All IT är extern

Inom IT talar vi ofta om intern och extern IT, men detta perspektiv är alltid sett från IT-avdelningen själv snarare än från verksamheten, och jag anser att detta är mycket missvisande. Olika avdelningar inom ett företag uppfattas och känns i allmänhet som om de vore externa i förhållande till varandra; ofta i precis lika hög grad som ett externt företag känns. En IT-avdelning ser till exempel ofta ledning, drift eller personalavdelning som “främmande” avdelningar i bästa fall och som motståndare i värsta fall. Det är vanligt att känna, och möjligen med rätta, att olika avdelningar inte ens delar gemensamma övergripande mål. IT tenderar att vara skarpt medveten om detta och uttrycker det ofta.

Vad vi behöver inse är att för företagets ledning eller ägare framstår IT-avdelningen i allmänhet som en extern byrå, oavsett om de som arbetar där är anställda eller faktiskt kommer från en tjänsteleverantör. Det finns undantag till detta, förstås, men de är sällsynta. IT hålls i allmänhet bakom en sorts barriär och utgör sin egen enhet. IT visar ofta detta i hur den talar till eller om ledningen. IT tänker ofta på systemresurser eller nätverket som “tillhörande IT”, och tänker uppenbart inte i termer av att IT bara är en del av företaget. Båda sidor gör sig ofta skyldiga till att tänka på IT som en separat enhet från företaget självt.

Detta sker, naturligtvis, av en mängd olika skäl. Många IT-arbetare väljer IT för att de brinner för IT specifikt, inte för företaget eller marknaden de arbetar inom; deras lojalitet ligger hos deras IT-karriär, inte hos verksamheten i fråga, och de skulle i allmänhet byta företag för att avancera i sin IT-karriär snarare än att stanna kvar för att avancera i en intern icke-IT-karriär. IT-proffs har ofta svårt med social kompetens och har därför en högre tendens än genomsnittet att gömma undan sig och undvika onödig kontakt med andra avdelningar. IT tenderar att vara upptagen och överarbetad, vilket gör umgänge problematiskt. IT-arbete kräver fokus och tillgänglighet, vilket återigen gör det svårt att umgås och samverka med andra avdelningar. IT hålls ofta isolerad av säkerhetsskäl och IT ses ofta som organisationens domedagsprofet – den som vanligen levererar dåliga nyheter eller hindrar projekt. IT har vanligtvis extremt hög personalomsättning och nästan ingen IT-personal, särskilt i mindre företag, förväntas vara kvar på lång sikt. IT är ofta en kanal till externa leverantörer och ses som kopplad till dem eller förknippad med dem på många sätt. IT befinner sig ofta bakom en “skuldbarriär” där organisationen (utöver IT) på ena sidan ofta söker skylla affärsbeslut på IT, vilket skapar ett starkare “vi och dem”-tänkande. IT förvärrar detta med attityder gentemot användare och beslutsfattare som ofta är distanserande. Det är också extremt vanligt att IT-arbetare bemannas via en byrå på ett sådant sätt att det finns avtalsförpliktelser, restriktioner eller skillnader i lönehantering mellan IT och ordinarie personal.

Detta skapar en ganska svår situation för diskussioner som rör fördelarna med intern IT kontra extern IT. Bland intern IT-personal är det vanligt att tro att det, genom att ha IT internt, finns många fördelar för organisationen tack vare lojalitet, närhet eller lönebandens band. Men är detta verkligen fallet?

För verksamheten är intern IT redan, i de flesta fall, extern i förhållande till deras organisation. De farhågor som ofta uttrycks om externa IT-tjänsteleverantörer – att de kanske inte arbetar i verksamhetens intresse, att de plötsligt kan slå igen och försvinna, att de kan vara överarbetade och inte ha tillräckliga tillgängliga resurser, att de kan ta betalt för arbete medan de är inaktiva, att de kanske inte har den nödvändiga expertisen, att de kan se nätverket och resurserna som sina egna och inte agera i verksamhetens intresse, att de kan underlåta att dokumentera systemen eller till och med skulle kunna hålla kritisk åtkomst som gisslan av någon anledning – är alla farhågor som företag har om sin egen IT-avdelning på precis samma sätt som de har dem gentemot externa IT-tjänsteleverantörer.

Faktum är att externa tjänsteleverantörer ofta ger en verksamhet större rättsliga möjligheter än vad anställda gör. Till exempel kan intern IT-personal säga upp sig med noll varsel och bara lida av att framstå som “oprofessionella” i sin brist på varsel, eller ge endast två veckors varsel och inte ens behöva oroa sig för att vara oprofessionella. Ändå tar det lätt månader att ersätta intern IT-personal av vilken kaliber som helst, och det är bara innan någon ens kan anställas, för att inte tala om att utbildas, läras in och bringas upp i användbar fart. Det är inte ovanligt, även inom större företag, att en jobbsökning, anställningsprocess och interna processer för åtkomst och dylikt tar upp till ett år från det att beslutet att börja intervjua har fattats tills någon är en användbar medarbetare. Men en extern IT-tjänsteleverantör kan vara förpliktigad att tillhandahålla resurser för täckning oavsett om personal kommer och går. Det finns långt fler möjligheter att mildra de risker med personalomsättning som anställd IT-personal innebär för en verksamhet.

På grund av dessa faktorer är det mycket vanligt att en verksamhet uppfattar både interna och externa IT-resurser som ungefär likvärdiga och i första hand så att båda i hög grad är utomstående i förhållande till kärnorganisationen. I en idealisk värld skulle förstås båda behandlas i högsta grad som insiders och man skulle arbeta med dem som kritiska partner för planering, beslutsfattande, prioritering och så vidare. IT är avgörande för affärstänkandet och verksamheten är avgörande för IT-tänkandet; ingendera fungerar egentligen utan den andra.

Detta sammanhang av organisationsledningens syn på IT kan vara viktigt för att förstå hur verksamheten kommer att reagera på IT samt hur IT bör uppträda gentemot ledningen. Och det erbjuder en möjlighet för båda att arbeta på att närma sig varandra, oavsett om IT i slutändan är intern eller extern, för att uppträda mer som en enda organisation med ett enat mål.