IT thuis toepassen: Goede documentatie

Een van de meest lonende thuis-IT-projecten die ik heb uitgevoerd, was het implementeren van een systeem voor “thuisdocumentatie.” In een bedrijfsomgeving is documentatie cruciaal voor vrijwel elk proces of elke afdeling. Thuis is documentatie ook cruciaal, maar wordt vaak over het hoofd gezien of vanuit een compleet ander perspectief benaderd dan in een bedrijf, maar dat is helemaal niet nodig. Veel mensen nemen hun toevlucht tot speciale hulpmiddelen, iPhone-apps of fysieke pen-en-papier-notitieblokken om dingen rond het huis te documenteren. Ik stel iets veel meer enterprise-waardigs en elegants voor. Een wiki.

Wiki's bestaan nu al geruime tijd en vrijwel iedereen is bekend met het gebruik ervan. In de kern is een wiki gewoon een webgebaseerde applicatie. Wiki's zijn er in vele vormen en gedaanten en met uiteenlopende mate van complexiteit en draaien op verschillende platforms. Dit maakt ze zeer flexibel en toepasbaar voor vrijwel iedereen, ongeacht wat voor soort systemen u thuis draait.

Het gebruik van een wiki voor thuisgebruik wordt vrij snel heel vanzelfsprekend zodra het project op gang is. Het documenteren van rekeningen, accounts, aankopen, woningreparaties, onderdeelnummers, onderhoudsschema's, verzekeringsinformatie en natuurlijk uw thuisnetwerk is allemaal volkomen logisch en eenvoudig te doen. De wiki hoeft niet groot te zijn, alleen groot genoeg om nuttig te zijn. De mijne is zeker niet uitgestrekt, maar al mijn belangrijke gegevens zijn ondergebracht op één handige plek en zijn doorzoekbaar op tekst. Dus zelfs als ik niet weet hoe ik iets heb georganiseerd, kan ik er gewoon op zoeken. Al mijn belangrijke gegevens staan daar, op één plek, zodat ik ze kan opzoeken wanneer nodig en, belangrijker nog, mijn vrouw ze kan opzoeken en bijwerken wanneer nodig. Het maakt eenvoudige, betrouwbare samenwerking mogelijk. En ik maak de mijne toegankelijk van binnen of buiten huis, zodat ik mijn informatie kan raadplegen vanaf het werk of onderweg. Dat is een functionaliteit die traditionele thuisdocumentatiesystemen ontberen.

Hoewel er tegenwoordig veel wiki's beschikbaar zijn, zal ik er drie noemen die voor de overgrote meerderheid van de mensen het meest logisch zijn. Dit zijn DokuWiki, MediaWiki en SharePoint van Microsoft. DokuWiki en MediaWiki hebben het voordeel dat ze op UNIX draaien en dus in uiteenlopende situaties tegen lage of geen kosten kunnen worden ingezet. Ze zijn zelf gratis. DokuWiki blinkt uit doordat het geen database nodig heeft en niets anders gebruikt dan het bestandssysteem, waardoor het ongelooflijk eenvoudig is om te implementeren, te beheren, te back-uppen en te herstellen. Het is niet meer dan een verzameling tekstbestanden en een kleine PHP-applicatie die ze wegschrijft. MediaWiki is veruit de populairste wiki-optie en is, net als DokuWiki, een PHP-applicatie, maar wordt ondersteund door een database, normaal gesproken MySQL, waardoor het complexer is maar ook krachtiger. Veel mensen zouden MediaWiki kiezen voor thuisgebruik (zoals ik), omdat het de meest directe ervaring biedt voor het grootste aantal bedrijven. SharePoint is gratis als u een Windows Server heeft en is veel complexer dan de pure wiki-opties. SharePoint is een compleet applicatieplatform dat ook een wiki bevat als onderdeel van zijn kernfunctionaliteit. Als u zwaarder wilt inzetten op het Microsoft-ecosysteem, dan zou het gebruik van SharePoint waarschijnlijk het meest logisch zijn en biedt het ook veel aanvullende functionaliteit zoals agendabeheer en documentopslag.

Het draaien van een wiki kan helpen om betekenis te geven aan een thuiswebserver. In plaats van werkeloos te staan kan deze belangrijke applicaties huisvesten en echt regelmatig worden gebruikt. Hoewel het geen omvangrijk project is, kan het hebben van een wiki thuis een belangrijke stap zijn om betekenis te geven aan de thuis-IT-omgeving. IT thuis lijdt vaak onder een gebrek aan richting of doel – het implementeren van systemen alleen zoals een lab en zonder gebruik in de praktijk. Net als het PBX-voorbeeld in een eerder artikel kan een thuisdocumentatie-wiki uw netwerk betekenis en doel geven.