IT hemma: God dokumentation

Ett av de mest givande IT-projekt för hemmet som jag har gjort var att implementera ett system för “hemdokumentation.” I en företagsmiljö är dokumentation avgörande för nästan varje process eller avdelning. Hemma är dokumentation också avgörande men förbises ofta eller angrips ur ett helt annat perspektiv än i ett företag, men det finns inget behov av detta. Många tar till särskilda verktyg, iPhone-appar eller fysiska anteckningsblock av papper och penna för att hantera dokumentation av saker runt om i huset. Jag föreslår något långt mer företagsmässigt och elegant. En wiki.

Wikis har funnits ett tag nu och nästan alla är bekanta med hur de används. I grunden är en wiki bara en webbaserad applikation. Wikis finns i många former och utföranden och med varierande grad av komplexitet och körs på olika plattformar. Detta gör dem mycket flexibla och tillämpbara för nästan alla, oavsett vilken typ av system du kör hemma.

Att använda en wiki för hemmabruk blir mycket uppenbart ganska snabbt när projektet väl är igång. Att dokumentera räkningar, konton, inköp, hemreparationer, artikelnummer, serviceintervaller, försäkringsinformation och ditt hemnätverk, naturligtvis, är allt helt logiskt och enkelt att göra. Wikin behöver inte vara stor, bara tillräckligt stor för att vara användbar. Min är förvisso inte vidlyftig men alla mina viktiga data finns samlade på en bekväm plats och är textsökbara. Så även om jag inte vet hur jag organiserade något kan jag bara söka på det. Alla mina viktiga data finns där, på en enda plats, så att jag kan slå upp dem vid behov och, ännu viktigare, så att min fru kan slå upp dem och uppdatera dem vid behov. Det möjliggör enkelt och tillförlitligt samarbete. Och jag gör min tillgänglig både inifrån och utifrån hemmet, så att jag kan komma åt min information från arbetet eller när jag är på resande fot. Det är en funktionalitet som traditionella system för hemdokumentation saknar.

Även om det finns många wikis tillgängliga idag, ska jag nämna tre som är mest meningsfulla för det stora flertalet människor. Dessa är DokuWiki, MediaWiki och SharePoint från Microsoft. DokuWiki och MediaWiki har fördelen att de körs på UNIX och därför kan driftsättas i en mängd olika situationer till låg eller ingen kostnad. De är gratis i sig själva. DokuWiki utmärker sig genom att den inte behöver någon databas och inte använder något annat än filsystemet, vilket gör den otroligt enkel att driftsätta, hantera, säkerhetskopiera och återställa. Den är inget mer än en uppsättning textfiler och en liten PHP-applikation som skriver dem. MediaWiki är, med god marginal, det mest populära wiki-alternativet och är, liksom DokuWiki, en PHP-applikation men backas upp av en databas, normalt MySQL, vilket gör den mer komplex men ger den även mer kraft. Många skulle välja att använda MediaWiki hemma (vilket jag gör) eftersom den ger den mest direkta erfarenheten för det största antalet företag. SharePoint är gratis om du har en Windows Server och är mycket mer komplex än de rena wiki-alternativen. SharePoint är en hel applikationsplattform som även inkluderar en wiki som en del av sin kärnfunktionalitet. Om du ser fram emot att gå djupare in i Microsofts ekosystem vore det sannolikt mest meningsfullt att använda SharePoint, och det kommer att ge en hel del ytterligare funktionalitet som kalenderhantering och dokumentlagring också.

Att köra en wiki kan hjälpa till att ge mening åt en webbserver i hemmet. I stället för att stå stilla kan den hysa viktiga applikationer och verkligen användas regelbundet. Även om det inte är ett massivt projekt kan det vara ett viktigt steg att ha en wiki hemma för att ge mening åt IT-miljön i hemmet. IT hemma lider ofta av brist på riktning eller syfte – man implementerar system enbart likt ett labb och saknar verklig användning. Liksom PBX-exemplet i en tidigare artikel kan en wiki för hemdokumentation ge ditt nätverk mening och syfte.