De nieuwe opslag van de keizer

We kennen allemaal het verhaal van de nieuwe kleren van de keizer. In de versie van Hans Christian Andersen van dit klassieke sprookje hebben we enkele gewetenloze stoffenverkopers die de keizer ervan overtuigen dat ze kleren hebben die zijn gemaakt van een stof met de magische eigenschap dat ze alleen zichtbaar zijn voor mensen die geschikt zijn voor hun functie. De keizer, die de kleren niet kan zien, besluit ze te kopen omdat hij bang is dat mensen erachter komen dat hij ze niet kan zien. Iedereen in het koninkrijk doet eveneens alsof ze de kleren zien – allen delen dezelfde angst. Het is een briljante verkooptactiek omdat het iedereen in hetzelfde team plaatst: de stoffenverkopers, de keizer en de mensen op straat delen allemaal een gemeenschappelijk doel dat vereist dat ze allemaal dezelfde leugen in stand houden. Pas wanneer een kleine jongen, die niets om zijn status in de samenleving geeft maar alleen om de waarheid, erop wijst dat de keizer naakt is, is iedereen vrij om toe te geven dat ook zij de kleren niet zien.

En dit brengt ons bij de hedendaagse opslagmarkt. Tegenwoordig hebben we opslagleveranciers die wanhopig graag oplossingen van twijfelachtige waarde willen verkopen, en kopers die vaak niet genoeg vertrouwen hebben in hun eigen opslagkennis om de leveranciers ten overstaan van het management durven te bevragen, of die simpelweg hun IT-beslissingen aan leveranciers hebben overgelaten. Dit heeft een scenario gecreëerd waarin het vertrouwen van de leveranciers en de onzekerheid in de sector een marktmomentum hebben voortgebracht, waardoor de hele situatie als een sneeuwbal aanzwelt. Het effect is dat het gebruik van grote, monolithische en dure opslagsystemen tegenwoordig zo geaccepteerd is dat systemen vaak zonder enige overweging worden aangeschaft. Ze zijn in wezen een uitgemaakte zaak!

Het is tijd dat iemand naar het opslaginkoopproces wijst en verklaart dat de keizer in feite naakt is.

Begrijp me niet verkeerd. Ik wil zeker niet impliceren dat moderne opslagoplossingen geen waarde hebben. Die hebben ze absoluut wel. Grote gedeelde opslagsystemen op basis van SAN en NAS hebben veel technologische ontwikkeling gestuwd en hebben uitstekende toepassingen. Ze zijn niet zonder waarde ontworpen, maar ze zijn niet op elk scenario van toepassing.

Het idee van het omgekeerde-piramideontwerp, het overmatige gebruik van SAN's waar ze niet van toepassing zijn, ontstond omdat het benaderingen met een hoge winstmarge zijn. Fabrikanten hebben een enorme prikkel om deze producten en ontwerpen te promoten, omdat ze veel bijdragen aan het genereren van winst. SAN's behoren tot de meest winstgevende producten op de markt. Dit motiveert wederverkopers op hun beurt om ook SAN's te promoten, zowel om rechtstreeks winst te genereren via hun verkopen, maar ook om hun leveranciers tevreden te houden. Dit creëert een grote hoeveelheid marktdruk waardoor iedereen aan de “verkoop”-kant van de koper-/verkopervergelijking enorme druk voelt om jou, de koper, ervan te overtuigen dat een SAN absoluut noodzakelijk is. De druk is zo sterk, de prikkels zijn zo groot, dat zelfs het verliezen van het merendeel van de potentiële klanten in het proces de moeite waard is, omdat de marges op die ene klant die met de aanpak meegaat over het algemeen opwegen tegen het verlies van vele anderen.

Wederverkopers zijn niet de enige “tussenliggende” spelers met een prikkel om grote, complexe opslagarchitecturen geïmplementeerd te zien worden. Zelfs adviseurs die geen wederverkoper zijn, hebben een prikkel om deze aanpak te promoten, omdat deze groot en complex is en gemiddeld veel meer advies en ondersteuning vereist dan eenvoudigere systeemontwerpen. Het is onwaarschijnlijk dat dit om een triviaal aantal gaat. In plaats van een opdracht van tien uur winnen ze er bijvoorbeeld een van honderd uur, en voor adviseurs zijn die uren hun broodwinning.

Uiteraard hebben ook de media een prikkel om dit te promoten. De leveranciers leveren de financiële ondersteuning voor de meeste media in de sector en voor veel van de inhoud. Media-uitlaten willen het ontwerp promoten omdat het hun sponsors promoot, en ze willen ook praten over de dingen waarin mensen geïnteresseerd zijn, en eenvoudige ontwerpen genereren niet veel lezerspubliek. Dezelfde problemen die bestaan bij sensatiebeluste nieuwsberichtgeving: het belangrijkste of meest relevante nieuws wordt vaak overgeslagen, zodat in plaats daarvan nieuws wordt getoond dat kijkers zal trekken.

Deze combinatie van factoren is zeer krachtig. Bedrijven die voor advies aankloppen bij adviseurs, wederverkopers en VAR's, en leveranciers, krijgen een unanieme aansporing tot dure, complexe opslagsystemen met een hoge marge. Iedereen, zelfs de adviseurs die de klant zouden moeten vertegenwoordigen, heeft een vrij grote prikkel om deze complexe ontwerpen te laten goedkeuren, omdat er gewoon zoveel geld potentieel op tafel ligt. Je wordt misschien betaald voor één uur adviestijd om aan te raden niet te veel uit te geven, maar je wordt mogelijk betaald voor honderden uren voor het implementeren en ondersteunen van het uiteindelijke systeem. Dat is waarschijnlijk een verschil van tienduizenden dollars, een grote prikkel, zelfs voor de kleinste implementaties.

Deze vereniging van het verkoopkanaal en zelfs de eerste linie van “bescherming” heeft een extreem effect. Onze enige echte hoop, de enige noemenswaardige, voor iemand die geen prikkel heeft om aan dit systeem deel te nemen, is het interne IT-personeel zelf. En toch zien we slechts zeer zelden dat intern personeel zich tegen de leveranciers verzet bij deze aanbevelingen of ze zelfs zelf opstelt.

Er zijn veel redenen waarom goedbedoelend intern IT-personeel (en zelfs extern personeel) er niet in slaagt om behoeften zoals deze op de juiste manier te beoordelen. Er zijn heel veel factoren bij betrokken en ik zal er enkele van uitlichten.

• Weinig informatie op de markt. Omdat geen enkel bedrijf geld verdient door je minder te verkopen, is er vrijwel geen marktliteratuur, discussie of materiaal om te helpen bij het evalueren van beslissingen. Zonder directe toegang tot een ander bedrijf dat dezelfde beslissing heeft genomen of tot adviseurs of leveranciers die een alternatieve aanpak promoten, staan IT-professionals vaak helemaal alleen. Dit gebrek aan ondersteunende ervaring is voldoende om voldoende twijfel te zaaien om afwijkende stemmen de kop in te drukken.
• Het management geeft vaak de voorkeur aan flitsende reclame en het woord van verkopers boven de meningen van intern personeel. Dit is een harde waarheid, maar er een die vaak waar is. IT-professionals worden vaak geconfronteerd met het feit dat het management aankoopbeslissingen kan nemen zonder enige technische inbreng.
• Elk aanbestedingsproces brengt onmiddellijk een goed ontwerp om zeep. Een aanbesteding zou “opslag” moeten omvatten en SAN-leveranciers kunnen gemakkelijk inschrijven op het leveren van opslag, terwijl er geen zinvolle manier is waarop “niets” daarop kan inschrijven. Omdat er geen leverancier is voor een goed ontwerp, heeft een goed ontwerp geen stem in een op aanbesteding of offerte gebaseerde aanpak.
• Gebrek aan kennis. Vaak zijn het omgaan met systeemarchitectuur en opslagvraagstukken eenmalige activiteiten die slechts een paar keer in een hele loopbaan worden behandeld. Het nemen van deze beslissingen is niet alleen ongebruikelijk, het is vaak de allereerste keer dat het ooit is gedaan. Zelfs als de kennis aanwezig is, ontbreekt vaak het vertrouwen om gemakkelijk tegen de trend in te gaan.
• Onervarenheid in het beoordelen van risico- en kostenprofielen. Hoewel deze zaken IT-management als gesneden koek mogen lijken, heeft de persoon die in deze gevallen wordt belast met het systeemontwerp vaak geen opleiding en geen ervaring in het bepalen van vergelijkende kosten en risico's in complexe systemen zoals deze. Het komt vaak voor dat risico's onopgemerkt blijven.
• Intern personeel ziet deze grote en kostbare aankoop vaak als een erezaak of als een middel om mee te kunnen pochen. Ze willen graag laten zien hoeveel ze hebben kunnen uitgeven en hoe groot hun nieuwe systemen zijn. Iedereen houdt van gadgets en dit zijn vaak de grootste, duurste speeltjes die we in onze sector ooit aanraken.
• Intern personeel heeft vaak geen toegang om met dit soort apparatuur te werken, vooral SAN's. Het binnenhalen van een grote opslagoplossing kan hen in staat stellen hun cv te verbeteren en de ervaring zelfs om te zetten in een loonsverhoging of, waarschijnlijker, een nieuwe baan.
• Het raadplegen van andere IT-professionals die soortgelijke situaties hebben aangepakt, leidt vaak tot hetzelfde advies als dat van verkopers. Dit heeft verschillende redenen. Alle bovengenoemde redenen zouden uiteraard op hen van toepassing zijn geweest, plus één zeer sterke – zelfbehoud. Elke IT-professional die onnodig een zeer kostbaar systeem heeft geïmplementeerd, heeft veel prikkels om te verklaren dat hij de aankoop een goede aankoop vindt. Of dit nu irrationele “omgekeerde rationalisatie” is – de eigenschap waarbij mensen geneigd zijn rationaliteit toe te passen op een beslissing die destijds zonder rationaliteit werd genomen, omdat ze bang zijn dat hun baan in gevaar komt als zou uitkomen wat ze hadden gedaan, of omdat ze de waarde van het systeem na implementatie niet hebben beoordeeld; of mogelijk zelfs omdat hun factoren niet dezelfde waren als de jouwe en het ontwerp van toepassing was op hun behoeften.

Het komt erop neer dat vrijwel iedereen, ongeacht welke rol hij speelt, van leveranciers tot verkopers tot degenen die de implementatie en ondersteuning verzorgen tot zelfs je vrienden in vergelijkbare functies tot vreemden op internetfora, allemaal grote prikkels heeft om kostbare en risicovolle opslagarchitecturen te promoten in het mkb-segment. Er is in feite niemand met een duidelijk belang om een tegengeluid te bieden tegen dit marketing- en verkoopmomentum. En naarmate het momentum is gegroeid, raakt de situatie uiteraard steeds meer verankerd, waarbij mensen zelfs het bevragen van de status quo en het stellen van kritische vragen als irrationeel of roekeloos bestempelen.

Net als bij elke beslissing in de IT moeten we ons echter afvragen: “levert dit de juiste waarde om aan de behoeften van de organisatie te voldoen?” Opslag en architectonisch systeemontwerp is een van de meest kritieke en kostbare beslissingen die we in een doorsnee IT-afdeling zullen nemen. Van alle dingen die we doen, zou het behandelen van deze beslissing als een reflexmatige, uitgemaakte zaak zonder zorgvuldigheid te betrachten en zonder te kijken naar de specifieke doelstellingen van ons bedrijf, een van de schadelijkste kunnen zijn die we maken.

Slechte beslissingen op dit gebied zijn niet meteen zichtbaar. Dezelfde factoren die tot de aanvankelijke slechte beslissingen leiden, verbergen ook vaak het feit dat er een slechte beslissing is genomen. Als het probleem is dat de oplossing te veel risico met zich meebrengt, is er geen manier om dat na implementatie beter vast te stellen dan ervoor – dat is nu eenmaal de aard van risico. Als het systeem nooit uitvalt, weten we niet of dat normaal is of dat we geluk hebben gehad. Als het wel uitvalt, weten we niet of dit gebruikelijk is of dat we een uitzondering op de regel waren. Het observeren van risico vanuit één enkele implementatie, of zelfs honderden implementaties, geeft ons dus geen statistisch betekenisvol inzicht. Evenzo zouden we bij het evalueren van verspillende uitgaven een financiële verspilling vóór de aankoop net zo gemakkelijk hebben opgemerkt als erna. We blijven dus achter zonder enige mogelijkheid voor een bedrijf om een evaluatie achteraf van hun beslissing uit te voeren, en er is ook geen prikkel, aangezien niemand die bij het proces betrokken is het risico zou willen lopen een slecht besluitvormingsproces aan het licht te brengen. Zelfs bedrijven die willen weten of ze het goed hebben gedaan, zullen vrijwel nooit een goede manier hebben om dit vast te stellen.

Wat deze afweging nog moeilijker maakt, is dat dezelfde architecturen die voor het ene bedrijf dwaas en roekeloos zijn, voor een ander volkomen verstandig kunnen zijn. Het gebruik van een op SAN gebaseerd opslagsysteem en een groot aantal aangesloten hosts is een gangbare en verstandige aanpak om de opslagkosten in extreem grote omgevingen te beheersen. Vrijwel elke onderneming zal dit ontwerp gebruiken en het is normaal gesproken zinvol, maar het wordt gebruikt om heel andere redenen en doelen dan die van toepassing zijn op vrijwel elk mkb-bedrijf. Het wordt over het algemeen ook enigszins anders geïmplementeerd. Het is niet zo dat SAN's of soortgelijke opslag slecht zijn. Wat slecht is, is het toelaten dat marktdruk, verkopers en degenen met sterke prikkels om een kostbare oplossing te “verkopen” de technische besluitvorming sturen, in plaats van het evalueren van zakelijke behoeften, risico- en kostenanalyse en het implementeren van de juiste oplossing voor de specifieke doelstellingen van de organisatie.

Het is tijd dat wij, als sector, erkennen dat de keizer geen kleren draagt. We moeten de onschuldige kinderen zijn die wijzen, lachen en zich afvragen waarom niemand anders iets heeft gezegd terwijl het zo overduidelijk is dat hij naakt is. De opslag- en architectuuroplossingen die zo breed worden geaccepteerd, komen veel te veel mensen ten goede, en de enigen die er werkelijk door worden benadeeld (bedrijfseigenaren en investeerders) zijn niet in de positie om te begrijpen of die wel of niet aan hun behoeften voldoen. We moeten ons losmaken van het comfort dat geboden wordt door maatschappelijk geaccepteerde plausibele ontkenning of begrip, of schuld voor het niet evalueren. We moeten verantwoordelijkheid nemen voor het beschermen van onze organisaties en oplossingen bieden die aan hun behoeften voldoen in plaats van aan de behoeften van de verkopers.

 

Zie voor meer informatie: Wanneer een SAN te overwegen en De omgekeerde piramide van het onheil