L'achat d'ordinateurs de bureau et portables

La première règle de toute situation d'achat est, bien entendu, de planifier. L'achat d'ordinateurs de bureau et portables ne fait pas exception. Un bon plan constitue la première étape vers de bonnes dépenses lorsqu'il s'agit des besoins en ordinateurs personnels de votre petite entreprise. Ce plan devrait, de toute évidence, être élaboré en concertation avec votre service ou responsable informatique, qui apportera une contribution précieuse non seulement quant aux fonctionnalités qui pourraient être nécessaires, mais aussi des informations importantes sur la capacité du personnel informatique à prendre en charge des modèles et des fonctionnalités spécifiques.

Le premier conseil que je donne généralement aux petites entreprises qui souhaitent acheter de nouveaux ordinateurs est de ne pas se montrer dogmatique quant au fournisseur à choisir. Il existe de nombreux bons fournisseurs. Comme tous les professionnels de l'informatique, j'ai tendance à avoir un parti pris assez marqué en faveur d'un fournisseur par rapport à tous les autres, et il y a quelques fournisseurs que je n'aime pas particulièrement. Je n'en citerai aucun nommément ici. Mais presque toutes les personnes à qui vous demanderez conseil pour vos achats feront preuve d'un zèle quasi religieux en faveur d'une marque plutôt qu'une autre. En réalité, tous les acteurs sérieux fabriquent du très bon matériel et n'importe lequel d'entre eux peut très bien répondre à vos besoins. Les principaux acteurs dans le domaine des ordinateurs de bureau et portables comprennent Lenovo, Dell, Acer, Toshiba, Hewlett-Packard et Fujitsu. Apple est également, bien sûr, un fournisseur important, mais ses produits ne sont que rarement, voire jamais, achetés en concurrence avec d'autres fournisseurs. Le matériel Apple s'achète pour faire fonctionner Mac OSX. Il est rare qu'une décision d'achat impliquant Apple ne soit pas dictée simplement par la nécessité de prendre en charge un système d'exploitation, c'est pourquoi il est inutile de les inclure ici.

Tous ces fournisseurs fabriquent d'excellents produits, alors ne vous inquiétez pas si votre fournisseur favori n'est finalement pas retenu. D'autres considérations, plus importantes, réclament votre attention. Le choix du fournisseur qui répondra à vos besoins sera très probablement déterminé par des facteurs souvent négligés. Voici quelques facteurs que vous devriez prendre en compte au moment de choisir votre fournisseur :

• Quel fournisseur peut assurer une fourniture « globale » de l'ensemble de vos besoins en ordinateurs de bureau, portables, netbooks et serveurs ? Travailler avec un seul fournisseur est souvent préférable à travailler avec plusieurs lorsque cela peut être évité. Cela laisse Dell et Hewlett-Packard comme véritables « favoris » simplement en raison de leurs portefeuilles vastes et impressionnants.
• Les produits de quel fournisseur sont les plus à même d'être pris en charge par votre service informatique ou votre prestataire de services informatiques ? Si votre prestataire informatique possède une grande expertise sur certaines marques et certains modèles, ceux-ci peuvent présenter un avantage à ne pas négliger, car votre personnel informatique sera déjà préparé aux « pièges » cachés, aux pannes courantes, aux techniques de réparation, à la documentation, aux problèmes de pilotes, etc.
• Quels modèles prennent en charge les systèmes d'exploitation que vous utilisez aujourd'hui ainsi que tous ceux que vous prévoyez d'utiliser au cours de la durée de vie du produit ?
• Quels modèles disposent de fonctionnalités qui, en elles-mêmes, sont importantes pour votre entreprise, telles que le type de processeur, la consommation électrique, les options réseau ou les fonctionnalités de gestion comme Intel ATM ?
• Quels produits offrent la garantie qui vous met le plus en confiance ? Je recommande généralement d'acquérir des unités assorties d'une garantie standard de trois ans, car celle-ci couvre, par défaut, la majeure partie de la durée de vie du matériel.

Le deuxième conseil que je donne aux petites entreprises au début de leur processus d'achat est de veiller à ne traiter qu'avec des produits commerciaux. Cela signifie éviter à tout prix les produits grand public. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles le matériel de qualité professionnelle est important pour votre entreprise, et je n'en aborderai que quelques points saillants. Je dois préciser que je donne également ce conseil aux particuliers qui souhaitent acheter des ordinateurs pour un usage domestique, exactement pour les mêmes raisons. En général, les fabricants d'ordinateurs conçoivent le matériel grand public pour un public moins exigeant, et vous ne voulez jamais faire fonctionner votre entreprise sur quoi que ce soit conçu autour d'un niveau d'exigence moindre lorsque vous avez le choix.

• Les entreprises engagent leur réputation sur leurs produits commerciaux, et non sur leurs produits grand public. L'essentiel des ventes se fait auprès des entreprises et c'est là que se trouve l'argent réel. Les grandes entreprises ne refusent pas de grosses commandes à cause des plaintes des particuliers, de sorte que seuls les problèmes liés aux produits commerciaux influencent les décisions d'achat des entreprises.
• Les produits commerciaux sont souvent achetés en grandes quantités auprès de responsables d'achat uniques disposant d'un contrôle considérable sur le succès de ce modèle particulier. Les fournisseurs ont beaucoup à perdre à chaque commande et travaillent dur pour s'assurer que le matériel soit fiable et constant. Le matériel grand public est vendu à l'unité, de sorte que les fournisseurs n'ont aucune raison de rechercher la cohérence et, plutôt que de rendre les systèmes fiables, il leur est plus facile de les remplacer rapidement lorsqu'ils tombent en panne. Les composants grand public sont donc moins chers et font l'objet de moins de tests.
• Les produits commerciaux sont produits dans un moins grand nombre de configurations, plus utiles, et en plus grande quantité. Cela signifie que chaque modèle fait l'objet d'un examen et de tests approfondis, tant de la part du fournisseur que de la part de services informatiques hautement qualifiés. Les produits grand public bénéficient d'un moindre degré de diligence interne et sont achetés principalement par des particuliers ordinaires qui ne fournissent pas un grand nombre de retours techniques détaillés au fournisseur et à la communauté.
• Les acheteurs professionnels exigent que leurs systèmes soient réparables et modifiables sur site à l'aide de pièces standard. Cela fait que les systèmes commerciaux sont presque toujours extrêmement faciles à réparer et à améliorer. Le matériel grand public est souvent hautement propriétaire et fabriqué à partir de pièces non standard, ce qui rend les processus de réparation et de mise à niveau moins fiables. Cela a diminué ces dernières années, mais reste répandu.
• Les éditeurs de logiciels, comme Microsoft ou Red Hat, ont un intérêt bien plus grand à s'assurer que les machines d'entreprise sont bien testées et prises en charge du point de vue des pilotes. La prise en charge de matériel qui ne peut exister que dans un nombre relativement restreint de machines grand public revêt une importance moindre.
• Le matériel commercial est presque toujours fabriqué directement par le fournisseur ou sous contrat avec celui-ci sous une supervision étroite. Les systèmes grand public sont souvent fabriqués par des tiers, parfois sans aucune interaction avec le fournisseur, puis simplement étiquetés avec la marque du fournisseur et vendus comme si le fournisseur les avait fabriqués lui-même. Il en résulte souvent que la documentation système et les pilotes ne sont disponibles que sur des sites web hébergés à Taïwan, avec peu ou pas de support en anglais (ce qui est important pour mes lecteurs qui ne reçoivent SMB IT Journal qu'en anglais).
• Le support sous garantie pour les systèmes commerciaux est généralement bien supérieur au support sous garantie des systèmes grand public. Les fournisseurs expédient souvent les pièces par courrier express et autorisent les réparations sur site à la demande de l'utilisateur final. Les systèmes grand public doivent souvent être renvoyés au fournisseur et seront réexpédiés des semaines plus tard après avoir été entièrement effacés pendant la réparation.
• Le support téléphonique pour le matériel grand public fait généralement appel à des centres d'appels délocalisés employant du personnel qui ne travaille pas pour le fournisseur concerné. Le support téléphonique commercial, bien que souvent délocalisé lui aussi, est généralement assuré par le personnel interne du fournisseur, avec un accès direct aux ressources internes lorsque cela est nécessaire.
• La plupart des fournisseurs disposent de partenaires locaux disponibles pour aider votre entreprise à utiliser, modifier et acquérir leur matériel commercial. Le matériel grand public n'est souvent disponible que sur le web ou auprès de grandes chaînes de magasins d'électronique grand public. Un canal est conçu pour les utilisateurs professionnels et l'autre clairement pas. L'accès à des partenaires locaux peut constituer un atout majeur lorsque vous avez besoin de réparations sous garantie mais que vous n'osez pas expédier votre matériel, ou lorsque vous avez besoin de n'importe quel type de service personnalisé.
• Le matériel commercial est généralement livré avec des copies sous licence OEM (fabricant d'équipement d'origine) de Microsoft Windows dans des configurations « professionnelles » (c'est-à-dire Windows Vista Business ou Windows XP Pro) qui conviennent à un usage en entreprise, tandis que le matériel grand public est presque toujours livré avec des éditions « familiales » des mêmes systèmes d'exploitation, qui ne conviennent pas à un usage professionnel. J'ai connu de nombreuses entreprises qui ont acheté par erreur du matériel grand public puis ont dû payer le prix fort pour une licence Windows appropriée alors qu'elles pensaient faire des économies.
• Le matériel commercial est rarement plus cher que le matériel grand public de plus de quinze pour cent et est souvent comparable en prix, voire parfois moins cher. Le prix est un facteur plutôt négligeable lorsque d'autres caractéristiques sont comparées côte à côte.
• Le matériel commercial repose généralement sur des chipsets bien supérieurs et sur des technologies plus fiables, tandis que le matériel grand public est souvent doté de fonctionnalités « tape-à-l'œil » conçues pour séduire les utilisateurs souhaitant l'utiliser à des fins de divertissement. Lors des tests de vitesse, le matériel commercial des grands fournisseurs a tendance à surpasser le matériel grand public des mêmes fournisseurs lorsque toutes les autres caractéristiques sont identiques. La fabrication d'un système informatique comporte de nombreuses facettes qui ne sont pas mentionnées « sur la boîte », et c'est l'un des domaines où le matériel grand public peut faire des économies, car le processus d'achat ne tient pas compte de ces éléments.
• Les produits commerciaux disposent généralement d'une excellente documentation en ligne, tandis que le matériel grand public présente souvent des lacunes assez spectaculaires dans ce domaine.
• Le matériel commercial est souvent garanti pour des durées bien plus longues que le matériel grand public et dure généralement plusieurs fois plus longtemps que sa période de garantie sans incident. Il n'est pas rare que des ordinateurs de bureau commerciaux soient encore utilisés après plus de dix ans.
• Le matériel commercial est souvent moins bruyant que le matériel grand public. Les bons ordinateurs commerciaux sont souvent quasiment silencieux.
• Les produits commerciaux ont une allure professionnelle et uniforme lorsque des personnes extérieures, ou même des employés, entrent dans vos bureaux. Le matériel grand public donne l'impression que les gens ont apporté des ordinateurs de chez eux pour travailler et peut donner une mauvaise impression à vos clients, voire à vos propres employés.

Lors de l'achat de vos nouveaux ordinateurs, gardez à l'esprit l'importance de l'uniformité. Votre personnel informatique, surtout s'il ne s'agit que d'une ou deux personnes, mais même si vous disposez d'une équipe nombreuse, appréciera l'occasion de bien connaître le matériel qu'il prend en charge. Cela peut grandement contribuer à réduire les problèmes de support et les temps d'arrêt. Il est très rassurant de savoir, lorsqu'un technicien arrive à votre poste pour réparer votre ordinateur, qu'il connaît chaque vis, port, câble et pièce de cet ordinateur sur le bout des doigts et qu'il peut le démonter et le remonter sans hésiter une seconde.

Cette familiarité avec le matériel signifie également que les mises à niveau sont bien mieux gérées. Si chaque machine est unique dans votre environnement et que vous décidez de mettre à niveau toutes les machines pour doubler leur mémoire (RAM), vous risquez d'enchaîner les surprises à mesure que vos techniciens ouvrent les machines pour découvrir qu'elles comportent des types de mémoire différents, des configurations différentes et des limites différentes les unes des autres. Chaque machine sera une nouvelle surprise à elle seule. Si toutes les machines étaient identiques, les techniciens sauraient déjà que la configuration actuelle comprend deux barrettes d'un gigaoctet chacune et qu'il reste deux emplacements libres pouvant accueillir un total de quatre gigaoctets supplémentaires, mais que les barrettes existantes doivent être déplacées vers les emplacements vides avant d'insérer la nouvelle mémoire dans les emplacements actuellement utilisés. Des mises à niveau simples, presque évidentes dans un environnement uniforme, peuvent devenir un cauchemar de maintenance lorsque le matériel varie considérablement.

Une autre considération importante pour l'achat d'ordinateurs de bureau et portables est celle du système d'exploitation. Les petites entreprises, contrairement aux grandes entreprises qui obtiennent leurs systèmes d'exploitation par le biais de licences en volume négociées avec Microsoft, obtiennent généralement leurs licences logicielles par le biais des copies OEM incluses avec leurs achats. Les petites entreprises peuvent également choisir de recourir à un programme de licences en volume, mais cela entraîne généralement un coût supplémentaire qui n'a de sens qu'à la grande échelle des grandes entreprises. De ce fait, les petites entreprises doivent être très attentives à la licence logicielle incluse avec l'ordinateur de bureau et acheter en conséquence. Le coût du changement de système d'exploitation sur un ordinateur fraîchement acheté, au cas où le mauvais système d'exploitation aurait été acquis avec le système, peut facilement atteindre cinquante pour cent du coût de l'ordinateur d'origine. Une erreur plutôt significative.

Outre la prise en compte du système d'exploitation livré avec l'ordinateur, nous devrions également déterminer si nous changerons de système d'exploitation au cours de la vie de l'ordinateur. Si tel est le cas, nous devons nous assurer que l'ordinateur est en mesure de prendre en charge ces changements à l'avenir. Il s'agit souvent d'un jeu de devinettes qui ne peut être déterminé à l'avance, mais ce n'est pas toujours le cas. Il est actuellement très courant d'acheter des ordinateurs pour faire fonctionner Windows XP avec l'intention de migrer à terme, ou du moins potentiellement, vers Windows Vista. De nombreuses machines commerciales sont aujourd'hui livrées avec les deux systèmes d'exploitation proposés en option. Il est très facile pour une entreprise d'acheter aujourd'hui une machine certifiée pour exécuter l'un ou l'autre système d'exploitation, de sorte qu'elle puisse effectuer la mise à niveau lorsqu'elle est prête sans avoir besoin d'acquérir du nouveau matériel pour prendre en charge le nouveau système d'exploitation. Mieux encore, dans les cas où l'ordinateur est livré avec une double licence et où l'ancien système d'exploitation peut être utilisé jusqu'à ce que le processus de migration soit prêt, le système d'exploitation le plus récent peut alors être installé sans aucun coût de licence supplémentaire.

Bien entendu, avec tout plan d'achat d'ordinateurs, nous devons également prendre en compte les fonctionnalités de base. Pour la plupart des entreprises, il existe très peu de fonctionnalités importantes pour un modèle de bureau. Presque toutes les unités de bureau suffiront d'un point de vue purement fonctionnel. Occasionnellement, des fonctionnalités spéciales comme Intel AMT sont requises, mais cela reste plutôt rare et moins courant dans les bureaux de petite taille. Les ordinateurs portables comportent souvent quelques fonctionnalités supplémentaires intéressantes, telles que les technologies de connexion sans fil, la disponibilité de stations d'accueil et de réplicateurs de ports, la taille, le poids, etc.

Une planification minutieuse de ces fonctionnalités peut avoir un impact important sur un environnement de bureau. Par exemple, acheter dix ordinateurs portables dotés d'une technologie sans fil 802.11n coûteuse pourrait être un excellent moyen d'améliorer la productivité sans fil, mais tout cela pourrait être inutile si vous achetez accidentellement un ordinateur portable bon marché qui ne dispose que du 802.11b, ce qui obligerait votre système sans fil à se dégrader pour prendre en charge le plus petit dénominateur commun de votre environnement. Ou encore, acheter tout votre matériel avec des connexions GigE pour finalement découvrir qu'il n'y a pas de budget pour un commutateur ou un câblage GigE.

Un autre facteur important à prendre en compte lors de la planification de vos décisions d'achat, qui s'applique exclusivement aux ordinateurs de bureau, est le facteur de forme. La plupart des grands fournisseurs proposent des produits commerciaux dans l'une des trois tailles de base. La plus grande taille est la « mini-tour », le facteur de forme avec lequel la plupart d'entre nous sont aujourd'hui les plus familiers. Ce facteur de forme est plus esthétique en position « verticale » et est, comme son nom l'indique, une petite tour. Il est capable d'accepter des cartes d'extension de taille standard, ce qui peut constituer une considération importante selon ce que vos utilisateurs feront de leurs ordinateurs de bureau. Souvent, les mini-tours peuvent accueillir deux disques durs ou plus.

Le facteur de forme intermédiaire est généralement appelé « petit facteur de forme », SFF ou « facteur de forme bureau ». Il s'agit des ordinateurs au style bureau plus traditionnel que l'on voit surtout dans les environnements de bureau et plus rarement à la maison. Ce facteur de forme est à peu près de la même taille que la mini-tour, mais est « plus fin », ce qui le rend plus adapté à une position couchée sur le bureau. Cela le rend très stable et il fait souvent très bien office de support sur lequel poser votre moniteur. Cette taille se loge aussi bien sous les bureaux, en particulier lorsqu'elle est fixée sous le plateau du bureau. De nombreux modèles SFF sont également conçus pour être faciles à empiler, de sorte qu'ils peuvent être empilés sur un bureau au besoin. Je les utilise moi-même souvent de cette manière, car j'utilise plusieurs ordinateurs de bureau à la fois et je les empile derrière mon ensemble de moniteurs. Les ordinateurs de bureau à petit facteur de forme ne peuvent généralement accepter que des cartes d'extension « demi-hauteur », ce qui limite considérablement leurs options, bien qu'il soit assez rare que les entreprises aient besoin d'étendre leurs ordinateurs de bureau de cette manière. Les ordinateurs de bureau à petit facteur de forme peuvent souvent accueillir jusqu'à deux disques durs, bien qu'il soit assez courant qu'ils ne puissent en accueillir qu'un seul. De nombreux fournisseurs proposent des socles permettant aux ordinateurs de bureau SFF de tenir sur le côté. Des socles spéciaux sont nécessaires car ils sont généralement ventilés par les côtés et ne peuvent pas être posés directement dessus.

Le moins courant et le plus petit est l'ordinateur de bureau Ultra Compact. La plupart des fournisseurs commerciaux ne fabriquent que quelques modèles spéciaux à fort volume dans ce plus petit facteur de forme, en raison de son coût accru et de son manque de popularité. Souvent, pour conserver une taille réduite sur ces unités, elles ne disposent que d'un seul emplacement d'extension, sont dépourvues de nombreux ports standard et ne peuvent prendre en charge que des processeurs plus lents que la normale en raison de problèmes de dissipation thermique. Il n'est pas rare qu'elles disposent de moins d'options d'extension de mémoire que leurs grandes sœurs. Ces machines sont très couramment fixées sous les bureaux, car elles sont très petites. Elles sont très faciles à gérer pour les entreprises qui doivent régulièrement déplacer leurs ordinateurs. Le personnel informatique peut facilement les transporter d'un bureau à l'autre, et en transporter plusieurs en voiture ne pose aucun problème.

La sortie d'affichage est une autre considération importante lors du choix des ordinateurs de bureau et portables. Il devient de plus en plus courant pour les employés de bureau de disposer de plusieurs moniteurs, et tous les ordinateurs ne sont pas en mesure de gérer cela. De nombreuses machines commerciales prennent en charge deux moniteurs d'origine, mais beaucoup nécessitent des cartes d'extension spéciales pour cela. Le fait de prévoir d'acheter des ordinateurs offrant cette capacité nativement, ou de prévoir d'ajouter des extensions, devrait être envisagé dès le début du projet d'achat. Les ordinateurs portables ont souvent la capacité d'ajouter un moniteur, intégrée soit à l'ordinateur portable lui-même, soit, à tout le moins, à une station d'accueil. Cela peut rendre les utilisateurs d'ordinateurs portables bien plus productifs lorsqu'ils sont assis à leur bureau. De nombreuses entreprises choisissent simplement d'ajouter à leurs unités de bureau des cartes graphiques haut de gamme qui prennent en charge plusieurs moniteurs tout en offrant une puissance GPU accrue à leurs utilisateurs. Cela peut être une bonne option, mais peut facilement ajouter jusqu'à vingt-cinq pour cent au coût du matériel et devrait donc être envisagé avec soin. Les configurations courantes adaptées aux machines d'entreprise représenteront souvent environ dix pour cent du coût initial du matériel.

Comme vous pouvez le constater, de nombreux facteurs doivent être pris en compte lors de l'achat d'un ordinateur de bureau ou portable, et dans cette discussion, nous n'avons même pas commencé à aborder les facteurs dont tout le monde discute en temps normal, tels que le coût, la disponibilité, les performances, etc. L'idée ici est qu'une planification minutieuse devrait être employée et qu'il ne devrait pas s'agir d'une décision purement émotionnelle ou financière, mais qu'elle devrait impliquer le personnel qui prendra en charge et gérera ces appareils, car il aura un grand nombre d'éclairages importants à apporter à ce processus dans votre environnement. Veillez à ce que votre stratège informatique, qu'il s'agisse d'un responsable informatique ou de votre technicien de support bureautique, joue un rôle clé dans ce processus.