Inkoop- en verkoopagenten in de IT

Bij vastgoedaankopen kennen we discrete rollen die wettelijk zijn vastgelegd voor wanneer een makelaar de verkoper vertegenwoordigt of wanneer hij de koper vertegenwoordigt. Elke partij krijgt duidelijke documentatie over de wijze waarop zij wordt vertegenwoordigd. In beide gevallen is de agent gebonden aan eerlijkheid en ethische beperkingen, maar daarbuiten gelden hun verplichtingen jegens de partij die zij vertegenwoordigen.

Buiten de vastgoedwereld hebben de meesten van ons niet vaak te maken met inkoopagenten. Verkoopagenten zijn overal, we noemen ze alleen verkopers. We hebben met hen te maken in tal van winkels en ze zijn vooral duidelijk aanwezig wanneer we iets groots gaan kopen, zoals een auto.

In het bedrijfsleven komen inkoopagenten eigenlijk vrij vaak voor en ze nemen zelfs enkele interessante en onuitgesproken vormen aan. Zelden spreekt iemand daadwerkelijk over inkoopagenten in zakelijke termen, vooral omdat we het niet hebben over het kopen van objecten, maar over het kopen van oplossingen, diensten of ontwerpen. Alleen al het identificeren van inkoop- en verkoopagenten kan verwarrend worden en vaak herkennen bedrijven niet eens wanneer er een transactie van deze aard plaatsvindt.

We zien vooral de inzet van verkopers – zij zijn de leveranciers met producten en diensten die ze ons willen laten kopen. We kunnen de betrokken verkoopagenten vrij gemakkelijk identificeren. Deze omvatten in de eerste plaats het personeel van de leverancier zelf en de verkopers (waaronder pre-sales engineering en elke “technische” resource die wordt beloond door middel van de verkoop in plaats van expliciet te worden ingehuurd en betaald om jouw eigen belangen te vertegenwoordigen) van de wederverkopers (wederverkopers zijnde een verzamelterm voor elk bedrijf dat wordt beloond voor het verkopen van producten, diensten of ideeën die ze niet zelf produceren; dit omvat doorgaans value added resellers en winkels). De verkoperskant is eenvoudig. Verdienen ze geld door mij op de een of andere manier iets te laten kopen? Zo ja… dan is het een verkoopagent.

Inkoopagenten zijn moeilijker te herkennen. Zozeer zelfs dat het gebruikelijk is dat bedrijven vergeten ze in te schakelen, ze over het hoofd zien of verkoopagenten voor hen aanzien. Helaas bestaan buiten de vastgoedsector de strikte gedragscodes en het juridische toezicht niet, en het waarborgen dat niet per ongeluk een verkoopagent wordt ingeschakeld waar een inkoopagent zou moeten zijn, is louter de verantwoordelijkheid van de organisatie die deze partijen inschakelt.

Inkoopagenten komen in vele vormen voor, maar de meest voorkomende, en tegelijk het moeilijkst te herkennen, is de IT-afdeling of het IT-personeel zelf. Dit lijkt misschien een vreemde gedachte, maar de IT-afdeling fungeert als technische vertegenwoordiger van het bedrijf en, omdat zij niet rechtstreeks het bedrijf zelf is, als een emotionele buffer die kan helpen de effecten van marketing- en verkooptactieken te verminderen en er tegelijkertijd voor te zorgen dat aan de technische behoeften wordt voldaan. Het IT-team is de belangrijkste inkoopagent in de IT-toeleveringsketen en de laatste verdedigingslinie voor bedrijven om ervoor te zorgen dat ze goede keuzes maken en de diensten, producten en adviezen krijgen die ze nodig hebben.

Vaak schakelen IT-afdelingen adviesdiensten in om te helpen bij de besluitvorming. Het betaalde adviesbureau is de meest herkenbare inkoopagent in het proces en degene die het vaakst wordt overgeslagen (of er wordt een verkoopagent voor de adviseur aangezien). Een adviseur wordt ingehuurd door, betaald door en heeft een ethische verantwoordelijkheid om de koper te vertegenwoordigen. Adviseurs hebben een extra buffer die helpt om hen te scheiden van de emotionele reacties die het bedrijf zelf vaak vertoont. Het bedrijf en zijn interne IT-personeel raken gemakkelijk gemotiveerd door “coole oplossingen” of dure “speeltjes”, of kunnen door goede marketing gemakkelijk in paniek worden gebracht, maar adviseurs hebben veel voordelen.

Adviseurs hebben het voordeel dat ze vaak specialisten zijn op het betreffende gebied, of in elk geval hun tijd besteden aan het omgaan met veel leveranciers, wederverkopers, producten, ideeën en klantbehoeften. Ze kunnen gemakkelijker een breed beeld van de behoeften vormen en een ander soort ervaring meebrengen aan de beslistafel.

Adviseurs zijn niet degenen die uiteindelijk de betreffende producten, diensten of oplossingen mogen “bezitten” en worden over het algemeen beoordeeld op hun vermogen om het bedrijf effectief te helpen. Hierdoor hebben ze een duidelijk voordeel doordat ze emotioneel meer op afstand staan en daarom objectiever zijn bij het beslissen over aanbevelingen. De coolste, nieuwste oplossingen hebben weinig invloed op hen, terwijl kostenefficiëntie en zakelijke levensvatbaarheid dat wel hebben. Belangrijker nog: adviseurs en interne IT die samenwerken, zorgen voor een belangrijke balans van vooroordelen, ervaring en zakelijk inzicht, waarbij de brede ervaring van de een met veel leveranciers en klanten wordt gecombineerd met het diepgaande inzicht van de ander in het specifieke bedrijf.

Men kan het systeem van inkoop- en verkoopagenten eigenlijk beschouwen als een “stack”. Wanneer een bedrijf nieuwe diensten of producten moet aanschaffen of advies moet inwinnen, zou de ideale en volledige stack er ongeveer zo uitzien: Bedrijf > IT-afdeling > ITSP/Adviseurs <> Value Added Reseller < Distributeur < Leverancier. De <> geeft het reflectiepunt aan tussen de kopers- en de verkoperskant. Uiteraard zullen veel transacties niet de hele stack omvatten en zouden ze dat ook niet moeten doen. Maar deze visualisatie kan effectief zijn om te begrijpen hoe deze onderdelen zijn “ontworpen” om met elkaar te koppelen. Het bedrijf zou idealiter de uiteindelijke opties van IT moeten krijgen (IT kan uiteraard worden uitbesteed), IT zou in veel gevallen via een ITSP-adviseur moeten koppelen, enzovoort. Een belangrijk onderdeel van het proces is het voorkomen dat actoren aan de linkerkant van de stack (of de onderkant) rechtstreeks contact hebben met degenen hoger in de stack (of aan de rechterkant), omdat dit de bescherming die het systeem biedt kan kortsluiten, waardoor leveranciers of verkopers het bedrijf kunnen beïnvloeden zonder dat de inkoopagenten de informatie kunnen toetsen.

Het identificeren, begrijpen en benutten van het systeem van inkoop- en verkoopagenten is belangrijk om goed, gedegen advies en goede aankopen te verkrijgen voor elk bedrijf en is breed toepasbaar, ver buiten de IT.