro. In generale, le stampanti laser hanno un costo di acquisto maggiore ma hanno costi operativi inferiori lungo l'intero ciclo di vita, sia dal punto di vista dell'hardware sia da quello dei materiali di consumo per la stampa. Le stampanti laser hanno maggiori probabilità di poter essere riparate quando i componenti si usurano e i loro costi del toner sono quasi sempre significativamente inferiori al costo dell'inchiostro per le stampanti a getto d'inchiostro, e devono essere sostituiti molto meno di frequente, rendendo le stampanti anche meno gravose dal punto di vista manuale.

Anche l'output di una stampante laser è quasi sempre più gradevole e dall'aspetto più professionale. È difficile nascondere l'uso di una stampante a getto d'inchiostro e, anche se il lettore non nota direttamente la qualità della stampa, inconsciamente registrerà spesso che il processo di stampa è stato tutt'altro che professionale. Questo potrebbe non avere importanza per la maggior parte delle stampe del vostro ufficio, ma, considerando che la stampa laser è generalmente più economica a lungo termine, c'è poco motivo per non ottenere anche le stampe dall'aspetto migliore possibile.

Le tecnologie a getto d'inchiostro, a bolle d'inchiostro e altre tecnologie non laser vengono generalmente prese seriamente in considerazione solo quando è richiesta la stampa fotografica, cosa molto rara in un ambiente aziendale. La stampa a colori di alta qualità richiede una gestione aggiuntiva della stampa e materiali di consumo, carta e inchiostro, molto costosi. Per la maggior parte delle aziende, se questo tipo di stampa è necessario, lo sarebbe in aggiunta, e non in sostituzione, della tradizionale stampa laser monocromatica. La stampa laser a colori è un'altra possibilità da considerare per la grafica delle presentazioni, ma generalmente non è adatta alla stampa fotografica. La stampa laser a colori aggiunge costi supplementari che raramente sono giustificati per il tipo di stampa che la maggior parte delle aziende deve effettuare.

In conclusione, dunque, quando prendiamo una decisione di acquisto di una stampante per la piccola impresa, dobbiamo considerare attentamente la nostra strategia di stampa. Dobbiamo dimensionare il nostro ambiente, tenere conto del progetto della nostra rete, scalare la stampante (o le stampanti) in modo appropriato, considerare il costo non solo della stampante ma anche dei suoi materiali di consumo, e considerare il modo in cui le stampe finali saranno utilizzate. Un semplice foglio di calcolo può essere utilizzato per effettuare alcuni calcoli molto utili e indicativi sul volume di stampa, sul costo della stampante e sul costo dei materiali di consumo. Tutte le informazioni necessarie per effettuare questi calcoli dovrebbero essere disponibili sui siti web dei fornitori di stampanti. Considerate la vostra stampante come un investimento e informatevi di conseguenza e, come sempre, utilizzate il vostro reparto IT, sia esso interno o esternalizzato, come risorsa in qualsiasi decisione di acquisto IT: è loro compito comprendere le differenze tecniche tra questi prodotti e fornirvi le informazioni necessarie per discernere tra modelli, fornitori e tecnologie diversi.