IT zu Hause betreiben: Gute Dokumentation

Eines der lohnendsten IT-Projekte für zu Hause, das ich umgesetzt habe, war die Einführung eines Systems zur „Heimdokumentation“. In einem Unternehmensumfeld ist Dokumentation für nahezu jeden Prozess und jede Abteilung von entscheidender Bedeutung. Auch zu Hause ist Dokumentation entscheidend, wird jedoch häufig übersehen oder aus einer völlig anderen Perspektive angegangen als in einem Unternehmen – dabei besteht dafür gar keine Notwendigkeit. Viele Menschen greifen auf spezielle Werkzeuge, iPhone-Apps oder physische Notizblöcke mit Stift & Papier zurück, um Dinge rund ums Haus zu dokumentieren. Ich schlage etwas weitaus professionelleres und eleganteres vor: ein Wiki.

Wikis gibt es nun schon seit geraumer Zeit, und nahezu jeder ist mit ihrer Nutzung vertraut. Im Kern ist ein Wiki einfach eine webbasierte Anwendung. Wikis kommen in vielerlei Form und Gestalt sowie in unterschiedlichen Komplexitätsgraden daher und laufen auf verschiedenen Plattformen. Das macht sie sehr flexibel und für nahezu jeden geeignet, ganz gleich, welche Art von Systemen Sie zu Hause betreiben.

Sobald das Projekt einmal in Gang ist, wird der Nutzen eines Wikis für den Heimgebrauch recht schnell ganz offensichtlich. Rechnungen, Konten, Anschaffungen, Reparaturen am Haus, Teilenummern, Wartungspläne, Versicherungsinformationen und natürlich Ihr Heimnetzwerk zu dokumentieren – all das ergibt vollkommen Sinn und ist leicht umzusetzen. Das Wiki muss nicht groß sein, nur groß genug, um nützlich zu sein. Meines ist gewiss nicht ausufernd, doch all meine wichtigen Daten sind an einem einzigen, praktischen Ort untergebracht und per Volltext durchsuchbar. Selbst wenn ich nicht mehr weiß, wie ich etwas abgelegt habe, kann ich also einfach danach suchen. All meine wichtigen Daten sind dort, an einem einzigen Ort, sodass ich sie bei Bedarf nachschlagen kann und – was noch wichtiger ist – meine Frau sie bei Bedarf nachschlagen und aktualisieren kann. Das ermöglicht eine einfache, zuverlässige Zusammenarbeit. Und ich mache meines sowohl von innerhalb als auch von außerhalb des Hauses zugänglich, sodass ich von der Arbeit oder unterwegs auf meine Informationen zugreifen kann. Das ist eine Funktionalität, die herkömmlichen Heimdokumentationssystemen fehlt.

Auch wenn es heute viele Wikis gibt, möchte ich drei erwähnen, die für die große Mehrheit der Menschen am sinnvollsten sind. Das sind DokuWiki, MediaWiki und SharePoint von Microsoft. DokuWiki und MediaWiki haben den Vorteil, unter UNIX zu laufen, und lassen sich daher in den unterschiedlichsten Situationen für geringe oder gar keine Kosten bereitstellen. Sie selbst sind kostenlos. DokuWiki glänzt dadurch, dass es keine Datenbank benötigt und ausschließlich das Dateisystem nutzt, was es unglaublich einfach macht, es bereitzustellen, zu verwalten, zu sichern und wiederherzustellen. Es ist nichts weiter als eine Sammlung von Textdateien und eine kleine PHP-Anwendung, die sie schreibt. MediaWiki ist mit großem Abstand die beliebteste Wiki-Option und, wie DokuWiki, eine PHP-Anwendung, wird jedoch von einer Datenbank gestützt, üblicherweise MySQL, was es komplexer macht, ihm aber zugleich mehr Leistungsfähigkeit verleiht. Viele Menschen würden sich für den Heimgebrauch für MediaWiki entscheiden (so wie ich), weil es die unmittelbarste Erfahrung für die größte Zahl an Unternehmen bietet. SharePoint ist kostenlos, wenn Sie über einen Windows Server verfügen, und ist deutlich komplexer als die reinen Wiki-Optionen. SharePoint ist eine vollständige Anwendungsplattform, die als Teil ihrer Kernfunktionalität auch ein Wiki umfasst. Wenn Sie verstärkt in das Microsoft-Ökosystem einsteigen möchten, dürfte die Nutzung von SharePoint am sinnvollsten sein und bietet darüber hinaus viele zusätzliche Funktionen wie Kalenderverwaltung und Dokumentenablage.

Der Betrieb eines Wikis kann dazu beitragen, einem heimischen Webserver einen Sinn zu geben. Anstatt untätig dazustehen, kann er wichtige Anwendungen beherbergen und tatsächlich regelmäßig genutzt werden. Auch wenn es kein gewaltiges Projekt ist, könnte ein Wiki zu Hause ein wichtiger Schritt sein, um der heimischen IT-Umgebung einen Sinn zu verleihen. Heim-IT leidet häufig unter mangelnder Ausrichtung oder fehlendem Zweck – man führt Systeme nur wie in einem Labor ein, ohne realen Praxisnutzen. Wie das PBX-Beispiel in einem früheren Artikel kann ein Heimdokumentations-Wiki Ihrem Netzwerk Sinn und Zweck verleihen.