Verksamheten: IT:s sammanhang

Jag skulle uppskatta att den absoluta majoriteten av de människor som arbetar inom IT-branschen kommer dit utifrån ett intresse för, eller till och med en passion för, datorer. Att arbeta inom IT låter dem leka med många stora, snabba, kraftfulla datorer, nätverk, lagringsenheter och mer. Det är roligt. Det är spännande. Vi tenderar att älska prylar och tekniska leksaker. Vi älskar att övervaka det dånande serverrummet eller datacentret. Detta gäller, så gott som universellt, IT-folk överallt i branschen.

På grund av detta något onaturliga sätt på vilket människor introduceras till IT som karriär lämnas vi med vissa problem som inte är direkt unika för IT, men som åtminstone är relativt extrema inom den. Det främsta problemet vi står inför, som bransch och i synnerhet inom SMB-delen av branschen, är en avsaknad av verksamhetssammanhang i vår syn på IT.

IT existerar endast i ett verksamhetssammanhang, vilket är avgörande för att förstå alla aspekter av IT. Utan en verksamhet att stödja skulle IT inte vara IT alls, utan bara “leka med datorer”. Andra avdelningar som är direkt knutna till verksamhetsstöd, såsom ekonomi, redovisning, personal, juridik osv., har en mycket mer typisk delaktighet i verksamheten och mindre “inåtvänt intresse”, så att de tenderar att inte tappa fokus på sin roll i att stödja verksamhetsmiljön i allt de gör. Men IT är ofta så långt avlägsnat från själva verksamheten, åtminstone mentalt, att det är lätt att börja tro att IT existerar för sin egen skull. Men så är det inte.

Mer än nästan någon annan avdelning är och måste IT vara en integrerad del av verksamheten. IT har en del av den djupaste och bredaste insikten i verksamheten och är ovärderlig som partner till ledningen i detta avseende. Allt som händer inom IT måste betraktas i sammanhanget av, och med hänsyn till, verksamhetens behov.

Naturligtvis finns det roller inom IT, liksom inom vilken avdelning som helst, som i princip kan fungera helt och hållet utan att förstå sammanhanget för den verksamhet de stödjer. Arbetsroller som är starkt strukturerade och förlitar sig på rutiner snarare än beslutsfattande kan ofta klara sig utan att ens veta vad verksamheten gör, än mindre överväga dess behov. Men så snart en roll inom IT övergår till en rådgivande eller beslutsfattande sådan blir verksamheten det centrala fokuset. I verkligheten är verksamheten det enda fokuset. IT är en möjliggörare för verksamheten; om den inte möjliggör verksamheten, vad gör den då? På grund av detta måste vi alltid vara medvetna om de verksamhetsmässiga skälen bakom allt beslutsfattande och all planering.

Detta kan inte nog betonas: IT:s primära roll är en verksamhetsmässig, inte en teknisk.

IT måste tänka på verksamheten vid varje vändpunkt. Varje beslut bör fattas med en skarp känsla för hur det påverkar verksamheten i fråga om effektivitet, kostnadseffektivitet osv. Det är så lätt, särskilt när man arbetar med annan IT-personal från andra företag, att tappa detta perspektiv och börja tro att det finns standardsvar, att det finns vedertagna tillvägagångssätt enligt “så här ska det göras”, att IT bör diktera vad som är bäst för verksamheten ur ett IT-perspektiv.

Dessa begrepp blir särskilt slående när vi talar om riskområden. Det är vanligt ur ett IT-perspektiv att tänka på risk som något som måste övervinnas, men ett verksamhetsperspektiv är att väga risk mot kostnaden för att begränsa den. Om de fick verka på egen hand utan tillsyn skulle de flesta IT-avdelningar se verksamheten som så kritisk att vilket belopp som helst borde spenderas på en “bättre” IT-infrastruktur för att säkerställa att driftstopp aldrig kunde inträffa. Men detta är fullkomligt felaktigt. “Bättre” bör aldrig förknippas med drifttid, det bör förknippas med “det som bäst tjänar verksamhetens mål”. Kanske är det drifttid, kanske är det en sänkning av kapitalkostnader: det beror på det unika verksamhetsscenariot. Ofta är det som är bäst för verksamheten inte det som uppfattas som bäst för IT.

Begrepp som “verksamheten får inte gå ner” eller “kostnaden spelar ingen roll” har ingen plats i en verksamhet och kan därför inte ha det inom IT. Varje verksamhet har en tröskel för kostnaden av drifttid där det är mer kostnadseffektivt att avstå. Inget IT-projekt har kostnaden som något oväsentligt; i en verksamhet är kostnaden alltid väsentlig.

Vad IT behöver göra är att lära sig att tänka annorlunda. Verksamhetens behov bör stå i förgrunden för IT:s föreställningar om vad som är bra och vad som är tillämpligt. Tanken att det finns en “korrekt eller bästa skyddsnivå” för ett system bör aldrig ens slå IT:s beslutsfattare. I stället bör IT omedelbart tänka på värdet för verksamheten, kostnaden för driftstopp, kostnaden för riskreducering och fatta beslut utifrån värdet för verksamheten.

Att tänka “verksamheten först”, eller egentligen “enbart verksamheten”, kan vara en utmaning för IT-personal som kommer till IT ur ett teknikperspektiv i stället för ett verksamhetsperspektiv, men det är en avgörande färdighet och kommer i grunden att förändra en IT-avdelnings tillvägagångssätt och effektivitet.

Verksamheter behöver söka efter IT-personal i beslutsfattande och vägledande roller som har en gedigen förståelse för och ett intresse av verksamheten och som konsekvent kan hålla sitt IT-arbete inom det perspektivet.