Printers aanschaffen voor het mkb

Hoewel sommige mkb-ondernemingen er tegenwoordig in geslaagd zijn zich los te maken van de wereld van papier, blijft de overgrote meerderheid van de kleine en middelgrote bedrijven nog steeds in zekere mate gebonden aan hun printers en faxapparaten, hoe hard we allemaal ook proberen ervan af te komen. Iedereen erkent de kosten van het aanschaffen van printers, het onderhouden ervan, het in een netwerk plaatsen, het op voorraad houden van inkt en toner, enzovoort, en toch lukt het ons gewoonweg niet om ze volledig af te schaffen. Aangezien printers een zakelijke noodzaak blijven, moeten we ze als zodanig behandelen en een goed doordachte printstrategie voor ons bedrijf opstellen, of het nu gaat om een kantoor met twee gebruikers en één printer of om meerdere kantoren met tientallen printers of meer. Elk bedrijf zal profiteren van planning voordat het printers aanschaft.

Een van de grootste fouten die ik keer op keer heb zien gebeuren, is dat mkb-ondernemingen besluiten dat ze een printer nodig hebben en er een gaan kopen bij de plaatselijke winkel zonder enige planning, waaronder het verzuim om te bepalen of de aan te schaffen printer überhaupt aan de onmiddellijke behoefte zal voldoen, laat staan dat hij in een doorlopende printstrategie past. Printers zijn zo gangbaar, vertonen tussen generaties zo weinig zichtbare nieuwe functies, zijn laag genoeg in prijs en zo gemakkelijk verkrijgbaar op de consumentenmarkt, dat dit voor bedrijven misleidend is en hen doet denken dat het kopen van zomaar een printer uit het schap in hun printbehoeften zal voorzien, maar dit is simpelweg niet het geval.

Onze eerste zorg bij de aanschaf van printers is het op de juiste manier dimensioneren van onze printers. Voordat we een printer kopen, moeten we bepalen wat voor soort printbelasting hij gedurende zijn levensduur zal moeten verwerken. Veel mkb-ondernemingen zullen tegenwoordig, naarmate papier begint uit te faseren, merken dat zelfs een zeer kleine printer ruim voldoende capaciteit biedt voor een heel kantoor. Als gebruikers één printer kunnen delen, kunnen er printkosten worden bespaard door gecentraliseerd printen. Het is veel goedkoper om één printer te onderhouden en de voorraad voor één printer op peil te houden dan voor een printer op ieders individuele bureau.

Als betrouwbaarheid een punt van zorg is, zou u twee printers in het kantoor kunnen plaatsen om te delen en de helft van het personeel naar de ene printer en de andere helft naar de andere kunnen laten printen, maar iedereen toegang geven tot beide printers, zodat als er één defect raakt, iedereen toch kan blijven printen. U zou van de gelegenheid gebruik kunnen maken om de printers in verschillende delen van het kantoor te plaatsen om de tijd die nodig is om naar de printer te lopen en afgedrukte pagina’s op te halen te verkorten.

De meeste kleine kantoren hebben er geen moeite mee om voor de meeste printbehoeften één printer te delen, met één afzonderlijke printer op het bureau van degene die het personeelsbeheer doet, om “privé” printen mogelijk te maken voor momenten waarop de gegevens die uit de printer komen niet door zomaar iedereen in het kantoor mogen worden gezien. Hoewel dit type printwerk een van de gebieden is waarop het bedrijf het gemakkelijkst papierloos kan worden, en dit dus mogelijk geen factor is in uw kantoor.

Nu we gedeelde printers overwegen, moeten we ons bezighouden met de zekerheid dat de printer(s) die we selecteren een werkcyclus heeft (hebben) die in staat is om de printbehoeften van het hele kantoor aan te kunnen. In veel gevallen zal elke willekeurige printer voor deze taak geschikt zijn, maar kantoren die bijvoorbeeld de hele dag door klantfacturen printen, willen wellicht overstappen op een iets zwaarder model dat ontworpen is voor de extra slijtage. Printers met een grotere werkcyclus gebruiken vaak goedkopere inkt- of tonervoorraden, waardoor de printkosten per pagina, die het hoogst zijn bij kleinere, goedkopere printers, worden verlaagd. Voor een kantoor met zeer zware printbehoeften kunnen de kostenbesparingen van grote printers aanzienlijk zijn, alleen al door de besparingen op de verbruiksvoorraden, nog voordat andere factoren in overweging worden genomen. Grotere printers kunnen over het algemeen ook meer papier bevatten, waardoor er minder tijd nodig is om de printer bij te vullen, en hebben vaak andere kostenbesparende functies, zoals dubbelzijdig printen en automatisch sorteren.

Veel bedrijven hebben naast puur printen ook aanvullende functies nodig, zoals faxen, scannen en kopiëren. Deze functies zijn natuurlijke uitbreidingen van de printer en zijn beschikbaar in multifunctionele all-in-one-printermodellen voor kantoren. Vaak echter worden goedkope all-in-one-modellen sterk op de markt gebracht voor mkb-ondernemingen, in de hoop dat deze bedrijven impulsief tot aankoop overgaan zonder onderzoek te doen naar werkcycli en verbruikskosten, aangezien deze modellen vaak een goedkoop aan te schaffen, maar duur in onderhoud zijnd printelement bevatten dat met het apparaat wordt gebundeld. Over het algemeen verdienen printerfabrikanten hun grote geld aan printerverbruiksartikelen en vrijwel niets aan de printers zelf, dus we moeten ons terdege bewust zijn van de specificaties van het printergedeelte van het all-in-one-apparaat voordat we tot aankoop overgaan. Vaak zal één multifunctionele all-in-one-printer volstaan voor zelfs een relatief groot kantoor, en eventuele aanvullende printbehoeften kunnen worden vervuld met printers met een groot volume die geen aanvullende functies bevatten, waardoor er door zorgvuldige planning extra kosten worden bespaard.

We moeten ook overwegen hoe onze nieuwe printer of ons multifunctionele apparaat verbinding zal maken met ons netwerk. De meeste goedkope printers gebruiken USB-verbindingen om verbinding te kunnen maken met één werkstation of server om te printen. Dit is prima voor de meeste thuisgebruikers en zeer kleine kantoren, maar grotere kantoren (en veel gevorderde thuisgebruikers) vinden dit ongeschikt, aangezien het betekent dat al het printwerk via het werkstation van iemand moet verlopen en dat de computer zich in de nabijheid van de printer moet bevinden. De computer moet ook aanstaan op elk moment dat de printer wordt gebruikt, en onderhoud aan de computer heeft eveneens gevolgen voor de printer. Ik ken veel kleine kantoren die alleen dit model gebruiken en voor hen werkt het prima, maar het veroorzaakt wel extra beheerlast die niet noodzakelijk is.

Netwerkprinters zijn al lange tijd de norm in de kantooromgeving en ze bieden veel voordelen ten opzichte van direct aangesloten printapparaten. Netwerkprinters kunnen overal op het netwerk worden geplaatst, ongeacht of er een computer in de buurt staat. Netwerkprinters kunnen op het netwerk worden gemonitord en beheerd, net als elk ander netwerkapparaat, waardoor hun beheerkosten vanuit IT-perspectief lager zijn. Netwerkprinters kunnen printen, zelfs als er geen enkele andere computer is ingeschakeld. Sommige netwerkprinters hebben ingebouwde draadloze netwerkfunctionaliteit, wat hen extra flexibiliteit biedt. Niet-netwerkgeschikte printers kunnen tot virtuele netwerkprinters worden gemaakt door gebruik te maken van een printserver, zoals de DirectJet van HP of de NetGear PS121. Printservers zijn vaak ingebouwd in multifunctionele netwerkapparaten zoals firewalls voor het mkb, zoals de Apple AirPort Extreme. Met dit soort apparaten kunt u elke USB-printer op het netwerk aansluiten als u deze functionaliteit niet ingebouwd in uw printapparaat heeft gekocht.

Vaak over het hoofd gezien door mkb-ondernemingen zijn de verschillen tussen laser- en andere printtechnologieën zoals inkjet. Over het algemeen zijn laserprinters duurder in aanschaf, maar hebben ze lagere operationele kosten gedurende de levensduur, zowel vanuit hardwareperspectief als vanuit het perspectief van printverbruiksartikelen. Laserprinters kunnen vaker worden gerepareerd wanneer onderdelen verslijten, en hun tonerkosten zijn vrijwel altijd aanzienlijk lager dan de kosten van inkt voor inkjetprinters en hoeven veel minder vaak te worden vervangen, waardoor printers ook minder een handmatige last vormen.

De uitvoer van een laserprinter is vrijwel altijd ook fraaier en oogt professioneler. Het is moeilijk om het gebruik van een inkjetprinter te verbergen, en zelfs als de lezer de kwaliteit van het printwerk niet rechtstreeks opmerkt, zal hij of zij vaak onbewust registreren dat het printproces minder dan professioneel was. Dit maakt voor het grootste deel van uw kantoorprintwerk wellicht niet uit, maar aangezien laserprinten op de lange termijn over het algemeen goedkoper is, is er weinig reden om niet ook de best ogende afdrukken te verkrijgen die mogelijk zijn.

Inkjet, bubble jet en andere niet-lasertechnologieën komen over het algemeen pas serieus in aanmerking wanneer fotoprinten vereist is, wat in een zakelijke omgeving zeer zelden voorkomt. Hoogwaardig kleurenprinten vereist aanvullend printerbeheer en zeer dure papier- en inktvoorraden. Voor de meeste bedrijven zou dit type printwerk, indien nodig, nodig zijn naast en niet in plaats van traditioneel monochroom laserprinten. Kleurenlaser is een andere overweging voor presentatiegraphics, maar is over het algemeen niet geschikt voor fotografisch printwerk. Kleurenlaser brengt extra kosten met zich mee die zelden gerechtvaardigd zijn voor het type printwerk dat de meeste bedrijven moeten doen.

Concluderend moeten we dus bij een aankoopbeslissing voor een printer voor het mkb onze printstrategie zorgvuldig overwegen. We moeten onze omgeving dimensioneren, rekening houden met ons netwerkontwerp, onze printer(s) op de juiste manier schalen, niet alleen de kosten van de printer maar ook van de printerverbruiksartikelen in overweging nemen en nadenken over de manier waarop de uiteindelijke afdrukken zullen worden gebruikt. Een eenvoudig spreadsheet kan worden gebruikt om enkele zeer nuttige en veelzeggende berekeningen te maken over printvolume, printerkosten en de kosten van verbruiksartikelen. Alle informatie die nodig is om deze berekeningen te maken, zou beschikbaar moeten zijn op de websites van printerleveranciers. Beschouw uw printer als een investering en doe dienovereenkomstig onderzoek en maak, zoals altijd, gebruik van uw IT-afdeling, intern of uitbesteed, als hulpbron bij elke IT-aankoopbeslissing – het is hun taak om de technische verschillen tussen deze producten te begrijpen en u te voorzien van de nodige informatie om onderscheid te maken tussen verschillende modellen, leveranciers en technologieën.