Comprando Impressoras para Pequenas Empresas

Embora algumas pequenas empresas hoje tenham conseguido se desvencilhar do mundo do papel, a grande maioria das pequenas e médias empresas ainda está presa, em certa medida, às suas impressoras e aos seus aparelhos de fax, por mais que todos nós tentemos nos afastar deles. Todos reconhecem o custo de adquirir impressoras, mantê-las, conectá-las em rede, manter estoque de tinta e toner, etc., e ainda assim simplesmente não conseguimos eliminá-las completamente. Dado que as impressoras continuam sendo uma necessidade do negócio, devemos tratá-las como tal e elaborar uma estratégia de impressão bem planejada para o nosso negócio, seja ele um escritório com dois usuários e uma única impressora ou vários escritórios com dezenas de impressoras ou mais. Toda empresa se beneficiará de planejar antes de comprar suas impressoras.

Um dos maiores erros que vi acontecer repetidas vezes é o de pequenas empresas decidirem que precisam de uma impressora e saírem correndo para comprar uma na loja local sem nenhum planejamento, inclusive deixando de determinar se a impressora que está sendo comprada vai sequer atender à necessidade imediata, quanto mais se encaixar em uma estratégia de impressão contínua. As impressoras são tão comuns, têm tão poucos recursos novos visíveis entre as gerações, são de custo suficientemente baixo e estão tão prontamente disponíveis no mercado de consumo que isso engana as empresas, levando-as a pensar que comprar qualquer impressora de prateleira atenderá às suas necessidades de impressão, mas isso simplesmente não é verdade.

Nossa primeira preocupação na compra de impressoras é dimensionar adequadamente as nossas impressoras. Antes de comprar uma impressora, precisamos decidir que tipo de carga de impressão ela precisará suportar ao longo de sua vida útil. Muitas pequenas empresas hoje, à medida que o papel começa a ser eliminado, descobrirão que até mesmo uma impressora muito pequena oferecerá capacidade mais do que suficiente para um escritório inteiro. Se os usuários puderem compartilhar uma única impressora, então custos de impressão podem ser economizados por meio da impressão centralizada. É muito mais barato manter uma única impressora e mantê-la abastecida com suprimentos para uma impressora do que ter uma impressora na mesa individual de cada pessoa.

Se a confiabilidade for uma preocupação, você poderia colocar duas impressoras no escritório para serem compartilhadas e fazer metade da equipe imprimir em uma impressora e a outra metade na outra, mas dar permissão a todos para ambas as impressoras, de modo que, se uma falhar, todos continuem capazes de imprimir. Você poderia aproveitar a oportunidade para colocar as impressoras em áreas diferentes do escritório a fim de reduzir o tempo gasto caminhando até a impressora para retirar as páginas impressas.

A maioria dos pequenos escritórios não tem problema em compartilhar uma única impressora para a maior parte das necessidades de impressão, com uma única impressora separada na mesa de quem cuida da gestão de pessoal, para permitir a impressão “privada” em momentos em que os dados que saem da impressora não podem ser vistos por qualquer pessoa no escritório. Embora esse tipo de impressão seja uma das áreas em que a empresa pode adotar o paperless com mais facilidade e, portanto, isso talvez não seja um fator no seu escritório.

Agora que estamos considerando impressoras compartilhadas, devemos nos preocupar em garantir que a(s) impressora(s) que estamos selecionando tenha(m) um ciclo de trabalho capaz de suportar as necessidades de impressão de todo o escritório. Em muitos casos, qualquer impressora estará à altura dessa tarefa, mas escritórios que imprimem faturas de clientes ao longo do dia, por exemplo, talvez queiram avançar para um modelo um pouco mais robusto, projetado para o desgaste adicional. As impressoras de maior ciclo de trabalho frequentemente utilizam suprimentos de tinta ou toner de menor custo, que reduzem o custo de impressão por página, que é mais alto nas impressoras menores e de menor custo. Para um escritório com necessidades de impressão muito intensas, a economia de custos das grandes impressoras pode ser significativa apenas na economia com suprimentos, antes mesmo de considerar outros fatores. As impressoras maiores também geralmente comportam mais papel, reduzindo o tempo gasto reabastecendo a impressora, e frequentemente têm outros recursos de economia de custos, como impressão frente e verso e intercalação automática.

Muitas empresas também precisam de funções adicionais além da impressão pura, como envio de fax, digitalização e cópia. Essas funções são extensões naturais da impressora e estão disponíveis nos modelos de impressora multifuncional all-in-one de escritório. Frequentemente, porém, os modelos all-in-one de baixo custo são fortemente comercializados para pequenas empresas na esperança de que essas empresas comprem por impulso sem pesquisar ciclos de trabalho e custos de suprimentos, pois esses modelos frequentemente incluem um elemento de impressão barato de adquirir, mas caro de manter, agregado à unidade. Em geral, os fabricantes de impressoras ganham muito dinheiro com os suprimentos de impressão e quase nada com as próprias impressoras, portanto devemos estar extremamente atentos às especificações da parte de impressão da unidade all-in-one antes de fazer uma compra. Muitas vezes uma única impressora multifuncional all-in-one será suficiente até mesmo para um escritório relativamente grande e quaisquer necessidades adicionais de impressão poderiam ser atendidas com impressoras de alto volume que não tenham funções adicionais incluídas nelas, economizando custos adicionais por meio de um planejamento cuidadoso.

Também devemos considerar como a nossa nova impressora ou dispositivo multifuncional se conectará à nossa rede. A maioria das impressoras de baixo custo usa conexões USB para permitir que se conectem a uma única estação de trabalho ou servidor para impressão. Isso é adequado para a maioria dos usuários domésticos e para escritórios muito pequenos, mas escritórios maiores (e muitos usuários domésticos avançados) consideram isso inadequado, pois significa que toda a impressão precisa passar pela estação de trabalho de alguém e que o computador precisa estar próximo da impressora. O computador também precisa estar ligado sempre que a impressora estiver sendo usada e a manutenção no computador também impactará a impressora. Conheço muitos pequenos escritórios que usam apenas esse modelo e, para eles, funciona bem, mas isso causa um overhead de gerenciamento adicional que não é necessário.

As impressoras em rede há muito são a norma no ambiente de escritório e oferecem muitas vantagens em relação aos dispositivos de impressão conectados diretamente. As impressoras em rede podem ser localizadas em qualquer lugar da rede, havendo ou não um computador por perto. As impressoras em rede podem ser monitoradas e gerenciadas na rede como qualquer outro dispositivo de rede, tornando seus custos de gerenciamento mais baixos do ponto de vista de TI. As impressoras em rede podem imprimir mesmo que nenhum outro computador esteja ligado. Algumas impressoras em rede têm rede sem fio integrada, dando-lhes flexibilidade adicional. Impressoras sem capacidade de rede podem ser transformadas em impressoras de rede virtuais por meio do uso de um servidor de impressão, como o DirectJet da HP ou o NetGear PS121. Os servidores de impressão frequentemente vêm integrados em appliances de rede multifuncionais, como firewalls para pequenas empresas como o Apple AirPort Extreme. Esses tipos de dispositivos permitirão que você conecte qualquer impressora USB à rede caso você não tenha comprado essa funcionalidade já integrada ao seu dispositivo de impressão.

Frequentemente negligenciadas pelas pequenas empresas são as diferenças entre as impressoras a laser e outras tecnologias de impressão, como a jato de tinta. Em geral, as impressoras a laser custam mais para comprar, mas têm custos operacionais ao longo da vida útil mais baixos, tanto do ponto de vista de hardware quanto do ponto de vista de suprimentos de impressão. As impressoras a laser têm maior probabilidade de poderem ser consertadas quando as peças se desgastam e seus custos de toner são quase sempre significativamente mais baixos do que o custo de tinta para as jato de tinta, além de precisarem ser trocados com muito menos frequência, tornando as impressoras menos um fardo manual também.

A saída de uma impressora a laser também é quase sempre mais agradável e parece mais profissional. É difícil disfarçar o uso de uma impressora a jato de tinta e, mesmo que o leitor não note diretamente a qualidade da impressão, subconscientemente ele frequentemente registrará que o processo de impressão foi menos que profissional. Isso pode não importar para a maior parte da impressão do seu escritório, mas, considerando que a impressão a laser geralmente é mais barata a longo prazo, há pouca razão para não obter também as impressões com a melhor aparência possível.

O jato de tinta, o bubble jet e outras tecnologias não a laser geralmente entram em consideração séria apenas quando a impressão de fotos é necessária, o que é muito raro em um ambiente de negócios. A impressão colorida de alta qualidade exige gerenciamento adicional da impressora e suprimentos de papel e tinta muito caros. Para a maioria das empresas, se esse tipo de impressão for necessário, ele seria necessário em adição à, e não em substituição da, tradicional impressão monocromática a laser. O laser colorido é outra consideração para gráficos de apresentação, mas geralmente não é adequado para impressão fotográfica. O laser colorido acrescenta custos adicionais que raramente se justificam para o tipo de impressão que a maioria das empresas precisa fazer.

Então, em conclusão, ao tomar uma decisão de compra de impressora para pequenas empresas, devemos considerar cuidadosamente a nossa estratégia de impressão. Devemos dimensionar o nosso ambiente, levar em consideração o nosso projeto de rede, dimensionar a(s) nossa(s) impressora(s) de forma apropriada, considerar o custo não apenas da impressora, mas também dos suprimentos da impressora, e considerar a maneira como as impressões finais serão usadas. Uma simples planilha pode ser usada para fazer alguns cálculos muito úteis e reveladores sobre volume de impressão, custo da impressora e custo dos suprimentos. Todas as informações necessárias para fazer esses cálculos devem estar disponíveis nos sites dos fornecedores de impressoras. Considere a sua impressora um investimento e pesquise de acordo e, como sempre, use o seu departamento de TI, seja interno ou terceirizado, como um recurso em qualquer decisão de compra de TI – é o trabalho dele entender as diferenças técnicas entre esses produtos e fornecer a você as informações necessárias para discernir entre diferentes modelos, fornecedores e tecnologias.